Gmail, Microsoft 365 e IMAP/SMTP Email per hotel: ogni richiesta via email nella stessa inbox delle chat
Quando una richiesta chiede dettagli, si scrive ancora un’email: il transfer dall’aeroporto, un anniversario, la fattura intestata all’azienda. chatlyn porta ogni nuova email nella inbox che il vostro team usa già per WhatsApp, webchat e Booking.com. L’AI prepara la risposta partendo dalle informazioni del vostro hotel, e una persona del team la rilegge, la ritocca e la invia.
- Gmail, Microsoft 365 e IMAP/SMTP
- L’AI scrive la bozza, il team invia
- Accanto a tutte le chat, in una inbox
Best Chatbot Solution Provider Vincitore 2024 · Candidato 2025 e 2026 Utilizzato in oltre 100.000 camere d’hotel nel mondo
Dall’email del cliente alla risposta del team
Il vostro admin collega la casella una volta sola. Da quel momento ogni nuova email arriva in chatlyn.
Da quando collegate la casella, ogni nuova email arriva in chatlyn. Nella casella non viene spostato né cancellato nulla.
Le email accanto a tutti gli altri canali
Ogni nuova email che arriva nella casella diventa una conversazione nella stessa inbox di WhatsApp, della chat del sito, di Booking.com, Messenger e Instagram. Il team lavora tutti i canali in un’unica coda.
Assegnate ogni email a un collega, aggiungete etichette e note interne, e rimandate una richiesta al giorno in cui conta davvero. Le email hanno tempi di risposta propri, misurati in ore, così vedete subito chi aspetta ancora. Scoprite di più sulla inbox omnicanale.
L’AI scrive la bozza, l’ultima parola è del team
Nelle email serve giudizio: thread lunghi, colleghi in copia, una richiesta che coinvolge tre reparti. Per questo, con un clic, l’AI prepara la risposta nell’editor partendo dalle informazioni del vostro hotel, e una persona la legge, la ritocca e la invia.
Sono le stesse informazioni che il chatbot per hotel con AI usa su WhatsApp e sul sito: pagine web, regolamento della struttura, menu e FAQ. Aggiungete un’informazione una volta, e ogni bozza successiva ne terrà conto.
Sapete chi c’è dietro ogni email
Ogni email viene collegata a un contatto tramite l’indirizzo del mittente. Unendo i contatti, chi scrive oggi via email e il mese prossimo su WhatsApp conserva un’unica cronologia.
Se il contatto ha una prenotazione, accanto alla conversazione trovate il soggiorno dal vostro PMS: date e camera. Scoprite di più sul profilo unico del cliente.
Vi scrivono nella loro lingua, il team risponde nella stessa
La traduzione funziona nei due sensi: con un clic l’email si legge nella lingua del team, e la risposta viene tradotta nella lingua del cliente prima dell’invio.
L’editor è un vero client di posta: testo formattato, A, CC e CCN, rispondi a tutti e inoltra, la vostra firma per ogni casella e allegati fino a 25 MB. Per scrivere per primi, avviate una nuova email direttamente da chatlyn.
L’integrazione email in sintesi
Cosa si collega, come, e cosa può fare il vostro team.
- Caselle
- Gmail, Microsoft 365 e qualsiasi casella IMAP/SMTP
- Collegamento
- Accesso con Google o Microsoft (Microsoft 365 con un consenso amministratore una tantum); IMAP/SMTP con i dati del server e un’email di prova
- Chi lo configura
- Il vostro admin, nelle Impostazioni
- Cosa arriva
- Gmail: la posta in arrivo. Microsoft 365: tutte le cartelle o quelle scelte, anche caselle condivise. IMAP: la INBOX, controllata ogni 1, 5 o 15 minuti
- AI
- Prepara le bozze con le informazioni del vostro hotel; una persona le rilegge e le invia
- Editor
- Testo formattato, A, CC e CCN, rispondi a tutti, inoltra, una firma per ogni casella
- Allegati
- Fino a 30 file e 25 MB per email
- Strumenti della inbox
- Assegnazione, etichette, note interne, posticipo, traduzione
Hotel che rispondono a ogni cliente su ogni canale.
