Jede Gästenachricht. Jeder Kanal. Ein Posteingang
WhatsApp, E-Mail, Booking.com, Webchat und Messenger, alle Gästenachrichten an einem Ort. KI-gestützt, mit PMS-Daten und Teamarbeit. Schluss mit dem Jonglieren zwischen 5 Plattformen.
Über 1.000 Hotels weltweit setzen auf uns.
Ihr Team jongliert mit 5 Plattformen, und Nachrichten gehen verloren
So sieht der Alltag in den meisten Hotels aus: WhatsApp auf einem privaten Handy, E-Mails in Outlook, Booking-Nachrichten im Extranet, Instagram auf dem privaten Handy einer Person. Wer behält den Überblick?
WhatsApp, E-Mail, Booking, Webchat & Messenger, alle an einem Ort
Jede Gästenachricht, egal über welchen Kanal, landet im selben Posteingang. Ihr Team arbeitet an einem Ort statt in fünf verschiedenen Systemen.
- WhatsApp Business API, keine privaten Handys mehr
- E-Mail: Gmail, Outlook und IMAP/SMTP, mit Zuweisung, Labels und Team-Workflows
- Booking.com-Messaging-Integration
- Webchat-Widget für Ihre Hotelwebsite
- Meta Messenger: Facebook- und Instagram-Nachrichten
- Posteingang-Einrichtung im Self-Service, sofort einsatzbereit
Zuweisen, kommentieren, organisieren, gemeinsam als Team arbeiten
Weisen Sie Konversationen Agents oder Teams zu. Private Notizen mit @Erwähnungen halten alle auf dem Laufenden. Labels schaffen Ordnung. Jedes Teammitglied speichert eigene Filter in der Seitenleiste.
- Konversationen Agents oder Teams zuweisen
- Private Notizen (für den Gast unsichtbar) mit @Erwähnungen
- Labels zur Kategorisierung (z. B. „VIP", „Beschwerde", „Spa-Anfrage")
- Konversationsstatus: Offen, Wartend, Geschlossen, Zurückgestellt
- Eigene Filter in der Seitenleiste speichern
- Suchen, sortieren und filtern über alle Konversationen hinweg
KI-Chatbot auf WhatsApp & Webchat. AI Suggest auf jedem Kanal
Der KI-Chatbot beantwortet 70 % der wiederkehrenden Fragen automatisch auf WhatsApp und Webchat. Auf allen anderen Kanälen unterstützt AI Suggest Ihr Team mit Antwortvorschlägen und Übersetzungen, nur einen Klick entfernt.
- KI-Chatbot aktiv auf WhatsApp und Webchat (basierend auf Ihrer Wissensdatenbank)
- AI Suggest: Antwortvorschläge auf jedem Kanal, inklusive E-Mail und Booking
- Integrierte Übersetzung, mit einem Klick in jeder Sprache antworten
- Automatische Übergabe an Ihr Team, wenn die KI eine Anfrage nicht lösen kann
- Über 100 Sprachen unterstützt
Buchungsdaten neben der Konversation, kein Systemwechsel
Öffnet Ihr Team eine Konversation, zeigt die Seitenleiste Gästedaten und Buchungsverlauf aus dem PMS. Kontaktdaten, Aufenthaltszeiten, frühere Buchungen, alles auf einen Blick.
- 14 PMS-Integrationen: OHIP, protel, Mews, apaleo, SIHOT, Casablanca und mehr
- Gästeprofil, Buchungsdaten und Verlauf in der Seitenleiste
- Kontaktdaten: Name, E-Mail, Telefon, bevorzugte Sprache
- Daten fließen vom PMS zu chatlyn (Einweg-Synchronisierung)
- Multi-Property-Support, sofern das PMS es zulässt
Ihr Team bleibt überall erreichbar, am Handy, Desktop oder im Browser
Die chatlyn Mobile App (iOS und Android) bringt den Posteingang mit Push-Benachrichtigungen aufs Handy. Die Browser-Erweiterung für Chrome und Edge bringt KI auf jede Webseite, Bewertungen beantworten, E-Mails verfassen, im Handumdrehen übersetzen.
- Mobile App: Nachrichten lesen und beantworten, Push-Benachrichtigungen, Kontaktsuche
- Synchronisiert in Echtzeit mit der Web-Plattform
- Browser-Erweiterung: KI auf jeder Webseite, Bewertungen, E-Mails, OTA-Plattformen
- Personalisierte Angebote von 35 Min. auf 5 Min. mit KI-Unterstützung
- Verfügbar für Chrome, Edge, iOS und Android
Antwortzeiten, Konversationsvolumen, Teamleistung, alles messbar
Als GM oder Abteilungsleitung brauchen Sie Zahlen, kein Bauchgefühl. chatlyn-Reports zeigen First Response Time, Resolution Time, Konversationsvolumen nach Kanal, Agent und Team, exportierbar als CSV.
