Die besten Beispiele für Hotel-E-Mail-Marketing folgen dem Aufenthalt des Gastes: Buchungsbestätigung, E-Mail vor der Anreise, Upselling-Angebot, Willkommensgruß am Anreisetag, kurze Nachfrage während des Aufenthalts, Dankeschön mit Bitte um eine Bewertung, Rückgewinnungsangebot, Newsletter, Geburtstagsgruß und Angebot für die Nebensaison. Jede dieser E-Mails funktioniert, wenn sie einen einzigen Zweck hat, eine Betreffzeile, die sagt, worum es geht, und genau eine Handlungsaufforderung. Für die meisten dieser Momente wirkt dieselbe Nachricht auf WhatsApp besser: Gäste öffnen sie, antworten einer Person und tippen auf einen Button. Für Rechnungen, lange Newsletter und rechtliche Hinweise bleibt die E-Mail der richtige Kanal. Ideen für die Gestaltung von Newslettern finden Sie in unseren 15 Hotel-Newsletter-Beispielen, jeweils als E-Mail und auf WhatsApp.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen zehn Beispiele für Hotel-E-Mails mit Betreffzeile und Text zum Anpassen und erklärt jeweils, was sich ändert, wenn derselbe Moment auf WhatsApp stattfindet. chatlyn baut Gästekommunikation auf WhatsApp und im Webchat, mit Nachrichten, die Ihr PMS zeitlich steuert. Deshalb zeigen wir auch, wo die E-Mail weiterhin der richtige Kanal ist. Wenn Sie ein Team im Hotelmarketing leiten, ist dieser Beitrag die praktische Ergänzung: was Sie senden, wann und über welchen Kanal.
Warum E-Mail-Marketing im Hotel weiterhin zählt und wo es an Grenzen stößt
Die E-Mail hat drei Stärken, die kein anderer Kanal bietet. Fast jede Reservierung kommt mit einer E-Mail-Adresse, Ihr Verteiler wächst also mit jeder Buchung. E-Mails tragen lange Inhalte gut: einen vollständigen Newsletter, eine Spa-Broschüre, Allgemeine Geschäftsbedingungen, eine Rechnung als PDF. Und Gäste erwarten sie für alles Formelle, etwa eine Bestätigung, die sie ihrer Reisestelle oder ihrem Steuerberater vorlegen.
Ihre Schwächen zeigen sich genau in den Momenten, die Umsatz bringen und das Gästeerlebnis prägen. Marketing-E-Mails von Hotels landen oft im Werbe-Tab neben Dutzenden Onlinehändlern. Viele kommen von einer No-Reply-Adresse, ein Gast mit einer Frage muss also erst eine Telefonnummer suchen oder eine neue E-Mail schreiben. Versendet wird meist gesammelt, nicht am Abend vor der Anreise genau dieses Gastes. Und wer am Flughafen auf dem Handy liest, scrollt nicht durch ein langes Template, um die Check-in-Zeit zu finden.
Der Unterschied zeigt sich bei den Öffnungen. Das Spa Resort Geinberg, ein 4-Sterne-Superior-Thermenresort in Oberösterreich, hat bei seinen WhatsApp-Nachrichten eine Öffnungsrate von 95% gemessen, gegenüber etwa 20% bei E-Mails. Die IMLAUER Hotels erreichten mit WhatsApp-Newslettern für saisonale Angebote, Restauranterlebnisse und Services im Haus eine Öffnungsrate von 93%, das Hotel Enzian in Obertauern mit seinen WhatsApp-Nachrichten vor der Anreise 92%. Dieser Abstand ist der rote Faden dieses Leitfadens: Schreiben Sie die E-Mail gut, und fragen Sie sich dann, ob der Gast sie lieber als Nachricht erhalten würde.