"Con chatlyn raggiungiamo un tasso di apertura del 95% su WhatsApp. La comunicazione con i nostri clienti non è mai stata così efficace. La piattaforma è diventata il punto di riferimento per tutte le nostre strutture."
"Chi soggiorna vuole risposte subito, e oggi la nostra IA gestisce l’85% delle richieste in automatico. È un aiuto enorme per la reception: possiamo concentrarci sui gesti personali che contano davvero."
"Il nostro team guest relations oggi risponde in meno di 5 minuti. Gli strumenti di smistamento e i flussi di lavoro di chatlyn permettono ai nostri butler di dedicarsi a esperienze di lusso davvero personali."
"Le campagne di upselling automatiche di chatlyn generano ricavi aggiuntivi misurabili ogni mese. Upgrade di camera, pacchetti spa, prenotazioni al ristorante: la clientela apprezza le offerte personalizzate."
"Con chatlyn la comunicazione con chi soggiorna è diventata più efficiente e più personale. Messaggi rapidi e diretti ci permettono di rispondere alle esigenze di ognuno e di offrire un servizio ancora migliore."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
Domande sull’ integrazione email.
Gmail, Microsoft 365 e qualsiasi casella che supporti IMAP e SMTP. Per Gmail e Microsoft 365, un admin accede con Google o Microsoft; Microsoft 365 chiede una sola volta il consenso di un amministratore. Per le altre caselle, l’admin inserisce i dati dei server IMAP e SMTP, e chatlyn conferma il collegamento con un’email di prova.
Sulle email l’AI scrive la bozza e il team la invia. Con un clic l’AI prepara nell’editor una risposta basata sulle informazioni del vostro hotel; una persona la legge, la ritocca e la invia. Nei thread email ci sono spesso colleghi in copia, inoltri e più richieste insieme: per questo l’ultima parola resta al vostro team. Su WhatsApp e nella chat del sito, invece, l’AI risponde direttamente.
Sì. Con Gmail o IMAP/SMTP collegate direttamente l’indirizzo, e tutto il team lo gestisce insieme in chatlyn. Con Microsoft 365 potete collegare anche una cassetta postale condivisa: chi la collega deve avere in Microsoft 365 l’autorizzazione “Invia come” o “Invia per conto di”.
Sì. Avviate una nuova email da chatlyn, oppure cliccate su un indirizzo email all’interno di un messaggio. Le email non hanno finestre temporali: il team scrive quando è il momento giusto.
Restano dove sono. chatlyn riceve ogni email che arriva dopo il collegamento, e nella vostra casella non viene spostato né cancellato nulla. Con Gmail e Microsoft 365, le risposte inviate da chatlyn compaiono anche nella cartella della posta inviata. Il team risponde alle email in chatlyn, così ogni risposta resta visibile a tutti nella conversazione.
Gli accessi con Google e Microsoft scadono di tanto in tanto, e le password delle caselle IMAP possono cambiare. In quel caso chatlyn mostra un avviso per ricollegare la casella, e il vostro admin lo fa dalle Impostazioni in pochi clic.
Ogni email resta sul contatto, riconosciuto dall’indirizzo del mittente. Se la stessa persona scrive su WhatsApp o su un altro canale, il team può unire i contatti e ritrovare tutta la cronologia in un unico profilo.
Un’unica piattaforma per ogni reparto, struttura e obiettivo.
Per reparto
Per tipo di hotel
Altro sulle conversazioni con i clienti.
Gmail
Collegate una casella Gmail con l’accesso Google.
LeggeteOutlook e Microsoft 365
Collegate le caselle Microsoft 365, anche quelle condivise.
Leggete
Inbox omnicanale
Tutti i canali in una inbox, con un responsabile per ogni conversazione.
LeggeteChatbot per hotel con AI
L’AI che risponde con le vostre informazioni su WhatsApp e sul sito.
LeggetePortate le email dei clienti in un’unica inbox.
Collegate la vostra casella a chatlyn: l’AI scrive la bozza, il team la invia, e ogni cliente conserva un’unica cronologia.
