Von der Buchung bis zum Check-out, automatisiert
PMS-gesteuerte WhatsApp-Nachrichten an jeden Gast, zur richtigen Zeit, in der richtigen Sprache. Buchungsbestätigung, Upsell vor der Anreise, Check-in-Infos, Follow-up nach dem Aufenthalt. Alles automatisch, mit SMS-Fallback.
Über 1.000 Hotels weltweit setzen auf uns.
Die Guest Journey findet statt, ob Sie kommunizieren oder nicht
Jeder Gast durchläuft dieselben Phasen: Buchung, Anreise, Check-in, Aufenthalt, Check-out, Abreise. Die Frage ist nur, ob Sie an jedem Berührungspunkt kommunizieren oder den Gast ohne ein Wort lassen.
Buchung → Anreise → Check-in → Check-out → Nach dem Aufenthalt, alles automatisiert
Verbinden Sie Ihr PMS mit chatlyn und konfigurieren Sie automatische WhatsApp-Nachrichten für jedes Event der Guest Journey. Bis zu 3 Aktionen pro Event, jede mit eigenem Timing.
- Buchung erstellt: sofortige Bestätigung mit Buchungsdetails
- Anreisetag: Infos vor der Anreise, Upsell-Angebote, Check-in-Details
- Check-in: Willkommensnachricht, WLAN, Restaurantöffnungszeiten, Tipps
- Check-out: Dankesnachricht, Gepäckaufbewahrung, Transfer-Infos
- Nach dem Aufenthalt: Bewertungsanfrage, Treueangebot, Anregung zur erneuten Buchung
- Stornierung: alle geplanten Aktionen werden automatisch abgebrochen
Personalisierte Nachrichten, automatisch mit PMS-Daten befüllt
Erstellen Sie WhatsApp-Vorlagen mit Platzhaltern, die automatisch mit Buchungsdaten befüllt werden: Gästename, Anreisedatum, Nächte, Gesamtbetrag, Check-in-Zeit und mehr. Meta-Freigabe direkt in chatlyn.
- 14 standardisierte Merge-Felder: Anreise, Abreise, Nächte, Betrag, Hotelname und mehr
- Kategorien: Utility (Bestätigungen, Infos) oder Marketing (Upsell, Angebote)
- Zur Meta-Freigabe einreichen und Status direkt in chatlyn prüfen
- Vorkonfigurierte Vorlagen für jedes PMS-Event als Ausgangspunkt
- SMS-Fallback-Vorlagen für Gäste ohne WhatsApp
Ihr Aufenthalt im {{HotelName}} steht bevor! 🎉
📅 Anreise: {{ArrivalDate}}
🔑 Check-in: ab {{CheckInTime}}
🌙 {{Nights}} Nächte
💆 Interesse an einem Spa-Paket?
🍷 Tisch in unserem Restaurant reservieren?
Antworten Sie einfach auf diese Nachricht!
Jeder Gast erhält die Nachricht in seiner Sprache, automatisch
Erstellen Sie Vorlagen in mehreren Sprachen. chatlyn wählt automatisch die richtige Version anhand der bevorzugten Sprache des Kontakts. Ist die Sprache nicht verfügbar, wird die Standardsprache als Fallback gesendet.
- Vorlagen in so vielen Sprachen erstellen, wie Sie brauchen
- Automatische Sprachauswahl anhand der bevorzugten Sprache des Kontakts
- Fallback auf die Standardsprache, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird
- Alle von der WhatsApp Business API unterstützten Sprachen sind verfügbar
- Jede Vorlage lässt sich unabhängig übersetzen
Kein WhatsApp? SMS-Fallback. Alles im Activity Log nachvollziehbar
Nicht jeder Gast hat WhatsApp. Der optionale SMS-Fallback sorgt dafür, dass die Nachricht trotzdem ankommt. Und im Activity Log sehen Sie jeden Versand: Status, Zeitstempel, Zustellbestätigung.
- SMS-Fallback pro Aktion aktivierbar (kein WhatsApp → es wird eine SMS gesendet)
- SMS-Vorlagen brauchen keine Meta-Freigabe
- Activity Log: jede Automatisierung dokumentiert, Event, Kontakt, Status, Zeitstempel
- Zustellstatus: Gesendet, Zugestellt, Gelesen, Fehlgeschlagen
- Filterbar nach Eventtyp, Status, Zeitraum, exportierbar
PMS verbinden, Automatisierungen starten sofort
chatlyn integriert sich mit 14 PMS-Systemen. Realtime, Polling oder SFTP, je nach PMS. Buchungsdaten fließen automatisch, Merge-Felder werden befüllt, Automatisierungen laufen. Ein PMS pro Account.
- Realtime: OHIP (Oracle), Protel, Apaleo, Casablanca, Sihot, IbelsaRooms
- Polling API (alle 5 Min): Mews, Guestline, Clock, FO Cloud, ASA, WinHotel
- SFTP: Opera OP (On-Premise)
- Multi-Property-Support, wo das PMS es erlaubt
- Vorkonfigurierte Vorlagen nach der PMS-Verbindung verfügbar
- Einrichtung übernimmt das chatlyn-Team
Wie viel Umsatz bringt eine automatisierte Guest Journey?
Berechnen Sie den zusätzlichen Umsatz aus automatischen Upsells vor der Anreise über WhatsApp: Spa, Restaurant, Zimmer-Upgrade, Late Check-out.
Die Phase vor der Anreise ist der perfekte Moment fürs Upselling. Der Gast hat bereits gebucht, freut sich auf die Reise und ist offen für Extras: Spa-Paket, Tischreservierung, Zimmer-Upgrade, Late Check-out.
