Il portiere di notte lascia un foglietto: “La 12 vuole qualcosa, vedi WhatsApp.”
Per i team di front office 
Best Chatbot Solution Provider Vincitore 2024 · Candidato 2025 e 2026
Il software per il front office hotel che conosce ogni cliente
Il front office hotel è il reparto che segue il cliente prima, durante e dopo il soggiorno: reception, prenotazioni, concierge e portineria di notte. chatlyn, il GRM AI-Native, si collega al vostro PMS, riunisce i vostri canali in un’unica casella e mostra accanto a ogni messaggio le prenotazioni e le conversazioni passate di chi scrive. L’IA risponde alla routine, il vostro team si dedica alle persone.
- Tutti i canali in un’unica casella, ognuno con un responsabile
- Soggiorno e storico del cliente accanto a ogni messaggio
- L’IA gestisce la routine, giorno e notte
4,9 sulle piattaforme di recensioni
Best Chatbot Solution Provider Vincitore 2024 · Candidato 2025 e 2026 Utilizzato in oltre 100.000 camere d’hotel nel mondo
~85% delle richieste di routine gestite dall’IA all’Hotel Enzian
86% delle richieste in webchat gestite dall’IA allo Spa Resort Geinberg
54% di tempo in meno per accedere ai singoli canali da IMLAUER
< 5 min il tempo medio di risposta dei butler al St. Regis Le Morne
Un turno al front office, raccontato due volte
Sei canali, un solo banco. Non si perde nulla.
I clienti scrivono dal canale che hanno sotto mano, a qualsiasi ora. Ecco una giornata in una reception molto frequentata, dal passaggio di consegne del mattino agli arrivi della sera.
Ogni richiesta aperta è nella sua conversazione, con un responsabile e una nota interna.
Un messaggio su un arrivo in ritardo resta nell’extranet di Booking.com. Nessuno lo apre.
I messaggi di Booking.com arrivano nella stessa casella e diventano gialli prima di essere in ritardo.
Qualcuno stampa la lista degli arrivi e segna a penna i clienti abituali.
“In arrivo oggi” è una lista dinamica dal vostro PMS, con i clienti abituali già riconoscibili.
Arriva un messaggio in tedesco. Resta lì finché non passa la collega che lo parla.
L’IA risponde in tedesco. Se passa la conversazione, il team la legge in italiano.
Ora di punta dei check-in. Squilla il telefono: “Qual è la password del Wi-Fi?”
Chi arriva oggi ha già ricevuto Wi-Fi, parcheggio e orari con il messaggio del mattino.
Il turno di notte è da solo con telefono, email e tre app di messaggistica.
Di notte l’IA risponde alla routine e passa al team solo ciò che richiede una persona.
Un turno diviso tra app, liste e telefono, con qualche richiesta persa a ogni cambio.
Un’unica casella, un responsabile per ogni cliente e un team con il tempo per chi è al banco.
Come lavora chatlyn per il vostro front office
Tutto ciò che serve alla reception, in un solo posto
chatlyn nasce attorno al modo in cui funziona davvero un front office: turni, passaggi di consegne, arrivi e il cliente che scrive a mezzanotte. Il team resta al comando, l’IA si occupa delle domande che non hanno bisogno di una persona.
Un’unica casella, obiettivi chiari 
Un esempio reale IMLAUER Hotels 54% di tempo in meno per gli accessi Scoprite la casella omnicanale
Tutti i canali in una coda, in ordine di urgenza
WhatsApp, email, webchat, Booking.com, Messenger e Instagram arrivano in un’unica casella. Ogni conversazione ha un solo responsabile e uno stato che indica a chi tocca rispondere.
Gli obiettivi di tempo di risposta per canale colorano la conversazione di giallo, poi di rosso, prima che un cliente aspetti troppo. La vostra coda nella schermata iniziale mostra quali conversazioni vanno riprese subito.
Un esempio reale IMLAUER Hotels 54% di tempo in meno per gli accessi IMLAUER ha portato in chatlyn tutti i canali dei suoi hotel. Le conversazioni vengono assegnate, etichettate e seguite, i colleghi si lasciano note interne e il continuo passaggio da una scheda all’altra è finito.
Il cliente accanto al messaggio
Sapere chi vi scrive prima di rispondere
Ogni conversazione si apre accanto al profilo del cliente: soggiorni futuri e passati dal vostro PMS, tipologia di camera e ogni conversazione precedente, su qualsiasi canale.
Il team accoglie chi torna come si accoglie un habitué, ricorda l’anniversario citato in una email e non chiede mai un numero di prenotazione che il sistema conosce già.
Scoprite il CRM per hotel L’IA sulla routine 
Un esempio reale Hotel Enzian ~85% richieste di routine gestite dall’IA Scoprite il chatbot per hotel
L’IA risponde alla routine, il team a tutto il resto
Su WhatsApp e in webchat l’IA risponde a domande su parcheggio, orari della colazione o indicazioni in circa 3 secondi, nella lingua di chi scrive e solo con le informazioni del vostro hotel.