Hotel-E-Mail und WhatsApp im Vergleich
Vor den Beispielen ein Überblick, wie sich die beiden Kanäle bei Gästenachrichten unterscheiden. Bei kurzen, zeitnahen Nachrichten, auf die der Gast reagieren soll, erreicht WhatsApp im Hotel deutlich mehr Menschen, für den Rest behält die E-Mail ihren Platz.
| Wo sie landet | Posteingang oder Werbe-Tab, zwischen vielen Absendern | In der Chatliste des Gastes, neben Familie und Freunden |
| Geöffnet | Etwa 20% (Spa Resort Geinberg) | 95% (Spa Resort Geinberg) |
| Antworten | Oft von einer No-Reply-Adresse | Der Gast antwortet im selben Verlauf |
| Handlungsaufforderung | Links und Banner | Antwort-Buttons zum Antippen oder ein Buchungslink |
| Zeitpunkt | Meist gesammelter Versand | Ausgelöst durch die Reservierung im PMS |
| Länge | Lange Inhalte, Anhänge, PDFs | Kurzer Text, ein Bild, eine Entscheidung |
| Wer antwortet | Wer gerade das Postfach liest | Die KI bei Routinefragen, das Team beim Rest |
| Regeln | Einwilligung für Werbung, Abmeldelink | Opt-in, genehmigte Vorlagen, Tageslimit für Marketingnachrichten |
| Am besten für | Rechnungen, AGB, lange Newsletter | Vor der Anreise, Upselling, Aufenthalt, Bewertungen, Angebote mit Opt-in |
10 Beispiele für Hotel-E-Mail-Marketing und die WhatsApp-Variante
Jedes Beispiel enthält eine Betreffzeile, einen Text zum Anpassen und den Grund, warum es funktioniert, gefolgt von dem, was sich auf WhatsApp ändert. Die Begriffe in eckigen Klammern sind Platzhalter aus Ihrem PMS oder CRM. Die Bilder begleiten einen Gast, Sophie Martin, durch einen Aufenthalt im Isla Calma, einem erfundenen Resort auf Mallorca, sodass Sie jede E-Mail mit ihrer WhatsApp-Variante vergleichen können. Wenn Sie Gäste aus mehreren Märkten begrüßen, schreiben Sie jede Nachricht zuerst in Ihrer eigenen Sprache, übersetzen Sie sie mit einem Tool wie Lara Translate und lassen Sie den Ton vor dem Versand von einer muttersprachlichen Kollegin oder einem Kollegen prüfen.
1. Buchungsbestätigung per E-Mail
Betreff: Ihr Aufenthalt im [Hotel] ab [Anreisedatum] ist bestätigt
Sehr geehrte/r [Vorname Nachname], vielen Dank für Ihre Buchung. Ihre Reservierung [Nummer]: [Zimmerkategorie], [Anreise] bis [Abreise], [Personenzahl]. Check-in ab [Uhrzeit], Check-out bis [Uhrzeit]. Zahlungsdetails und Stornobedingungen finden Sie unten. Wenn Sie vor der Anreise etwas benötigen, antworten Sie auf diese E-Mail, unser Reservierungsteam hilft Ihnen gerne.
Warum sie funktioniert: Sie bestätigt zuerst die Fakten, beantwortet die nächste Frage (ab wann kann ich einchecken?) und lädt zu einer Antwort an eine echte Adresse ein. Lassen Sie Angebote weg: Wer gerade bezahlt hat, möchte Sicherheit, kein Verkaufsgespräch.
Auf WhatsApp: Behalten Sie diese E-Mail, denn sie ist der formelle Beleg mit den Bedingungen. Ergänzen Sie eine kurze WhatsApp-Nachricht, die beim Anlegen der Buchung ausgelöst wird: „Ihr Aufenthalt ab 14. Mai ist bestätigt. Ein paar Tage vor der Anreise senden wir Ihnen alles, was Sie brauchen. Sie erreichen uns hier jederzeit.“ Das ist eine Utility-Nachricht zur Buchung, keine Werbung, und sie eröffnet das Gespräch, das Sie während des ganzen Aufenthalts nutzen.
2. E-Mail vor der Anreise
Betreff: [Vorname], Ihr Aufenthalt beginnt am [Tag]: das Wichtigste vorab
Sehr geehrte/r [Vorname Nachname], wir freuen uns, Sie am [Tag] zu begrüßen. Ihr Zimmer ist ab [Uhrzeit] bereit; wenn Sie früher ankommen, nehmen wir Ihr Gepäck entgegen und Sie genießen schon [Einrichtung]. So finden Sie zu uns, und hier können Sie parken. Möchten Sie einen Tisch oder eine Behandlung reservieren? Antworten Sie auf diese E-Mail, wir kümmern uns darum.
