I migliori esempi di email marketing per hotel seguono il soggiorno passo dopo passo: conferma di prenotazione, email pre-arrivo, offerta di upselling, benvenuto il giorno dell’arrivo, un messaggio durante la permanenza, ringraziamento con richiesta di recensione, offerta per riconquistare chi non torna da tempo, newsletter, auguri di compleanno e proposta per la bassa stagione. Ognuna funziona quando ha un solo scopo, un oggetto che dice cosa c’è dentro e un’unica call to action. Per la maggior parte di questi momenti lo stesso messaggio rende di più su WhatsApp, dove viene aperto, riceve una risposta da una persona e si gestisce con un tocco su un pulsante. L’email resta il canale giusto per fatture, newsletter lunghe e comunicazioni legali.
In questa guida trovate dieci esempi di email per hotel, con oggetto e testo da adattare, e per ciascuno vediamo cosa cambia quando lo stesso momento passa su WhatsApp. chatlyn costruisce la comunicazione con la clientela su WhatsApp e webchat, con messaggi scanditi dal vostro PMS, quindi vi mostreremo anche dove l’email resta il canale giusto. Se guidate un team di marketing alberghiero, questo articolo è il complemento pratico: cosa inviare, quando e su quale canale.
Perché l’email marketing in hotel conta ancora, e dove mostra i suoi limiti
L’email ha tre punti di forza che nessun altro canale eguaglia. Quasi ogni prenotazione arriva con un indirizzo email, quindi la vostra lista cresce a ogni soggiorno venduto. L’email regge bene i contenuti lunghi: una newsletter completa, una brochure della spa, le condizioni generali, una fattura in PDF. Ed è il canale che i clienti si aspettano per tutto ciò che è formale, come una conferma da mostrare all’ufficio viaggi o al commercialista.
I suoi limiti emergono proprio nei momenti che portano ricavi e definiscono l’esperienza. Le email promozionali degli hotel finiscono spesso nella scheda Promozioni, accanto a decine di negozi online. Molte partono da un indirizzo no-reply, quindi chi ha una domanda deve cercare un numero di telefono o scrivere una nuova email. L’invio avviene di solito in blocco, non la sera prima dell’arrivo di quella persona. E chi legge dal telefono in aeroporto non scorre un lungo template per trovare l’orario del check-in.
La differenza si vede nelle aperture. Lo Spa Resort Geinberg, resort termale 4 stelle superior in Alta Austria, ha misurato un tasso di apertura del 95% sui messaggi WhatsApp, contro circa il 20% delle email. Gli IMLAUER Hotels hanno raggiunto il 93% di apertura con le newsletter WhatsApp dedicate a offerte stagionali, esperienze al ristorante e servizi interni, e l’Hotel Enzian Obertauern il 92% con i messaggi WhatsApp pre-arrivo. Questo divario è il filo conduttore della guida: scrivete bene l’email, poi chiedetevi se il cliente preferirebbe riceverla come messaggio.
Email per hotel e WhatsApp a confronto
Prima degli esempi, ecco come si confrontano i due canali nella comunicazione con la clientela. Per messaggi brevi e tempestivi che chiedono di fare qualcosa, WhatsApp per gli hotel raggiunge molte più persone, mentre l’email mantiene il suo spazio per il resto.
