📥 Gästekommunikation neu gedacht

Alle Gästenachrichten. Alle Kanäle. Eine Inbox.

WhatsApp, E-Mail, Booking.com, AirBnb, Webchat und Messenger — alle Gästenachrichten an einem Ort. KI-gestützt, mit PMS-Daten und Team-Kollaboration. Schluss mit dem Hin-und-Her zwischen 5 Plattformen.

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Hotels vertrauen uns

PMS-Integrationen

📥 Inbox · Alle Kanäle

💬

Maria Schneider

Wann ist der Check-in? Wir kommen…

Vor 2 Min.

📧

Thomas Weber

Re: Anfrage Suite mit Seeblick…

Vor 8 Min.

🅱️

Booking.com Gast

Is there parking available at the…

Vor 15 Min.

🏠

AirBnb Gast

Hello! What's the wifi password?

Vor 22 Min.

🌐

Webchat Besucher

Haben Sie noch Zimmer für den…

Vor 31 Min.

📱

Instagram Nachricht

Wow, euer Pool sieht toll aus!…

Vor 45 Min.

🚨 Das Problem

Dein Team jongliert zwischen 5 Plattformen — und Nachrichten gehen verloren

So sieht der Alltag in vielen Hotels aus: WhatsApp auf dem Handy, E-Mails in Outlook, Booking-Nachrichten im Extranet, AirBnb auf dem Tablet, Instagram auf dem Privathandy. Wer hat den Überblick?

😰

Nachrichten gehen unter

Zwischen Schichtwechsel und 5 Plattformen werden Anfragen übersehen. Gäste bekommen keine Antwort.

⏳

Lange Antwortzeiten

Wer 5 Tabs offen hat, antwortet langsamer. OTAs wie Booking.com und AirBnb zeigen die Antwortzeit öffentlich — und ranken schnelle Hotels höher.

🔄

Kein sauberer Schichtwechsel

Wer hat was gesagt? Was ist noch offen? Ohne zentrale Inbox geht Kontext bei jedem Schichtwechsel verloren.

📊

Keine Übersicht für das Management

Kein Report über Antwortzeiten, Gesprächsvolumen oder Teamleistung. Nur Bauchgefühl.

🌍

Sprachbarrieren

Internationale Gäste schreiben in ihrer Sprache. Nicht jeder am Empfang spricht Japanisch, Arabisch oder Portugiesisch.

📱

WhatsApp auf dem Privathandy

Mitarbeiter nutzen private Geräte für Gästekontakt. Keine Kontrolle, kein Verlauf, kein Datenschutz.

📥 6 Kanäle, eine Inbox

WhatsApp, E-Mail, Booking, AirBnb, Webchat & Messenger — alles an einem Ort

Jede Gästenachricht, egal von welchem Kanal, landet in derselben Inbox. Dein Team arbeitet an einem Ort statt in fünf verschiedenen Systemen.

WhatsApp Business API — keine Privathandys mehr nötig
E-Mail: Gmail, Outlook (persönlich + Shared Inboxes), IMAP/SMTP
Booking.com und AirBnb Messaging-Integration
Webchat-Widget für deine Hotelwebsite
Meta Messenger: Facebook und Instagram Nachrichten
Inbox-Setup ist Self-Service — sofort einsatzbereit

Unterstützte Kanäle

E-Mail

Booking.com

AirBnb

Webchat

Messenger

→ Alle Kanäle. Ein Team. Eine Inbox.

👥 Team-Kollaboration

Zuweisen, kommentieren, organisieren — als Team zusammenarbeiten

Gespräche können an Mitarbeiter oder Teams zugewiesen werden. Private Notizen mit @Mentions halten alle auf dem Laufenden. Labels helfen bei der Organisation. Benutzerdefinierte Filter lassen sich speichern.

Gespräche an Mitarbeiter oder Teams zuweisen
Private Notizen (nicht sichtbar für den Gast) mit @Mentions
Labels für Kategorisierung (z.B. „VIP", „Beschwerde", „Spa-Anfrage")
Gesprächsstatus: Offen, Pending, Geschlossen, Snoozed
Benutzerdefinierte Filter speichern und in die Sidebar legen
Suche, Sortierung und Filterung über alle Gespräche

Team-Workflow

💬

Neue Nachricht: „Können wir den Spa-Termin verschieben?"

WhatsApp · Maria Schneider · Vor 2 Min.