Warum sie funktioniert: Sie kommt, während der Gast plant, stellt das Praktische an den Anfang und bietet ein oder zwei Extras an, solange noch Zeit zum Buchen ist.
Auf WhatsApp: Diese E-Mail gewinnt am meisten, wenn sie den Kanal wechselt. Das Spa Resort Geinberg sendet einige Tage vor der Anreise eine WhatsApp-Nachricht, ausgelöst direkt aus dem PMS, mit dem Namen des Gastes, den Reisedaten, der Reservierungsnummer, Check-in ab 16:00, Therme ab 08:00 und drei Schnellantwort-Buttons: „Ankunftsfrühstück genießen“, „Massagen & Behandlungen“ und „Anreise & Parken“ (Case Study Spa Resort Geinberg). Der Gast tippt, was er braucht, statt eine E-Mail danach zu durchsuchen. Das Hotel Enzian in Obertauern bestätigt in seinen Nachrichten vor der Anreise die Reisedaten, stellt seine drei Restaurants vor und teilt das Wochenprogramm für genau die Tage des Gastes.
3. Upselling-E-Mail vor der Anreise
Betreff: Ein besonderer erster Abend im [Hotel]
Sehr geehrte/r [Vorname Nachname], Sie reisen am [Tag] an. In unserem [Restaurant] ist an Ihrem ersten Abend um 19:30 ein Fenstertisch frei, und unser Spa-Team hat am [Tag] noch Behandlungstermine. Dürfen wir einen für Sie reservieren?
Warum sie funktioniert: Ein Angebot, abgestimmt auf die Daten des Gastes, mit einem Grund, jetzt zu entscheiden. Angebote mit Tag und Uhrzeit verkaufen sich besser als eine Liste mit allem, was das Haus bietet.
Auf WhatsApp: Dasselbe Angebot wird zur Nachricht mit Foto und zwei Buttons („Tisch reservieren“, „Diesmal nicht“). Der Tipp des Gastes landet in Ihrem Posteingang, das Restaurant- oder Spa-Team bestätigt. Das Hotel Enzian steigerte die Restaurantreservierungen aus WhatsApp-Kampagnen um 38%. Was Sie wann anbieten, lesen Sie dort, wo wir zeigen, wie Hotels mit chatlyn den Hotelumsatz steigern, und zwar mit den Gästen, die schon gebucht haben.
4. Willkommens-E-Mail am Anreisetag
Betreff: Willkommen im [Hotel], [Vorname]
Guten Morgen, [Vorname Nachname]. Heute ist es so weit. Ihr Zimmer ist ab [Uhrzeit] bereit, Frühstück gibt es bis [Uhrzeit], das WLAN heißt [Name]. Unser Front Office ist für alles da, was Sie brauchen.
Warum sie funktioniert: Sie beantwortet die drei Fragen, die jeder Gast am Anreisetag stellt, bevor er sie stellen muss.
Auf WhatsApp: Am Morgen des Anreisetags schickt das Spa Resort Geinberg automatisch eine WhatsApp-Nachricht mit persönlichem Gruß, Zimmer ab 16:00, Therme ab 08:00, den WLAN-Daten und den Buttons „Anreise & Parken“, „Gepäckaufbewahrung“, „Kulinarik“ und „Gut zu wissen“. Wer im Auto sitzt, liest eine Nachricht; auf der Autobahn öffnet kaum jemand eine E-Mail.
So schreiben Hotels ihren Gästen auf WhatsApp
5. E-Mail während des Aufenthalts
Betreff: Wie gefällt Ihnen Ihr Aufenthalt bisher?
Sehr geehrte/r [Vorname Nachname], wir hoffen, Sie haben sich gut eingelebt. Wenn in Ihrem Zimmer etwas nicht passt oder Sie eine Empfehlung fürs Abendessen möchten, antworten Sie auf diese E-Mail, wir kümmern uns darum.
Warum sie funktioniert: Sie erkennt Probleme, solange Sie sie noch lösen können, und bevor daraus eine Bewertung wird.