| Dove arriva | Posta in arrivo o scheda Promozioni, tra molti mittenti | Nella lista chat del cliente, accanto a famiglia e amici |
| Aperture | Circa 20% (Spa Resort Geinberg) | 95% (Spa Resort Geinberg) |
| Risposte | Spesso da un indirizzo no-reply | Il cliente risponde nella stessa conversazione |
| Call to action | Link e banner | Pulsanti di risposta o un link di prenotazione |
| Tempistica | Di solito invii in blocco | Attivata dalla prenotazione nel PMS |
| Lunghezza | Contenuti lunghi, allegati, PDF | Testo breve, un’immagine, una decisione |
| Chi risponde | Chi legge la casella in quel momento | L’IA per le domande di routine, il team per il resto |
| Regole | Consenso per il marketing, link di disiscrizione | Opt-in, modelli approvati, limite giornaliero ai messaggi di marketing |
| Ideale per | Fatture, condizioni, newsletter lunghe | Pre-arrivo, upselling, soggiorno, recensioni, offerte a chi ha dato l’opt-in |
10 esempi di email marketing per hotel, e la versione WhatsApp
Ogni esempio riporta un oggetto, un testo da adattare e il motivo per cui funziona, seguito da ciò che cambia su WhatsApp. Le parole tra parentesi quadre sono campi dinamici del vostro PMS o CRM. Se accogliete clienti da più mercati, scrivete ogni messaggio prima nella vostra lingua, traducetelo con uno strumento come Lara Translate, poi chiedete a una collega o a un collega madrelingua di verificarne il tono prima dell’invio.
1. Email di conferma della prenotazione
Oggetto: Il Suo soggiorno al [Hotel] dal [data di arrivo] è confermato
Gentile [Nome Cognome], grazie per aver prenotato da noi. La Sua prenotazione [numero]: [tipologia di camera], dal [arrivo] al [partenza], [numero di persone]. Check-in dalle [ora], check-out entro le [ora]. Qui sotto trova i dettagli di pagamento e le condizioni di cancellazione. Per qualsiasi esigenza prima dell’arrivo, risponda a questa email: il nostro ufficio prenotazioni sarà lieto di aiutarLa.
Perché funziona: conferma prima i fatti, risponde alla domanda successiva (da che ora posso entrare in camera?) e invita a rispondere a un indirizzo vero. Niente offerte: chi ha appena pagato cerca rassicurazione, non una vendita.
Su WhatsApp: tenete questa email, perché è il documento formale con le condizioni. Aggiungete un breve messaggio WhatsApp inviato quando la prenotazione viene creata: “Il Suo soggiorno dal 14 marzo è confermato. Qualche giorno prima dell’arrivo Le invieremo tutto ciò che serve. Può scriverci qui in qualsiasi momento.” È un messaggio di utilità legato alla prenotazione, non marketing, e apre la conversazione che userete per tutto il soggiorno.
2. Email pre-arrivo
Oggetto: [Nome], il Suo soggiorno inizia [giorno]: cosa sapere
Gentile [Nome Cognome], La aspettiamo con piacere [giorno]. La camera è pronta dalle [ora]; se arriva prima, lasci pure i bagagli a noi e si goda [struttura]. Ecco come raggiungerci e dove parcheggiare. Desidera riservare un tavolo o un trattamento? Risponda a questa email e ce ne occupiamo noi.
Perché funziona: arriva mentre il cliente organizza il viaggio, mette prima le informazioni pratiche e propone uno o due extra quando c’è ancora tempo per prenotarli.
Su WhatsApp: è l’email che guadagna di più dal cambio di canale. Lo Spa Resort Geinberg invia, qualche giorno prima dell’arrivo, un messaggio WhatsApp attivato direttamente dal PMS con nome, date del soggiorno, numero di prenotazione, check-in dalle 16:00, terme aperte dalle 08:00 e tre pulsanti di risposta rapida: “Colazione all’arrivo”, “Massaggi e trattamenti” e “Arrivo e parcheggio” (caso studio Spa Resort Geinberg). Il cliente tocca ciò che gli serve invece di cercarlo in un’email. L’Hotel Enzian Obertauern usa i messaggi pre-arrivo per confermare i dettagli del soggiorno, presentare i suoi tre ristoranti e condividere il programma della settimana per i giorni esatti della visita.
3. Email di upselling prima dell’arrivo
Oggetto: Una prima sera speciale al [Hotel]
Gentile [Nome Cognome], arriverà [giorno]. Nel nostro [ristorante] la prima sera c’è un tavolo vicino alla finestra alle 19:30, e il team della spa ha ancora appuntamenti liberi [giorno]. Desidera che ne riserviamo uno per Lei?