↓ Zugewiesen an: Spa-Team

📝

@Lisa — Bitte prüfe den Termin für morgen 14:00

Private Notiz · Nicht sichtbar für Gast

↓ Lisa wird benachrichtigt

✅

Lisa antwortet, Gespräch gelöst

Status: Geschlossen · Label: Spa-Anfrage

✨ KI-Unterstützung in der Inbox

KI-Chatbot auf WhatsApp & Webchat. KI-Suggest auf allen Kanälen.

Der KI-Chatbot beantwortet 70% der wiederkehrenden Fragen automatisch auf WhatsApp und Webchat. Auf allen anderen Kanälen unterstützt KI-Suggest dein Team mit Antwortvorschlägen und Übersetzungen — mit einem Klick.

KI-Chatbot aktiv auf WhatsApp und Webchat (basierend auf deiner Knowledge Base)
KI-Suggest: Antwortvorschläge auf jedem Kanal — auch E-Mail, Booking, AirBnb
Übersetzungsfunktion integriert — Antwort in jeder Sprache mit einem Klick
Nahtlose Übergabe an dein Team, wenn die KI nicht weiterkommt
Über 100 Sprachen unterstützt

KI arbeitet auf zwei Ebenen

🤖

KI-Chatbot (WhatsApp + Webchat)

Beantwortet Gästefragen automatisch, 24/7, in 100+ Sprachen

✨

KI-Suggest (alle Kanäle)

Antwortvorschläge für Mitarbeiter — ein Klick, fertig

🌍

Übersetzungen (alle Kanäle)

Nachrichten übersetzen und in jeder Sprache antworten

🔗 PMS-Daten direkt in der Inbox

Buchungsdaten neben dem Gespräch — kein Systemwechsel nötig

Wenn dein Team ein Gespräch öffnet, zeigt das Seitenpanel die Gastdaten und Buchungshistorie aus dem PMS. Kontaktinfos, Aufenthaltsdaten, frühere Buchungen — alles auf einen Blick.

14 PMS-Integrationen: OHIP, Protel, Mews, Apaleo, Sihot, Casablanca u.v.m.
Gastprofil, Buchungsdaten und -historie im Seitenpanel
Kontaktinfos: Name, E-Mail, Telefon, bevorzugte Sprache
Daten fließen vom PMS zu chatlyn (One-Way-Sync)
Multi-Property Support wo PMS es unterstützt

Dashboard Panel

Gast

Maria Schneider

Anreise

22. März 2026

Abreise

26. März 2026

Nächte

Gesamt

€1.240,00

Sprache

🇩🇪 Deutsch

Frühere Aufenthalte

Jun 2025 · 3 Nächte · €890 · Sep 2024 · 5 Nächte · €1.560

📱 Mobile App

Dein Team antwortet auch unterwegs — iOS und Android

Die chatlyn Mobile App bringt die Inbox aufs Smartphone. Push-Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten, Gästekontakte abrufbar, Antworten von überall. Ideal für Mitarbeiter, die nicht immer am Schreibtisch sitzen.

Echtzeit-Nachrichten lesen und beantworten
Push-Benachrichtigungen für neue Nachrichten und Zuweisungen
Gästekontakte und Gesprächshistorie abrufbar
Synchronisiert mit der Web-Plattform in Echtzeit
Verfügbar im App Store und Google Play

Mobile App — immer erreichbar

🍎

iOS

App Store

🤖

Android

Google Play

🔔

Neue Nachricht auf WhatsApp

Maria Schneider · Vor 30 Sek.

👤

Dir zugewiesen: Booking-Anfrage

Thomas Weber · Gerade eben

📊 Reports & Transparenz

Antwortzeiten, Gesprächsvolumen, Teamleistung — alles messbar

Als GM oder Abteilungsleiter brauchst du Zahlen, kein Bauchgefühl. chatlyn Reports zeigen dir First Response Time, Resolution Time, Konversationsvolumen nach Kanal, Agent und Team — exportierbar als CSV.

Live-Dashboard: offene Gespräche, unbearbeitete Anfragen, Agent-Status
First Response Time und Resolution Time mit Periodenvergleich
Konversationsvolumen nach Inbox (Kanal), Agent, Team und Label
Heatmap: Gesprächsaufkommen nach Tag und Stunde
Sent Templates Report: Zustellstatus aller WhatsApp-Nachrichten
Export als CSV für weitere Analyse

Reports für das Management

4:12

Ø First Response

847

Gespräche / Monat

92%

Resolution Rate

Aktive Agents

Reports nur für Admins zugänglich · CSV-Export verfügbar

🌐 Browser-Extension

KI-Unterstützung auf jeder Webseite — Bewertungen, E-Mails, OTA-Plattformen

Die chatlyn Browser-Extension für Chrome und Edge bringt KI dorthin, wo dein Team bereits arbeitet. Text markieren, KI verarbeiten lassen — ideal für Bewertungen beantworten, Angebote formulieren oder Texte übersetzen.