WhatsApp erreicht über 90 % Öffnungsrate, gegenüber ~20 % bei E-Mail. Eine personalisierte Nachricht vor der Anreise mit Upsell-Angeboten erzielt im Schnitt eine Conversion-Rate von 12 %.
Und das ist nur das Upsell. Dazu kommt die Zeitersparnis: keine manuellen Buchungsbestätigungen mehr, keine einzelnen Check-in-Nachrichten, keine E-Mails nach dem Aufenthalt. Alles automatisch, PMS-gesteuert.
Kein PMS? Webhook-Trigger für eigene Automatisierungen
Für Hotels ohne unterstütztes PMS oder für erweiterte Anwendungsfälle: chatlyn bietet eine Webhook-Empfangsfunktion, um Automatisierungen aus externen Systemen wie n8n, Make oder Zapier auszulösen.
- Bis zu 3 Webhooks pro Account
- Endpoint-URL und Signing Secret werden bereitgestellt
- Payload-Felder frei zuordenbar
- Integrierte Testfunktion
- Kompatibel mit n8n, Make, Zapier und anderen Automatisierungstools
Häufige Fragen zur Guest Journey Automatisierung
chatlyn unterstützt 5 PMS-Events: Buchung erstellt, Anreisetag, Check-in, Check-out und Nach dem Aufenthalt. Jedes Event kann bis zu 3 Aktionen mit individuellem Timing auslösen. Wird eine Buchung storniert, werden alle geplanten Aktionen für diese Buchung automatisch abgebrochen.
14 PMS-Systeme: OHIP (Oracle), Protel, Mews, Apaleo, Guestline, Clock, FO Cloud, Sihot, Casablanca, ASA, IbelsaRooms, WinHotel und Opera OP (On-Premise). Je nach PMS erfolgt die Integration über Realtime-Push, Polling API oder SFTP. Ein PMS pro Account.
WhatsApp-Vorlagen verwenden 14 standardisierte Merge-Felder, die automatisch aus PMS-Daten befüllt werden: Anreise- und Abreisedatum, Nächte, Gesamtbetrag, Hotelname, Adresse, Check-in-/Check-out-Zeit, PMS-ID und mehr. Alle Felder müssen befüllt sein, fehlen Daten, wird die Nachricht nicht gesendet.
Jede Aktion kann einen optionalen SMS-Fallback haben. Hat der Gast kein WhatsApp oder schlägt die Zustellung fehl, wird automatisch eine SMS gesendet. SMS-Vorlagen brauchen keine Meta-Freigabe. SMS ist nur als Fallback verfügbar, nicht als eigenständige Aktion.
Nein, chatlyn-Automatisierungen unterstützen derzeit keine bedingte Logik (wenn/dann). Jedes PMS-Event löst die konfigurierten Aktionen für alle Buchungen gleich aus. Für erweiterte Logik lassen sich Webhook-Trigger mit externen Tools wie n8n, Make oder Zapier kombinieren.
Ja, alle WhatsApp-Vorlagen müssen von Meta freigegeben werden, bevor sie gesendet werden können. Sie erstellen die Vorlage in chatlyn, reichen sie zur Freigabe ein und prüfen den Status direkt in der Plattform. chatlyn stellt vorkonfigurierte Vorlagen als Ausgangspunkt bereit.
Wird eine Buchung im PMS storniert, werden alle geplanten Automatisierungsaktionen für diese Buchung automatisch abgebrochen. Es werden keine weiteren Nachrichten gesendet.
Ja, über Webhook Messages. chatlyn bietet bis zu 3 Webhooks pro Account, die von externen Systemen ausgelöst werden können. Ideal für Hotels mit nicht unterstütztem PMS oder für erweiterte Automatisierungen über Tools wie n8n, Make oder Zapier.
Ja. chatlyn ist ein europäisches Unternehmen mit Sitz in Wien, Österreich. Die Plattform ist von Grund auf DSGVO-konform aufgebaut.
Echte Ergebnisse, echte Teams
"Mit chatlyn erreichen wir eine Öffnungsrate von 95% auf WhatsApp. Unsere Gästekommunikation war noch nie so wirksam. Die Plattform ist zur zentralen Drehscheibe für alle unsere Häuser geworden."
Daniela Eder
Front Office, IMLAUER Hotels
"Gäste wollen sofort eine Antwort, und unsere KI beantwortet inzwischen 85% der Anfragen automatisch. Das entlastet unsere Rezeption enorm, sodass wir uns auf die persönlichen Momente konzentrieren können, die wirklich zählen."
Elisabeth Veit
Inhaberin & Geschäftsführerin, Hotel Enzian Obertauern
"Unser Guest-Relations-Team erreicht heute Antwortzeiten unter 5 Minuten. Mit den Routing- und Workflow-Funktionen von chatlyn können sich unsere Butler auf wirklich individuelle Luxuserlebnisse konzentrieren."
Christophe Lai Wai
Director of Quality & Projects, St. Regis Le Morne
"Die automatisierten Upselling-Kampagnen von chatlyn bringen jeden Monat messbaren Zusatzumsatz. Zimmer-Upgrades, Spa-Pakete, Tischreservierungen: Gäste schätzen die persönlichen Angebote."
Bernhard Sänger
Director of Operations, Spa Resort Geinberg
Automatisieren Sie jeden Schritt der Guest Journey
PMS-gesteuerte WhatsApp-Nachrichten von der Buchungsbestätigung bis zum Follow-up nach dem Aufenthalt. Mehrsprachig, mit Upselling und SMS-Fallback, alles automatisch.