L’ufficio prenotazioni condiviso parte da tre caselle email, tre extranet e un telefono WhatsApp per hotel.
Per i cluster alberghieri 
Best Chatbot Solution Provider Vincitore 2024 · Candidato 2025 e 2026
Le relazioni con i clienti per i cluster alberghieri, dove ogni hotel conserva la propria identità
I cluster alberghieri riuniscono più hotel nella stessa città o regione sotto un’unica gestione: direttore di cluster, prenotazioni o revenue condivisi, e team snelli in ogni struttura. chatlyn, il GRM AI-Native, collega ogni hotel al proprio PMS, raccoglie prenotazioni e conversazioni nei profili dei clienti e affida all’IA le domande di routine.
- Ogni hotel con il proprio numero, PMS e tono
- L’IA toglie la routine ai team più snelli
- Un solo contratto, sul totale delle vostre camere
4,9 sulle piattaforme di recensioni
Best Chatbot Solution Provider Vincitore 2024 · Candidato 2025 e 2026 Utilizzato in oltre 100.000 camere d’hotel nel mondo
54% di tempo in meno per accedere ai singoli canali da IMLAUER
93% di risoluzione dell’IA da IMLAUER a Salisburgo e Vienna, contro il 6% di prima
+70% di richieste di routine gestite dall’IA all’Hotel Sacher, Vienna e Salisburgo
86% delle richieste in webchat gestite dall’IA allo Spa Resort Geinberg
Una giornata in un cluster alberghiero, raccontata due volte
Tre hotel, poche persone. E nessuno resta senza risposta.
In un cluster, prenotazioni, direzione e spesso anche revenue lavorano per più strutture, mentre ogni hotel va avanti con un team ridotto. Ecco una giornata in tre hotel della stessa città.
In ogni hotel l’IA ha già risposto alle domande di routine della notte. Il resto aspetta con un responsabile.
Il direttore di cluster chiede a ogni hotel che cosa è ancora aperto. Tre telefonate, tre risposte diverse.
La vista Manager di ogni hotel mostra arretrati, conversazioni a rischio e chi segue cosa.
Ora di pranzo nell’hotel più piccolo: una sola persona al banco, il telefono che squilla, un WhatsApp sul parcheggio.
L’IA risponde sul parcheggio in circa 3 secondi, con le informazioni di quell’hotel.
Un messaggio Booking.com per il secondo hotel resta nell’extranet. Nessuno di turno lo controlla.
I messaggi di Booking.com arrivano nella casella di quell’hotel e diventano gialli prima di essere in ritardo.
Parte una risposta con il tono dell’hotel gemello, e con i suoi orari della colazione.
Ogni hotel risponde dal proprio numero, con le proprie informazioni e il proprio tono.
Turno di notte in tre hotel: un portiere ciascuno, e ogni app di messaggistica su un telefono diverso.
Di notte l’IA gestisce la routine e passa il resto al team dell’hotel, con tutta la conversazione.
Ruoli condivisi tirati tra più hotel, team ridotti sommersi dalla routine e responsabilità poco chiare.
Ogni hotel risponde con la propria voce, la routine è gestita e ogni team sa chi fa cosa.
Come lavora chatlyn per il vostro cluster
Team snelli in ogni hotel, liberati dalla routine
In un cluster sono poche le persone che rispondono ai clienti, e alcune seguono più di un hotel. chatlyn dà a ogni struttura un account proprio sul proprio PMS, toglie la routine al team e rende visibile ogni responsabilità.
Team snelli, alleggeriti 
Esempio reale Spa Resort Geinberg 86% delle richieste in webchat senza personale Come alleggerire la reception
L’IA si occupa della routine, così basta un team ridotto
Su WhatsApp e in webchat l’IA risponde su parcheggio, colazione, indicazioni e orari in circa 3 secondi, nella lingua di chi scrive, a qualsiasi ora. Un hotel con due persone al banco non perde più la pausa pranzo sulle solite cinque domande.