Perché funziona: una sola offerta, legata alle date del cliente, con un motivo per decidere ora. Le proposte con giorno e ora vendono più di un elenco di tutto ciò che l’hotel offre.
Su WhatsApp: la stessa offerta diventa un messaggio con una foto e due pulsanti (“Riserva un tavolo”, “Non questa volta”). Il tocco arriva nella vostra casella e il team del ristorante o della spa conferma. All’Hotel Enzian le prenotazioni al ristorante generate dalle campagne WhatsApp sono cresciute del 38%. Per capire cosa proporre e quando, vedete come chatlyn aiuta gli hotel ad aumentare i ricavi dell’hotel con chi ha già prenotato.
4. Email di benvenuto il giorno dell’arrivo
Oggetto: Benvenuto al [Hotel], [Nome]
Buongiorno, [Nome Cognome]. Oggi è il giorno. La camera è pronta dalle [ora], la colazione è servita fino alle [ora] e la rete Wi-Fi si chiama [nome]. Il nostro front office è a disposizione per qualsiasi cosa.
Perché funziona: risponde alle tre domande che tutti fanno il giorno dell’arrivo, prima ancora che vengano poste.
Su WhatsApp: la mattina del check-in lo Spa Resort Geinberg invia in automatico un messaggio WhatsApp con un saluto personale, la camera dalle 16:00, le terme dalle 08:00, i dati del Wi-Fi e i pulsanti “Arrivo e parcheggio”, “Deposito bagagli”, “Gastronomia” e “Buono a sapersi”. In macchina si legge un messaggio; quasi nessuno apre un’email in autostrada.
5. Email durante il soggiorno
Oggetto: Come sta andando il Suo soggiorno?
Gentile [Nome Cognome], speriamo che si sia sistemato bene. Se qualcosa in camera non va o desidera un consiglio per la cena, risponda a questa email e ce ne occupiamo noi.
Perché funziona: intercetta i problemi quando si possono ancora risolvere, prima che diventino una recensione.
Su WhatsApp: durante il soggiorno l’email è il canale sbagliato: il cliente è in piscina, non nella posta in arrivo. Un messaggio WhatsApp la seconda mattina, con pulsanti come “Tutto bene” e “C’è da sistemare”, permette di rispondere in pochi secondi, e il front office lo vede subito. Inviate allo stesso modo la vostra guest directory digitale: orari, menu o spa si chiedono nella stessa conversazione, e l’IA risponde con le vostre informazioni.
6. Ringraziamento dopo il soggiorno e richiesta di recensione
Oggetto: Grazie per aver soggiornato da noi, [Nome]
Gentile [Nome Cognome], grazie per aver scelto il [Hotel]. Speriamo che il soggiorno Le sia piaciuto. Vuole condividere la Sua esperienza? Bastano due minuti e aiuta altri viaggiatori a trovarci. Se qualcosa non è andato come doveva, risponda a questa email: arriva direttamente al nostro responsabile guest relations.
Perché funziona: prima ringrazia, chiede una volta sola e offre a chi è rimasto deluso una strada privata per parlarvi prima di scrivere in pubblico. Inviatela uno o due giorni dopo la partenza, quando il ricordo è fresco. La fattura viaggia in un’email separata, dove deve stare.
Su WhatsApp: l’evento post-soggiorno nel PMS invia un ringraziamento con due pulsanti, “Lascia una recensione” e “Dai un feedback”. Chi è soddisfatto arriva alla pagina delle recensioni con un tocco; chi ha un’osservazione la scrive nella conversazione e risponde una persona. Proponete entrambi i pulsanti a tutti, invece di mandare sui portali di recensioni solo i clienti contenti.
7. Email per riconquistare chi non torna da tempo
Oggetto: È passato un po’ di tempo, [Nome]
Gentile [Nome Cognome], sono passati [periodo] dal Suo ultimo soggiorno al [Hotel]. È appena arrivato il nostro menu d’autunno e in settimana la spa è tranquilla. Come cliente che torna, riceve [vantaggio] se prenota direttamente da noi entro il [data].