Reclami, occasioni speciali e tutto ciò a cui non sa rispondere passano subito al team, tradotti e con l’intera conversazione. Sulle email l’IA prepara una bozza, il team la invia.
Un esempio reale Hotel Enzian ~85% richieste di routine gestite dall’IA L’Hotel Enzian ha addestrato l’IA su menu, eventi, regole della casa e dintorni. È il primo punto di contatto in webchat e su WhatsApp, mentre la reception si tiene le richieste personali.
Arrivi risolti prima del banco 
Un esempio reale Spa Resort Geinberg 86% delle richieste in webchat senza intervento dello staff Scoprite l’automazione della guest journey
Le informazioni di arrivo le invia il vostro PMS
Alla creazione della prenotazione, prima dell’arrivo, il giorno del check-in e dopo la partenza, il PMS attiva da solo il messaggio WhatsApp giusto: orari della camera, parcheggio, Wi-Fi e risposte rapide per le domande successive.
Le liste di chi arriva oggi, di chi è in struttura e di chi parte domani si creano dal PMS, e nessuno deve ricopiarle la mattina.
Un esempio reale Spa Resort Geinberg 86% delle richieste in webchat senza intervento dello staff Il giorno dell’arrivo, i clienti di Geinberg ricevono un messaggio di “buongiorno” con l’orario della camera, l’apertura delle terme, i dati del Wi-Fi e risposte rapide per parcheggio, deposito bagagli e ristorazione.
Hotel reali, risultati reali
Front office che stanno dietro a ogni cliente
Numeri misurati dai nostri clienti nelle loro strutture.
Obertauern, Austria ~85% richieste di routine gestite dall’IA
L’IA è il primo punto di contatto in webchat e su WhatsApp, così la reception dedica il suo tempo alle richieste personali.
Leggete il case study
Salisburgo, Vienna e Stiria 54% di tempo in meno per accedere ai canali
Tutti i canali in un unico spazio di lavoro condiviso, con assegnazioni, etichette e note interne tra colleghi.
Leggete il case study
Mauritius < 5 min tempo medio di risposta umana, 24/7
30 butler su un solo numero WhatsApp, ogni messaggio smistato in base alla suite. Ogni risposta la scrive una persona.
Leggete il case study Pensato per come lavora il front office
Fatto per i turni, non per i progetti IT
Le domande concrete che ogni front office manager si pone prima di adottare un nuovo sistema.
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Un accesso per ciascuno
Gli utenti sono illimitati: receptionist, portiere di notte e concierge lavorano nella stessa casella, ognuno con il proprio nome.
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Al banco o in movimento
chatlyn funziona nel browser del PC della reception e nell’app mobile, così il duty manager può riprendere una conversazione da qualsiasi punto dell’hotel.
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Il PMS lo colleghiamo noi
Il nostro team configura il collegamento al vostro PMS. chatlyn legge prenotazioni e soggiorni e non modifica mai nulla nel PMS.
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Operativi in poche settimane
La maggior parte degli hotel è operativa in 2-4 settimane. Con l’onboarding impostiamo insieme al vostro team canali, informazioni e tono di voce.
Case study Un solo spazio di lavoro per ogni front office di IMLAUER Hotels
IMLAUER si è rivolta a chatlyn per avere un’unica casella per i suoi hotel di Salisburgo, Vienna e Stiria. Oggi le conversazioni vengono assegnate al collega giusto, etichettate e seguite, e l’IA, addestrata sui documenti del gruppo, risponde alla routine in più lingue, giorno e notte.
54% di tempo in meno per accedere ai canali
6% → 93% tasso di risoluzione dell’IA dopo il passaggio
93% tasso di apertura delle newsletter WhatsApp
Adottare il chatbot IA e la piattaforma omnicanale di chatlyn ha cambiato davvero il modo in cui lavoriamo. Le interazioni con i nostri clienti sono diventate più fluide, coerenti e di qualità superiore.
Daniela EderRooms Operations Manager, IMLAUER Hotel Pitter Salisburgo -
Date a ogni richiesta un solo responsabile
Un messaggio che è di tutti non è di nessuno. Assegnate ogni conversazione a una persona, anche se a fine turno passa a un collega.
Con chatlyn: un solo assegnatario per conversazione e stati che indicano a chi tocca.
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Fissate obiettivi di risposta per canale
Su WhatsApp ci si aspetta una risposta in pochi minuti, un’email può attendere un po’ di più. Concordate gli obiettivi e rendeteli visibili.
Con chatlyn: obiettivi di tempo di risposta per canale che colorano la conversazione di giallo, poi di rosso.
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Passate le consegne per iscritto
Quasi tutte le richieste perse si perdono al cambio turno. Le note vanno nella conversazione a cui si riferiscono, non nella memoria di qualcuno.