Ciò che richiede una persona passa subito al team di quell’hotel, tradotto e con tutta la conversazione. L’IA non prenota e non modifica mai una prenotazione: rimanda al booking engine oppure coinvolge il team. Sulle email prepara una bozza, il vostro team la invia.
Esempio reale Spa Resort Geinberg 86% delle richieste in webchat senza personale Sul sito di Geinberg l’IA risponde su orari, prezzi, offerte e indicazioni, giorno e notte, nella lingua di chi scrive. Al team arriva solo il 14% delle domande, quelle che richiedono davvero una persona.
Ogni hotel resta sé stesso 
Esempio reale Hotel Sacher +70% richieste di routine gestite dall’IA Scoprite il chatbot per hotel
Ogni hotel mantiene numero, informazioni e tono
Ogni struttura ha il proprio account chatlyn: il proprio numero WhatsApp, il proprio collegamento al PMS, i propri documenti e pagine web per l’IA, la propria persona IA e il proprio tono. Chi scrive all’hotel del centro storico riceve i suoi orari e le sue indicazioni per il parcheggio, mai quelli dell’hotel gemello.
L’IA rilegge regolarmente le pagine di ogni hotel. Quando non è sicura, la domanda finisce nella coda di revisione di quella struttura: una volta approvata la risposta, l’IA la conosce da quel momento in poi.
Esempio reale Hotel Sacher +70% richieste di routine gestite dall’IA Un nome, due città. A Vienna come a Salisburgo, l’IA dell’Hotel Sacher fa da primo concierge digitale: risponde alle domande di routine e passa le richieste complesse al personale, senza scendere sotto gli standard di servizio che la clientela si aspetta.
Responsabilità chiare 
Esempio reale IMLAUER Hotels 54% di tempo in meno per gli accessi Scoprite la casella omnicanale
Un software per cluster alberghieri che tiene chiare le responsabilità
In ogni hotel, ogni conversazione ha un responsabile, uno stato e note interne per il cambio turno. Gli obiettivi di tempo di risposta per canale portano la conversazione da “in tempo” ad “avviso” fino a “superato”, così nulla resta fermo perché ognuno pensava se ne occupasse un altro.
Il ruolo Manager mostra arretrati, conversazioni a rischio e carico di lavoro per collega, senza accesso alle impostazioni. Gli agenti sono illimitati: chiunque risponda per un hotel ha lì il proprio accesso.
Esempio reale IMLAUER Hotels 54% di tempo in meno per gli accessi I team IMLAUER di Salisburgo e Vienna passavano la giornata ad accedere a sistemi separati. Con tutti i canali in chatlyn, le conversazioni vengono assegnate, etichettate e annotate, e una chat WhatsApp non si perde più al cambio turno.
Un hotel alla volta 
Esempio reale Hotel Enzian 92% di apertura dei messaggi pre-arrivo Scoprite l’automazione della guest journey
La stessa configurazione, una struttura dopo l’altra
Il nostro team di onboarding parte da un hotel: collegamento al PMS, canali, informazioni, tono e messaggi WhatsApp inviati alla nuova prenotazione, prima dell’arrivo, il giorno del check-in e dopo la partenza. La maggior parte degli hotel è operativa in 2-4 settimane.
L’hotel successivo riceve la stessa configurazione, con i propri orari, nomi e offerte, qualunque PMS utilizzi. chatlyn legge prenotazioni e soggiorni e non modifica mai nulla nel PMS.
Esempio reale Hotel Enzian 92% di apertura dei messaggi pre-arrivo All’Hotel Enzian il messaggio pre-arrivo conferma il soggiorno, presenta i ristoranti e anticipa il programma dei giorni esatti della vacanza. Quasi tutti lo aprono.
Hotel reali, risultati reali
Hotel con team snelli che rispondono a tutti in tempo
Numeri misurati dai nostri clienti nelle loro strutture.
Salisburgo e Vienna 54% di tempo in meno per accedere ai canali
Hotel in due città i cui team passavano ogni giorno da un sistema all’altro. Oggi tutti i canali passano da chatlyn, con responsabili e note interne.