Text auf jeder Webseite markieren → KI analysiert, formuliert, übersetzt
Bewertungen auf Google, TripAdvisor & Co. KI-gestützt beantworten
Personalisierte Angebote per E-Mail: von 35 Min. auf 5 Min. pro Quote
OTA-Plattformen: Anfragen von Booking, AirBnb, Expedia schneller beantworten
Verfügbar für Chrome und Microsoft Edge

Browser Extension — KI überall

⭐

Bewertungen beantworten

TripAdvisor, Google Reviews — KI formuliert Antwort

📧

E-Mail-Angebote

Personalisierte Quotes: 35 Min. → 5 Min.

🌍

Übersetzungen

Texte in jeder Sprache verarbeiten, direkt im Browser

🏨

OTA-Plattformen

Booking, AirBnb, Expedia — Anfragen KI-gestützt

👤 Kontaktverwaltung

Gästekontakte zentral verwalten — mit Listen für gezielte Kommunikation

Jeder Gast, der eine Nachricht schickt, wird automatisch als Kontakt angelegt. Kontakte können zu statischen oder dynamischen Listen hinzugefügt werden — ideal für WhatsApp-Newsletter, Angebote und gezielte Gästekommunikation.

Automatische Kontaktanlage bei eingehenden Nachrichten
Kontakte manuell erstellen oder per Datei importieren
Duplikate erkennen und zusammenführen
Statische Listen: manuell erstellen und pflegen
Dynamische Listen: automatisch basierend auf Filterkriterien
WhatsApp-Templates an ganze Listen senden

📋 Kontaktlisten

📌 VIP Stammgäste (statisch)

⚡ Check-in nächste 7 Tage (dynamisch)

🎂 Geburtstag im März (dynamisch)

💆 Spa-Interessenten (statisch)

WhatsApp-Templates an Listen senden → gezieltes Marketing

🏆 Case Study

The St. Regis Le Morne: 30 Butler, eine Inbox, 30 Sprachen

172 Suiten, 30 Butler, Gäste aus der ganzen Welt — und alle Nachrichten in einem System. Gespräche automatisch nach Suite zugewiesen, nahtlose Schichtübergaben, Antworten in 30 Sprachen.

6.700

Gäste-Konversationen

464.726

Einzelne Nachrichten

< 8 Min.

Ø Antwortzeit

Sprachen abgedeckt

Die Herausforderung: WhatsApp Business erlaubt nur 5 Geräte gleichzeitig. Mit 30 Butlern war das nicht genug. Mit chatlyn hat jeder Butler Zugriff, Gespräche werden automatisch nach Suite zugewiesen, und Schichtübergaben sind nahtlos — in einer einzigen Inbox.

„chatlyn redefines communication by weaving intuitive technology into the timeless craftsmanship of the Butler Service. Each interaction becomes smoother, faster, and impeccably curated."

Christophe Lai Wai

Director of Quality and Projects, The St. Regis Le Morne Resort, Mauritius

⭐ Kundenstimmen

Was Hotels über chatlyn sagen

★★★★★

„Die KI hat sofort perfekt geantwortet, auch auf WhatsApp und Instagram. Es war super einfach einzurichten und hat sofort angefangen, Gästefragen zu beantworten, die wir vorher manuell bearbeitet haben."

Jan Hüpers

General Manager, La Quinta by Wyndham Dubai

★★★★★

„Der KI-Chatbot und die Omnichannel-Plattform haben unsere Gästeinteraktionen optimiert und sorgen für Konsistenz und Qualität bei unserer Kommunikation."

Daniela Eder

Rooms Operation Manager, IMLAUER Hotel Pitter

★★★★★

„chatlyn hat die Art und Weise revolutioniert, wie wir kommunizieren. Wir konnten Sprachbarrieren überwinden und die Gästekommunikation so personalisieren wie nie zuvor."