Auf WhatsApp: Während des Aufenthalts ist die E-Mail der falsche Kanal: Der Gast liegt am Pool, nicht im Posteingang. Eine WhatsApp-Nachricht am zweiten Morgen mit Buttons wie „Alles bestens“ und „Etwas passt nicht“ lässt den Gast in Sekunden antworten, und das Front Office sieht es sofort. Senden Sie Ihre digitale Gästemappe auf demselben Weg: Gäste fragen im selben Verlauf nach Öffnungszeiten, Speisekarten oder dem Spa, und die KI antwortet aus Ihren eigenen Informationen.
6. Dankeschön nach dem Aufenthalt und Bitte um eine Bewertung
Betreff: Danke für Ihren Besuch, [Vorname]
Sehr geehrte/r [Vorname Nachname], vielen Dank, dass Sie sich für das [Hotel] entschieden haben. Wir hoffen, Sie hatten einen schönen Aufenthalt. Möchten Sie Ihre Erfahrung teilen? Es dauert zwei Minuten und hilft anderen Reisenden, uns zu finden. Falls etwas nicht gepasst hat, antworten Sie auf diese E-Mail: Sie geht direkt an unsere Guest Relations.
Warum sie funktioniert: Sie bedankt sich zuerst, fragt einmal und gibt unzufriedenen Gästen einen privaten Weg zu Ihnen, bevor sie öffentlich schreiben. Senden Sie sie ein bis zwei Tage nach der Abreise, solange der Aufenthalt frisch ist. Die Rechnung gehört in eine eigene E-Mail.
Auf WhatsApp: Das Ereignis „nach dem Aufenthalt“ im PMS löst ein Dankeschön mit zwei Buttons aus: „Bewertung abgeben“ und „Feedback geben“. Zufriedene Gäste kommen mit einem Tipp zur Bewertungsseite, Gäste mit einer Anmerkung schreiben sie in den Verlauf, und eine Person antwortet. Bieten Sie beide Buttons allen Gästen an, statt nur zufriedene Gäste zu den Bewertungsportalen zu schicken.
7. Rückgewinnungs-E-Mail an frühere Gäste
Betreff: Es ist eine Weile her, [Vorname]
Sehr geehrte/r [Vorname Nachname], Ihr letzter Aufenthalt im [Hotel] liegt nun [Zeitraum] zurück. Unsere Herbstkarte ist gerade gestartet, und unter der Woche ist es im Spa angenehm ruhig. Als Stammgast erhalten Sie [Vorteil], wenn Sie bis [Datum] direkt bei uns buchen.
Warum sie funktioniert: Sie ist persönlich, gibt einen Grund, jetzt wiederzukommen, und belohnt die Direktbuchung statt der Buchung über ein Onlinereisebüro. Ein Vorteil (ein Dinner, ein später Check-out, eine Behandlung) schützt Ihren Preis besser als ein Prozentrabatt.
Auf WhatsApp: Frühere Gäste mit Opt-in erhalten dasselbe Angebot mit Foto und zwei Buttons, „Angebot ansehen“ und „Frage stellen“. Der Unterschied liegt darin, was danach passiert. Der Gast fragt, ob das Spa geöffnet hat oder ob der Hund mitkommen darf, die KI beantwortet, was sie aus Ihren Informationen weiß, und die Reservierung übernimmt den Rest, im selben Verlauf. Unsere Ideen für WhatsApp-Kampagnen liefern weitere Angebote als Ausgangspunkt.
8. Hotel-Newsletter
Hotel-Newsletter, die Gäste tatsächlich lesen, haben ein Thema pro Ausgabe und drei oder vier kurze Beiträge, jeweils mit Foto und Link:
- Neues zur Saison: das Winterprogramm, eine neue Spa-Behandlung, die Eröffnung der Sommerterrasse.
- Veranstaltungskalender: der Weinabend, die Adventwochenenden, ein Konzert im Garten, jeweils mit Datum.
- Das Restaurant: die neue Karte, die Saisonzutat der Küche, ein Tisch für zwei an einem bestimmten Abend.
- Tipps aus der Region: drei Dinge, die man diesen Monat in der Umgebung unternehmen kann, geschrieben von Ihrem Team.