Perché funziona: è personale, dà un motivo per tornare adesso e premia la prenotazione diretta rispetto a quella tramite agenzia di viaggi online. Un vantaggio (una cena, un check-out posticipato, un trattamento) protegge la vostra tariffa meglio di uno sconto in percentuale.
Su WhatsApp: chi ha dato l’opt-in riceve la stessa offerta con una foto e due pulsanti, “Vedi l’offerta” e “Fai una domanda”. La differenza sta in ciò che succede dopo. Il cliente chiede se la spa è aperta o se può portare il cane, l’IA risponde con quello che sa dalle vostre informazioni e l’ufficio prenotazioni si occupa del resto, nella stessa conversazione. Le nostre idee per le campagne WhatsApp offrono altre proposte da cui partire.
8. Newsletter dell’hotel
Gli esempi di newsletter per hotel che vengono davvero lette hanno un tema per numero e tre o quattro contenuti brevi, ciascuno con foto e link:
- Novità di stagione: il programma invernale, un nuovo trattamento in spa, l’apertura della terrazza estiva.
- Calendario eventi: la serata di degustazione, i weekend dell’Avvento, un concerto in giardino, ognuno con la sua data.
- Il ristorante: il nuovo menu, l’ingrediente di stagione dello chef, un tavolo per due in una serata precisa.
- Consigli sul territorio: tre cose da fare nei dintorni questo mese, scritte dal vostro team.
Oggetto: L’inverno al [Hotel]: la nuova sauna, le serate dell’Avvento e un tavolo vicino al camino
Perché funziona: contenuti concreti e datati danno un motivo per agire; un generico “novità dall’hotel” no. Una newsletter al mese è più che sufficiente.
Su WhatsApp: una newsletter WhatsApp è più breve: un’offerta, un’immagine, un pulsante, inviata a chi ha dato l’opt-in, al massimo ogni una o due settimane. Gli IMLAUER Hotels hanno usato le newsletter WhatsApp per offerte stagionali, esperienze al ristorante e servizi interni, raggiungendo un tasso di apertura del 93%. Tenete la newsletter lunga via email per chi non vi ha mai dato l’opt-in su WhatsApp, e inviate su WhatsApp l’unica offerta che conta davvero.
9. Email di compleanno e di anniversario
Oggetto: Buon compleanno, [Nome]
Gentile [Nome Cognome], tutto il team del [Hotel] Le augura un felice compleanno. Se quest’anno desidera festeggiare con noi, al prossimo soggiorno La aspetta un calice di champagne.
Perché funziona: è personale e non chiede nulla. La versione per l’anniversario (“un anno fa era qui con noi”) funziona bene per le coppie e per chi è venuto per un’occasione speciale.
Su WhatsApp: i messaggi di compleanno funzionano solo con i dati giusti. Un CRM per hotel che unisce soggiorni e spesa dal PMS a ogni conversazione vi dà il compleanno, l’ultimo soggiorno e ciò che è piaciuto, così il messaggio può ricordare il pomeriggio in spa prenotato l’ultima volta. In chatlyn una lista in tempo reale mostra i compleanni della settimana, e il vostro team decide chi riceve un messaggio e cosa scrivere.
10. Email con un’offerta per la bassa stagione
Oggetto: Tre notti tranquille a novembre, con cena
Gentile [Nome Cognome], novembre è il nostro mese più tranquillo e uno dei più belli: la spa è silenziosa, il camino è acceso e il ristorante serve il menu d’autunno. Tre notti con cena la prima sera, prenotabili fino al [data].
Perché funziona: vende un motivo per viaggiare invece di uno sconto e parla a chi può partire fuori dalle vacanze: coppie, pensionati, clienti abituali.