Leggete il case study
Alta Austria 86% delle richieste in webchat gestite dall’IA
Sul sito l’IA risponde a qualsiasi ora su orari, prezzi, offerte e indicazioni, e passa al team il 14% delle domande.
Leggete il case study Vienna e Salisburgo +70% richieste di routine gestite dall’IA
Un nome in due città, con l’IA come primo concierge digitale e le richieste complesse affidate al personale.
Pensato per i cluster alberghieri
Più hotel, un’unica gestione, confini chiari
Le domande che ogni direzione di cluster si pone prima di portare una piattaforma in tutti gli hotel.
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Ogni hotel con il proprio account
Ogni struttura ha il proprio numero WhatsApp, collegamento al PMS, informazioni, tono e profili dei clienti. Clienti, dati e conversazioni non si mescolano mai tra un hotel e l’altro.
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Ruoli chiari in ogni hotel
Ruoli Agent, Manager e Admin per ogni struttura. Il Manager vede le dashboard del team senza accesso alle impostazioni, e gli agenti sono illimitati: un accesso per ciascuno.
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Un solo contratto per il cluster
Un unico contratto copre gli hotel inclusi nell’accordo, con un prezzo basato sul numero totale di camere. Ogni hotel mantiene il proprio account e il proprio team.
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Un hotel alla volta, in poche settimane
Il nostro team di onboarding configura ogni hotel allo stesso modo, qualunque PMS utilizzi. La maggior parte degli hotel è operativa in 2-4 settimane.
Case study Salisburgo e Vienna, senza saltare da un sistema all’altro: IMLAUER Hotels
IMLAUER gestisce hotel a Salisburgo e a Vienna. Ogni giorno il personale doveva accedere a sistemi separati, e una conversazione iniziata su WhatsApp poteva sfuggire a chi entrava nel turno successivo. Due piattaforme di chatbot risolvevano il 6% delle richieste. Oggi tutti i canali passano da chatlyn, le conversazioni vengono assegnate e annotate, e l’IA, addestrata su FAQ, guide delle strutture e menù di IMLAUER, risponde alla routine in più lingue, a qualsiasi ora.
54% di tempo in meno per accedere ai canali
6% → 93% tasso di risoluzione dell’IA dopo il passaggio
93% di apertura delle newsletter WhatsApp
Adottare il chatbot IA e la piattaforma omnicanale di chatlyn ha cambiato davvero il modo in cui lavoriamo. Le interazioni con i nostri clienti sono diventate più fluide, coerenti e di qualità superiore.
Daniela EderRooms Operations Manager, IMLAUER Hotel Pitter Salisburgo Calcolatore di upsell
Gli upsell nascono nelle conversazioni, non nelle newsletter
A una newsletter nessuno si aspetta una risposta. Su WhatsApp invece si risponde, si chiede della spa o di un tavolo per stasera, si riceve subito una risposta e si prenota. Scoprite quanto valgono queste conversazioni nelle vostre strutture.
Ricavi extra da upsell all’anno
€19.440
€162 per camera, su 120 camere
Newsletter via emailLa apre circa il 20%. Nessuno risponde.
Conversazione WhatsAppLa apre il 95%. Si risponde, si chiede e si prenota. Una stima, non una promessa. Considera soggiorni di 2,5 notti e che il 5% di chi legge un’offerta la prenoti, un calcolo prudente: su WhatsApp si può anche chiedere prima. I tassi di apertura vengono dallo Spa Resort Geinberg, cliente chatlyn: 95% su WhatsApp contro circa il 20% dell’email.
Componga il suo preventivo
Tre domande. Arrivano direttamente a chi preparerà il preventivo, così la prima conversazione parte dal suo assetto e non dalle basi.
Ci siamo quasi
Il suo assetto lo abbiamo. Aggiunga i suoi contatti e le torniamo con un preventivo costruito su misura.
Il suo assetto
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Decidete chi risponde a cosa
I ruoli condivisi si confondono in fretta. Mettete per iscritto quali richieste restano al team dell’hotel e quali passano alle prenotazioni o al direttore di cluster, e rendete visibile chi se ne occupa.