Betreff: Winter im [Hotel]: die neue Sauna, die Adventabende und ein Tisch am Kamin
Warum er funktioniert: Konkrete Beiträge mit Datum geben Lesern einen Grund zu handeln, allgemeine „Neuigkeiten aus dem Hotel“ nicht. Ein Newsletter pro Monat reicht völlig.
Auf WhatsApp: Ein WhatsApp-Newsletter ist kürzer: ein Angebot, ein Bild, ein Button, an Gäste mit Opt-in, höchstens alle ein bis zwei Wochen. Die IMLAUER Hotels nutzten WhatsApp-Newsletter für saisonale Angebote, Restauranterlebnisse und Services im Haus und erreichten eine Öffnungsrate von 93%. Behalten Sie den ausführlichen Newsletter per E-Mail für Abonnenten ohne WhatsApp-Opt-in, und senden Sie das eine Angebot, auf das es ankommt, über WhatsApp.
WhatsApp-Newsletter für Hotels
Für 15 vollständige Entwürfe, vom Pariser Palasthotel bis zum Hostel in Lissabon, jeweils als E-Mail und als WhatsApp-Nachricht, lesen Sie unsere Hotel-Newsletter-Beispiele.
9. Geburtstags- und Jahrestags-E-Mails
Betreff: Alles Gute zum Geburtstag, [Vorname]
Sehr geehrte/r [Vorname Nachname], das ganze Team im [Hotel] wünscht Ihnen alles Gute zum Geburtstag. Wenn Sie in diesem Jahr bei uns feiern möchten, wartet bei Ihrem nächsten Aufenthalt ein Glas Champagner auf Sie.
Warum sie funktioniert: Sie ist persönlich und verlangt nichts. Die Variante zum Jahrestag („vor einem Jahr waren Sie bei uns“) passt gut für Paare und für Gäste, die zu einem besonderen Anlass kamen.
Auf WhatsApp: Geburtstagsnachrichten funktionieren nur mit den richtigen Daten. Ein Hotel-CRM, das Aufenthalte und Umsätze aus Ihrem PMS mit jedem Gespräch zusammenführt, liefert Geburtstag, letzten Aufenthalt und das, was dem Gast gefallen hat, sodass die Nachricht den Spa-Nachmittag vom letzten Mal erwähnen kann. In chatlyn zeigt eine Live-Liste die Geburtstage der Woche, und Ihr Team entscheidet, wer eine Nachricht erhält und was darin steht.
10. Angebot für die Nebensaison per E-Mail
Betreff: Drei ruhige Nächte im November, mit Dinner
Sehr geehrte/r [Vorname Nachname], der November ist unser ruhigster Monat und einer der schönsten: Das Spa ist still, der Kamin brennt, und das Restaurant serviert die Herbstkarte. Bleiben Sie drei Nächte mit Dinner am ersten Abend, buchbar bis [Datum].
Warum sie funktioniert: Sie verkauft einen Reiseanlass statt eines Rabatts und spricht Gäste an, die außerhalb der Ferien reisen können: Paare, Gäste im Ruhestand, Stammgäste.
Auf WhatsApp: Senden Sie es als Kampagne an ein Segment (etwa Paare, die schon einmal im Herbst bei Ihnen waren), mit Foto und Buchungsbutton. Das Spa Resort Geinberg setzt Kampagnen dieser Art mit Bild, kurzem Text und direktem Buchungsbutton ein, für Angebote wie das Karibik-Lagune Chalet und Reservierungen in der Relax! Saunalounge.
Wann die E-Mail weiterhin der richtige Kanal ist
Wer fair mit der E-Mail umgeht, macht die Argumente für WhatsApp stärker. Bleiben Sie bei der E-Mail für:
- Rechnungen, Folios und Belege. Gäste und ihre Buchhaltung brauchen ein Dokument, das sie ablegen können.
- AGB, Stornobedingungen und rechtliche Hinweise. Änderungen an Bedingungen oder Datenschutzinformationen gehören in einen dauerhaften, formellen Kanal.
- Ausführliche Newsletter an Ihren gesamten Verteiler. Viele Abonnenten haben Ihnen nie ein WhatsApp-Opt-in gegeben, Werbung dürfen Sie ihnen dort nicht senden.
- Firmenbucher und Reisebüros. Sie arbeiten aus dem Posteingang und buchen oft für andere.