Su WhatsApp: inviatela come campagna a un segmento (per esempio le coppie che hanno già soggiornato da voi in autunno) con una foto e un pulsante di prenotazione. Lo Spa Resort Geinberg usa campagne di questo tipo, con immagine, testo breve e pulsante di prenotazione diretta, per offerte come il Karibik-Lagune Chalet e le prenotazioni nella sauna lounge Relax!.
Quando l’email resta il canale giusto
Essere onesti con l’email rende più forte la scelta di WhatsApp. Tenete l’email per:
- Fatture, conti e ricevute. Clienti e commercialisti hanno bisogno di un documento da archiviare.
- Condizioni, politiche di cancellazione e comunicazioni legali. Le modifiche alle condizioni o all’informativa privacy richiedono un canale formale e duraturo.
- Newsletter lunghe a tutta la lista. Molti iscritti non vi hanno mai dato l’opt-in su WhatsApp, e lì non potete inviare loro promozioni.
- Aziende e agenzie di viaggio. Lavorano dalla casella email e spesso prenotano per altri.
- Marketing verso numeri di telefono statunitensi. Meta, la società dietro WhatsApp, ha sospeso i modelli di marketing verso i numeri USA (+1); i messaggi di utilità legati alla prenotazione arrivano ancora.
Anche WhatsApp ha le sue regole, e conviene rispettarle:
- Prima l’opt-in. I messaggi promozionali richiedono il consenso a ricevere comunicazioni dal vostro hotel su WhatsApp. Chiedetelo alla prenotazione, al check-in o con un QR code in camera.
- Modelli di utilità e di marketing. I messaggi su una prenotazione esistente (conferma, informazioni per il check-in) sono modelli di utilità. Offerte, upselling, newsletter e messaggi per riconquistare clienti sono modelli di marketing. Un linguaggio promozionale dentro un modello di utilità porta Meta a rifiutarlo o a riclassificarlo.
- Un limite giornaliero. Ogni utente WhatsApp riceve solo circa due modelli di marketing al giorno da tutte le aziende insieme, e i messaggi oltre il limite vengono scartati. Segmentate e inviate poco: circa un messaggio di marketing ogni una o due settimane è un ritmo sano per un hotel.
- La finestra di 24 ore. Per avviare una conversazione serve un modello approvato. Quando il cliente risponde, il team può scrivere liberamente per 24 ore.
La nostra guida al modello WhatsApp per hotel spiega nel dettaglio approvazione, categorie e formulazioni.
Come spostare le email promozionali dell’hotel su WhatsApp
Non serve cambiare tutto in una volta. La maggior parte degli hotel procede in questo ordine:
- Raccogliete gli opt-in. Aggiungete il consenso WhatsApp al motore di prenotazione e alla scheda di registrazione, e un QR code alla reception e nelle camere.
- Iniziate dai messaggi di utilità. Conferma di prenotazione e informazioni pre-arrivo raggiungono tutti, sono utili e aprono la conversazione.
- Aggiungete un’offerta al messaggio pre-arrivo. Un tavolo, un trattamento o la colazione all’arrivo, come pulsante.
- Spostate i messaggi durante e dopo il soggiorno. Il controllo della seconda mattina e il ringraziamento con richiesta di recensione.
- Inviate campagne ai segmenti. Riconquista, bassa stagione e offerte stagionali a chi ha dato l’opt-in, al massimo ogni una o due settimane.
- Usate l’email per ciò che fa meglio. Fatture, condizioni e la newsletter mensile lunga.
Come chatlyn aiuta il marketing alberghiero a scegliere il canale giusto
chatlyn è il GRM AI-Native (guest relationship management). I messaggi proattivi partono su WhatsApp, scanditi dal vostro PMS, e le risposte da ogni canale arrivano in un’unica casella dove lavora il vostro team.
Messaggi attivati dal soggiorno. Gli eventi del PMS (prenotazione creata, prima dell’arrivo, giorno del check-in, check-out, dopo la partenza) inviano modelli WhatsApp al momento giusto di ogni prenotazione, nella lingua del cliente. Collegate i messaggi in un percorso automatizzato, lo testate prima di attivarlo e vedete clic e conversioni per ogni passaggio.