- Live-Dashboard: offene Konversationen, unbeantwortete Anfragen, Agent-Status
- First Response Time und Resolution Time mit Zeitraumvergleich
- Konversationsvolumen nach Posteingang (Kanal), Agent, Team und Label
- Heatmap: Konversationsvolumen nach Tag und Uhrzeit
- Report „Gesendete Templates": Zustellstatus aller WhatsApp-Nachrichten
- CSV-Export für weitere Analysen
Gästekontakte zentral verwalten, mit Listen für gezielte Kommunikation
Jeder Gast, der eine Nachricht sendet, wird automatisch als Kontakt angelegt. Fügen Sie Kontakte zu statischen oder dynamischen Listen hinzu, ideal für WhatsApp-Newsletter, Angebote und gezielte Gästekommunikation.
- Automatische Kontakterstellung, sobald eine Nachricht eingeht
- Kontakte manuell anlegen oder per Datei-Upload importieren
- Duplikate erkennen und zusammenführen
- Statische Listen: manuell anlegen und pflegen
- Dynamische Listen: automatisch befüllt anhand von Filterkriterien
- WhatsApp-Templates an ganze Listen senden
Häufige Fragen zur Gästekommunikation mit chatlyn
chatlyn unterstützt 5 Kanäle in einem Posteingang: WhatsApp Business API, E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP/SMTP), Booking.com, Webchat (Widget für Ihre Website) und Meta Messenger (Facebook + Instagram). Jede Nachricht landet in einem einzigen, vereinten Posteingang.
chatlyn ist kein vollwertiger E-Mail-Client wie Outlook. Es bietet E-Mail-Funktionen für die Gästekommunikation (HTML, Anhänge, CC/BCC, Signaturen), aber keine erweiterten Funktionen wie Kalenderintegration oder komplexe Ordnerstrukturen. Der Fokus liegt auf gemeinsamer Gästekommunikation über alle Kanäle hinweg.
Der KI-Chatbot ist auf WhatsApp und Webchat aktiv und beantwortet Gästefragen automatisch auf Basis Ihrer Wissensdatenbank. Auf allen Kanälen unterstützt AI Suggest Ihr Team mit Antwortvorschlägen und integrierter Übersetzung. Die KI kann keine Buchungen erstellen oder ändern. Bei komplexen Anfragen übergibt sie die Konversation an Ihr Team.
Ja, beliebig viele Agents können gleichzeitig im Posteingang arbeiten (je nach Abonnement). Konversationen können einzelnen Agents oder Teams zugewiesen werden. Private Notizen mit @Erwähnungen ermöglichen interne Kommunikation, ohne dass der Gast etwas sieht.
chatlyn integriert sich mit 14 PMS-Systemen: OHIP (Oracle), Protel, Mews, Apaleo, Guestline, Clock, FO Cloud, Sihot, Casablanca, ASA, IbelsaRooms, WinHotel. Daten fließen vom PMS zu chatlyn (Einweg). Die Einrichtung übernimmt das chatlyn-Team, nicht im Self-Service.
Ja, die chatlyn Mobile App ist für iOS und Android verfügbar. Mitarbeitende können Nachrichten lesen und beantworten, Gästekontakte nachschlagen und Push-Benachrichtigungen erhalten. Die App synchronisiert in Echtzeit mit der Web-Plattform. Konfiguration und Reports bleiben in der Web-Version.
Reports sind für Admins zugänglich und umfassen: Live-Dashboard (offene Konversationen, Agent-Status), Konversationsvolumen, First Response Time, Resolution Time, Volumen nach Posteingang/Agent/Team/Label, Heatmap, Report „Gesendete Templates". Alle Reports lassen sich als CSV exportieren.
Ja. Booking.com bewertet Hotels teils nach der Antwortgeschwindigkeit und zeigt sie öffentlich an. Mit chatlyn, insbesondere dem KI-Chatbot und dem zentralen Posteingang, antworten Hotels deutlich schneller, was Ranking und Sichtbarkeit auf OTAs verbessern kann.
Ja. chatlyn ist ein europäisches Unternehmen mit Sitz in Wien, Österreich. Die Plattform ist von Grund auf DSGVO-konform aufgebaut. Daten werden gemäß den EU-Datenschutzbestimmungen verarbeitet.
Echte Ergebnisse, echte Teams
"Mit chatlyn erreichen wir eine Öffnungsrate von 95% auf WhatsApp. Unsere Gästekommunikation war noch nie so wirksam. Die Plattform ist zur zentralen Drehscheibe für alle unsere Häuser geworden."
Daniela Eder
Front Office, IMLAUER Hotels
"Gäste wollen sofort eine Antwort, und unsere KI beantwortet inzwischen 85% der Anfragen automatisch. Das entlastet unsere Rezeption enorm, sodass wir uns auf die persönlichen Momente konzentrieren können, die wirklich zählen."
Elisabeth Veit
Inhaberin & Geschäftsführerin, Hotel Enzian Obertauern
"Unser Guest-Relations-Team erreicht heute Antwortzeiten unter 5 Minuten. Mit den Routing- und Workflow-Funktionen von chatlyn können sich unsere Butler auf wirklich individuelle Luxuserlebnisse konzentrieren."
Christophe Lai Wai
Director of Quality & Projects, St. Regis Le Morne
"Die automatisierten Upselling-Kampagnen von chatlyn bringen jeden Monat messbaren Zusatzumsatz. Zimmer-Upgrades, Spa-Pakete, Tischreservierungen: Gäste schätzen die persönlichen Angebote."
Bernhard Sänger
Director of Operations, Spa Resort Geinberg
Jede Gästenachricht in einem Posteingang.
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