- Werbung an Gäste mit US-Telefonnummern. Meta, das Unternehmen hinter WhatsApp, hat Marketingvorlagen an US-Nummern (+1) ausgesetzt; Utility-Nachrichten zur Buchung kommen weiterhin an.
WhatsApp hat eigene Regeln, und es lohnt sich, sie einzuhalten:
- Zuerst das Opt-in. Werbenachrichten brauchen die Einwilligung des Gastes, von Ihrem Hotel auf WhatsApp zu hören. Fragen Sie bei der Buchung, beim Check-in oder mit einem QR-Code im Zimmer danach.
- Utility- und Marketingvorlagen. Nachrichten zu einer bestehenden Buchung (Bestätigung, Check-in-Informationen) sind Utility-Vorlagen. Angebote, Upsells, Newsletter und Rückgewinnungsnachrichten sind Marketingvorlagen. Werbesprache in einer Utility-Vorlage führt dazu, dass Meta sie ablehnt oder umstuft.
- Ein Tageslimit. Jeder WhatsApp-Nutzer erhält pro Tag nur etwa zwei Marketingvorlagen von allen Unternehmen zusammen, Nachrichten darüber hinaus werden verworfen. Segmentieren Sie und senden Sie selten: etwa eine Marketingnachricht alle ein bis zwei Wochen ist für Hotels ein guter Rhythmus.
- Das 24-Stunden-Fenster. Um ein Gespräch zu beginnen, brauchen Sie eine genehmigte Vorlage. Sobald der Gast antwortet, kann Ihr Team 24 Stunden lang frei schreiben.
Unser kostenloses Playbook mit 30 WhatsApp-Vorlagen für Hotels erklärt Genehmigung, Kategorien und Formulierungen im Detail.
So verlagern Sie Marketing-E-Mails im Hotel auf WhatsApp
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Die meisten Hotels gehen in dieser Reihenfolge vor:
- Opt-ins sammeln. Ergänzen Sie eine WhatsApp-Einwilligung in der Buchungsmaschine und am Meldeschein, dazu einen QR-Code an der Rezeption und in den Zimmern.
- Mit Utility-Nachrichten beginnen. Buchungsbestätigung und Informationen vor der Anreise gehen an jeden Gast, sie helfen und eröffnen das Gespräch.
- Ein Angebot in die Nachricht vor der Anreise aufnehmen. Einen Tisch, eine Behandlung oder ein Ankunftsfrühstück, als Button.
- Nachrichten während und nach dem Aufenthalt verlagern. Die Nachfrage am zweiten Morgen und das Dankeschön mit Bitte um eine Bewertung.
- Kampagnen an Segmente senden. Rückgewinnung, Nebensaison und saisonale Angebote an Gäste mit Opt-in, höchstens alle ein bis zwei Wochen.
- Die E-Mail für das nutzen, was sie am besten kann. Rechnungen, Bedingungen und den monatlichen ausführlichen Newsletter.
Wie chatlyn Teams im Hotelmarketing beim richtigen Kanal unterstützt
chatlyn ist das AI-Native GRM (Guest Relationship Management). Proaktive Nachrichten verschickt chatlyn über WhatsApp, zeitlich gesteuert durch Ihr PMS, und Antworten aus allen Kanälen landen in einem Posteingang, in dem Ihr Team arbeitet.
Nachrichten, die der Aufenthalt auslöst. PMS-Ereignisse (Buchung angelegt, vor der Anreise, Anreisetag, Check-out, nach dem Aufenthalt) senden WhatsApp-Vorlagen zum richtigen Zeitpunkt jeder Reservierung, in der Sprache des Gastes. Sie verknüpfen Nachrichten zu einer Guest Journey, testen sie vor dem Start und sehen Klicks und Conversions für jeden Schritt.
Ein Profil für jeden Gast. Aufenthalte und Umsätze aus Ihrem PMS stehen neben jedem Gespräch, und die KI vergibt Labels aus beidem. Live-Listen (Anreise heute, im Haus, Abreise morgen, kürzlich abgereist, Geburtstage dieser Woche) und eigene Segmente legen fest, wer welches Angebot erhält.