Un profilo per ogni cliente. Soggiorni e spesa dal PMS stanno accanto a ogni conversazione, e l’IA assegna etichette in base a entrambi. Liste in tempo reale (arrivi di oggi, in casa, partenze di domani, partiti di recente, compleanni della settimana) e segmenti personalizzati decidono chi riceve quale offerta.
Risposte nella stessa conversazione. Quando un cliente risponde, il chatbot per hotel gestisce le domande di routine su WhatsApp e webchat con le vostre informazioni, nella lingua di chi scrive, e passa tutto il resto al team. Prenotazioni e modifiche le confermano i vostri team di prenotazioni, spa e ristorante. Allo Spa Resort Geinberg la webchat con IA ha gestito l’86% delle richieste senza coinvolgere lo staff, e il restante 14% è passato al team. Scoprite come tutto questo si inserisce nell’IA per hotel lungo l’intero soggiorno.
Email nella stessa casella. Collegate la casella delle prenotazioni (Gmail, Microsoft 365 o IMAP) e le risposte via email arrivano accanto a WhatsApp, webchat, Booking.com, Messenger e Instagram. Sulle email l’IA prepara bozze di risposta che il vostro team controlla e invia.
Bernhard Sänger, Director of Operations dello Spa Resort Geinberg: “Con chatlyn abbiamo trasformato la comunicazione con gli ospiti in un motore di ricavi per la nostra spa: tassi di apertura del 95% sulle campagne WhatsApp e l’86% delle richieste gestite senza coinvolgere lo staff.”
Cosa misurare
- Tassi di apertura e lettura per canale, per lo stesso messaggio inviato via email e su WhatsApp.
- Risposte: quante persone hanno risposto e con quale rapidità ha reagito il team.
- Clic e conversioni per messaggio o passaggio del percorso, per capire quale offerta funziona in quale momento.
- Extra prenotati (tavoli, trattamenti, upgrade), registrati nei vostri sistemi.
- Recensioni e feedback privati dopo la partenza.
- Disiscrizioni e segnalazioni di spam, il vostro campanello d’allarme quando inviate troppo.
FAQ
Quali sono buoni esempi di email marketing per hotel?
Conferme di prenotazione, email pre-arrivo, offerte di upselling prima dell’arrivo, benvenuto il giorno dell’arrivo, messaggi durante il soggiorno, ringraziamenti con richiesta di recensione, offerte di riconquista, newsletter, auguri di compleanno e proposte per la bassa stagione. Ognuna rende di più con un solo scopo, un oggetto chiaro e una call to action.
Cosa deve contenere la newsletter di un hotel?
Un tema e tre o quattro contenuti brevi con date e foto: novità di stagione, eventi, il ristorante e consigli sul territorio. Inviatela ogni mese via email, e l’offerta più importante su WhatsApp a chi ha dato l’opt-in.
WhatsApp è meglio dell’email per i messaggi dell’hotel ai clienti?
Per messaggi brevi e tempestivi, di solito sì. Lo Spa Resort Geinberg ha misurato un tasso di apertura del 95% su WhatsApp contro circa il 20% delle email, e i clienti possono rispondere e toccare i pulsanti. Per fatture, condizioni e newsletter lunghe l’email resta la scelta migliore.
Un hotel può inviare messaggi di marketing su WhatsApp senza consenso?
No. I messaggi promozionali su WhatsApp richiedono l’opt-in del cliente e un modello di marketing approvato. I messaggi su una prenotazione esistente usano modelli di utilità.
Gli hotel dovrebbero smettere di inviare email promozionali?
No. Tenete l’email per chi non ha dato l’opt-in su WhatsApp, per i contenuti lunghi e per i documenti formali. Spostate su WhatsApp i momenti in cui il cliente deve agire o rispondere (pre-arrivo, upselling, soggiorno, recensioni).