Con chatlyn: note interne in ogni conversazione, invisibili al cliente.
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Mandate le risposte prima delle domande
Parcheggio, Wi-Fi, orari di arrivo e colazione possono partire prima dell’arrivo. Ogni messaggio inviato per primi è una telefonata in meno al banco.
Con chatlyn: messaggi WhatsApp attivati dal PMS la mattina dell’arrivo.
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Di notte, lasciate la routine all’IA
I turni di notte sono ridotti all’osso. Le domande di routine non dovrebbero aspettare il mattino né allontanare il portiere di notte dal banco.
Con chatlyn: l’IA risponde su WhatsApp e in webchat 24/7 e passa al team tutto il resto.
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Conoscete il cliente prima di rispondere
Una risposta che ignora l’ultimo soggiorno o l’ultimo messaggio sa di call center. Prima si guarda, poi si risponde.
Con chatlyn: il profilo con soggiorni e conversazioni si apre accanto a ogni messaggio.
Clienti 
Front office che rispondono in fretta e conoscono ogni cliente.
"Con chatlyn raggiungiamo un tasso di apertura del 95% su WhatsApp. La comunicazione con i nostri clienti non è mai stata così efficace. La piattaforma è diventata il punto di riferimento per tutte le nostre strutture."
"Chi soggiorna vuole risposte subito, e oggi la nostra IA gestisce l’85% delle richieste in automatico. È un aiuto enorme per la reception: possiamo concentrarci sui gesti personali che contano davvero."
"Il nostro team guest relations oggi risponde in meno di 5 minuti. Gli strumenti di smistamento e i flussi di lavoro di chatlyn permettono ai nostri butler di dedicarsi a esperienze di lusso davvero personali."
"Le campagne di upselling automatiche di chatlyn generano ricavi aggiuntivi misurabili ogni mese. Upgrade di camera, pacchetti spa, prenotazioni al ristorante: la clientela apprezza le offerte personalizzate."
"Con chatlyn la comunicazione con chi soggiorna è diventata più efficiente e più personale. Messaggi rapidi e diretti ci permettono di rispondere alle esigenze di ognuno e di offrire un servizio ancora migliore."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
World Travel Tech Awards Best Chatbot Solution Provider Vincitore 2024 · Candidato 2025 e 2026
FAQ
Domande sul front office hotel.
Il front office hotel è l’area che lavora a contatto diretto con i clienti: reception, prenotazioni, concierge e portineria di notte. Si appoggia al PMS per prenotazioni e conti e a una piattaforma di comunicazione per ogni messaggio prima, durante e dopo il soggiorno. chatlyn è questa seconda parte: si collega al PMS e riunisce tutti i canali, lo storico del cliente e un’IA per le domande di routine in un solo posto.
chatlyn è la parte del vostro software per il front office che si occupa di comunicazione e dati dei clienti. Non sostituisce il PMS: si collega al vostro PMS e ne legge prenotazioni, soggiorni e dati dei clienti per attivare messaggi e completare i profili. Prenotazioni, conti e gestione delle camere restano nel PMS, e chatlyn non vi modifica mai nulla.
WhatsApp, email, webchat, Booking.com, Messenger e Instagram, tutti in un’unica casella. Gli SMS servono solo come ripiego a senso unico per i messaggi automatici: i clienti non possono rispondere via SMS.
No. L’IA risponde con le informazioni del vostro hotel e accompagna chi scrive al vostro booking engine. Prenotazioni, modifiche e cancellazioni restano al team e al booking engine.
Con chatlyn ogni conversazione ha un responsabile, uno stato e note interne visibili solo al team. Chi inizia il turno apre la casella e vede cosa è ancora aperto, cosa aspetta una risposta del cliente e cosa sta per superare l’obiettivo di risposta.
Sì. chatlyn funziona nel browser e in un’app mobile. Al St. Regis Le Morne, 30 butler rispondono ai clienti su un solo numero WhatsApp dai propri dispositivi.
A chi serve chatlyn
Un’unica piattaforma per ogni reparto, struttura e obiettivo.
Per reparto
Per tipo di hotel
Una piattaforma
Il vostro front office è una parte di chatlyn.
Inbox omnicanale
Tutti i canali in un’unica casella, con responsabili, obiettivi e traduzione.
ScopriChatbot IA per hotel
L’IA che risponde alla routine su WhatsApp e sul vostro sito.
ScopriRidurre il carico della reception
Togliere dal banco le solite domande, senza perdere il tocco personale.
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54% di tempo in meno per accedere ai singoli canali.
Leggi la storiaDate al vostro front office un solo posto per ogni cliente.
Scoprite come chatlyn porta alla vostra reception tutti i canali, lo storico di ogni cliente e un’IA per la routine, configurato attorno al vostro PMS.
Team di onboarding dedicato Operativi in settimane, non mesi Conforme al GDPR
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