Antworten im selben Verlauf. Wenn ein Gast antwortet, beantwortet der Hotel-Chatbot Routinefragen auf WhatsApp, im Webchat, im Facebook Messenger, auf Instagram und in neu angelegten Booking.com-Posteingängen aus Ihren eigenen Informationen, in der Sprache des Gastes, und übergibt alles andere an Ihr Team. Buchungen und Änderungen bestätigen Ihre Teams in Reservierung, Spa und Restaurant. Im Spa Resort Geinberg beantwortete der KI-Webchat 86% der Anfragen ohne Mitarbeitende, die übrigen 14% gingen an das Team. Wie das in die KI im Hotel über den gesamten Aufenthalt passt, lesen Sie hier.
E-Mail im selben Posteingang. Verbinden Sie Ihr Reservierungspostfach (Gmail, Microsoft 365 oder IMAP), dann kommen E-Mail-Antworten neben WhatsApp, Webchat, Booking.com, Messenger und Instagram an. Bei E-Mails entwirft die KI Antworten, die Ihr Team prüft und abschickt.
Bernhard Sänger, Director of Operations im Spa Resort Geinberg: „Mit chatlyn haben wir die Gästekommunikation in unserem Spa zum Umsatztreiber gemacht: 95% Öffnungsrate bei WhatsApp-Kampagnen und 86% der Anfragen ohne Zutun des Teams gelöst.“
Was Sie messen sollten
- Öffnungs- und Leseraten je Kanal, für dieselbe Nachricht per E-Mail und auf WhatsApp.
- Antworten: wie viele Gäste geantwortet haben und wie schnell Ihr Team reagiert hat.
- Klicks und Conversions je Nachricht oder Journey-Schritt, um zu sehen, welches Angebot in welchem Moment wirkt.
- Gebuchte Extras (Tische, Behandlungen, Upgrades), erfasst in Ihren eigenen Systemen.
- Bewertungen und privates Feedback nach der Abreise.
- Abmeldungen und Spam-Meldungen, Ihr Frühwarnsignal, dass Sie zu viel senden.
FAQ
Was sind gute Beispiele für Hotel-E-Mail-Marketing?
Buchungsbestätigungen, E-Mails vor der Anreise, Upselling-Angebote vor der Anreise, Willkommensgrüße am Anreisetag, Nachfragen während des Aufenthalts, Dankeschön mit Bitte um eine Bewertung, Rückgewinnungsangebote, Newsletter, Geburtstagsgrüße und Angebote für die Nebensaison. Jede davon wirkt am besten mit einem Zweck, einer klaren Betreffzeile und einer Handlungsaufforderung.
Was gehört in einen Hotel-Newsletter?
Ein Thema und drei oder vier kurze Beiträge mit Datum und Foto: Neues zur Saison, Veranstaltungen, das Restaurant und Tipps aus der Region. Senden Sie ihn monatlich per E-Mail und das wichtigste Angebot über WhatsApp an Gäste mit Opt-in. Unsere Hotel-Newsletter-Beispiele zeigen 15 Entwürfe nebeneinander, jeweils mit ihrer WhatsApp-Variante.
Ist WhatsApp für Gästenachrichten im Hotel besser als E-Mail?
Für kurze, zeitnahe Nachrichten meistens ja. Das Spa Resort Geinberg hat auf WhatsApp eine Öffnungsrate von 95% gemessen, gegenüber etwa 20% bei E-Mails, und Gäste können antworten und Buttons antippen. Für Rechnungen, AGB und lange Newsletter bleibt die E-Mail besser.
Dürfen Hotels ohne Einwilligung Marketingnachrichten auf WhatsApp senden?
Nein. Werbenachrichten auf WhatsApp brauchen das Opt-in des Gastes und eine genehmigte Marketingvorlage. Nachrichten zu einer bestehenden Buchung laufen über Utility-Vorlagen.
Sollten Hotels mit Marketing-E-Mails aufhören?
Nein. Behalten Sie die E-Mail für Abonnenten ohne WhatsApp-Opt-in, für ausführliche Inhalte und für formelle Dokumente. Verlagern Sie die Momente, in denen Gäste handeln oder antworten sollen (vor der Anreise, Upselling, während des Aufenthalts, Bewertungen), auf WhatsApp.