Rosa Madalena Lopes da Silva

Online Manager, Living Tours

❓ Häufige Fragen

Fragen zur Gästekommunikation mit chatlyn

chatlyn unterstützt 6 Kanäle in einer Inbox: WhatsApp Business API, E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP/SMTP), Booking.com, AirBnb, Webchat (Widget für deine Website) und Meta Messenger (Facebook + Instagram). Alle Nachrichten landen in einer einzigen Inbox.

chatlyn ist kein vollständiger E-Mail-Client wie Outlook. Es bietet E-Mail-Funktionalität für Gästekommunikation (HTML, Anhänge, CC/BCC, Signaturen), aber keine erweiterten Features wie Kalenderintegration oder komplexe Ordnerstrukturen. Der Fokus liegt auf kollaborativer Gästekommunikation über alle Kanäle.

Der KI-Chatbot ist auf WhatsApp und Webchat aktiv und beantwortet Gästefragen automatisch basierend auf deiner Knowledge Base. Auf allen Kanälen unterstützt KI-Suggest dein Team mit Antwortvorschlägen und einer integrierten Übersetzungsfunktion. Die KI kann keine Buchungen erstellen oder ändern — bei komplexen Anfragen übergibt sie nahtlos an dein Team.

Ja, unbegrenzt viele Mitarbeiter können gleichzeitig in der Inbox arbeiten (je nach Abo). Gespräche können an einzelne Mitarbeiter oder Teams zugewiesen werden. Private Notizen mit @Mentions ermöglichen die interne Kommunikation, ohne dass der Gast etwas sieht.

chatlyn integriert mit 14 PMS-Systemen: OHIP (Oracle), Protel, Mews, Apaleo, Guestline, Clock, FO Cloud, Sihot, Casablanca, ASA, IbelsaRooms, WinHotel. Daten fließen vom PMS zu chatlyn (One-Way). Die Einrichtung erfolgt durch das chatlyn-Team — kein Self-Service.

Ja, die chatlyn Mobile App ist für iOS und Android verfügbar. Mitarbeiter können Nachrichten lesen und beantworten, Gästekontakte abrufen und Push-Benachrichtigungen erhalten. Die App synchronisiert in Echtzeit mit der Web-Plattform. Konfiguration und Reports bleiben der Web-Version vorbehalten.

Reports sind für Admins zugänglich und umfassen: Live-Dashboard (offene Gespräche, Agent-Status), Konversationsvolumen, First Response Time, Resolution Time, Gesprächsvolumen nach Inbox/Agent/Team/Label, Heatmap, Sent Templates Report. Alle Reports können als CSV exportiert werden.

Die chatlyn Browser-Extension für Chrome und Edge ermöglicht KI-gestützte Textverarbeitung auf jeder Webseite. Dein Team kann Bewertungen beantworten, E-Mails formulieren, Texte übersetzen und Angebote erstellen — direkt im Browser, ohne die Seite zu verlassen.

Ja. Booking.com und AirBnb bewerten Hotels u.a. nach Antwortgeschwindigkeit und zeigen diese öffentlich. Mit chatlyn — besonders dem KI-Chatbot und der zentralen Inbox — antworten Hotels deutlich schneller, was das Ranking und die Sichtbarkeit auf OTAs verbessern kann.

Ja. chatlyn ist ein europäisches Unternehmen mit Hauptsitz in Wien, Österreich. Die Plattform ist von Grund auf DSGVO-konform aufgebaut. Daten werden gemäß den EU-Datenschutzverordnungen verarbeitet.

Alle Gästenachrichten. Alle Kanäle. Eine Inbox.

Dein Team jongliert zwischen 5 Plattformen — und Nachrichten gehen verloren

WhatsApp, E-Mail, Booking, AirBnb, Webchat & Messenger — alles an einem Ort

Zuweisen, kommentieren, organisieren — als Team zusammenarbeiten

KI-Chatbot auf WhatsApp & Webchat. KI-Suggest auf allen Kanälen.

Buchungsdaten neben dem Gespräch — kein Systemwechsel nötig

Dein Team antwortet auch unterwegs — iOS und Android

Antwortzeiten, Gesprächsvolumen, Teamleistung — alles messbar

KI-Unterstützung auf jeder Webseite — Bewertungen, E-Mails, OTA-Plattformen

Gästekontakte zentral verwalten — mit Listen für gezielte Kommunikation

The St. Regis Le Morne: 30 Butler, eine Inbox, 30 Sprachen

Bereit, alle Gästenachrichten in einer Inbox zu vereinen?

Was Hotels über chatlyn sagen

Fragen zur Gästekommunikation mit chatlyn

Schluss mit dem Chaos. Eine Inbox für alles.