Con chatlyn: un responsabile per conversazione, stati e note interne in ogni hotel.
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Date a ogni hotel numero e voce propri
Si prenota un hotel, non un cluster. Le risposte devono arrivare da quella struttura, con le sue informazioni e il suo modo di parlare.
Con chatlyn: per ogni hotel un account, un numero WhatsApp, una persona IA e un tono propri.
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Togliete la routine al team più piccolo
L’hotel con meno personale sente il peso di ogni domanda ripetuta. Parcheggio, colazione e indicazioni non dovrebbero richiedere una persona.
Con chatlyn: l’IA risponde su WhatsApp e in webchat in circa 3 secondi e passa il resto al team.
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Misurate ogni hotel sugli stessi obiettivi
Stabilite in quanto tempo va gestito ogni canale e verificatelo hotel per hotel, non con una telefonata.
Con chatlyn: obiettivi di tempo di risposta per canale e le dashboard del Manager in ogni struttura.
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Rispondete prima che vi chiedano
Orari di arrivo, parcheggio e Wi-Fi possono arrivare prima ancora della domanda. Ogni messaggio inviato in anticipo è una telefonata in meno per una reception già ridotta.
Con chatlyn: messaggi WhatsApp attivati dal PMS di ogni hotel prima dell’arrivo e il giorno del check-in.
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Introducete un hotel alla volta
Partite dalla struttura con il mix di clientela e canali più rappresentativo. Misuratela, poi portate la stessa configurazione alla successiva.
Con chatlyn: il nostro team di onboarding configura un hotel dopo l’altro, di solito in 2-4 settimane ciascuno.
Clienti 
Hotel a Vienna, Salisburgo e non solo che lavorano snelli e rispondono in fretta.
"Con chatlyn raggiungiamo un tasso di apertura del 95% su WhatsApp. La comunicazione con i nostri clienti non è mai stata così efficace. La piattaforma è diventata il punto di riferimento per tutte le nostre strutture."
"Chi soggiorna vuole risposte subito, e oggi la nostra IA gestisce l’85% delle richieste in automatico. È un aiuto enorme per la reception: possiamo concentrarci sui gesti personali che contano davvero."
"Il nostro team guest relations oggi risponde in meno di 5 minuti. Gli strumenti di smistamento e i flussi di lavoro di chatlyn permettono ai nostri butler di dedicarsi a esperienze di lusso davvero personali."
"Le campagne di upselling automatiche di chatlyn generano ricavi aggiuntivi misurabili ogni mese. Upgrade di camera, pacchetti spa, prenotazioni al ristorante: la clientela apprezza le offerte personalizzate."
"Con chatlyn la comunicazione con chi soggiorna è diventata più efficiente e più personale. Messaggi rapidi e diretti ci permettono di rispondere alle esigenze di ognuno e di offrire un servizio ancora migliore."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
World Travel Tech Awards Best Chatbot Solution Provider Vincitore 2024 · Candidato 2025 e 2026
FAQ
Domande sul software per cluster alberghieri.
I cluster alberghieri sono gruppi di hotel nella stessa città o regione guidati da un’unica gestione, spesso una società di management o un franchisee. Ruoli come il direttore di cluster, le prenotazioni o il revenue sono condivisi tra le strutture, mentre ogni hotel mantiene un team snello sul posto. chatlyn, il GRM AI-Native, dà a ogni hotel i propri profili dei clienti, la propria casella e un’IA per la routine.
Dovrebbe dare a ogni hotel ciò che serve a un team snello: tutti i canali in un’unica casella, i soggiorni del cliente accanto a ogni messaggio, un’IA per la routine e un responsabile per ogni richiesta, senza confondere le strutture. chatlyn è questo livello dedicato alla relazione con i clienti. Non è un PMS né un sistema di revenue management: legge prenotazioni e soggiorni dal PMS di ogni hotel e non vi modifica mai nulla.
Ogni hotel ha il proprio account chatlyn, con il proprio numero WhatsApp, collegamento al PMS, informazioni, casella e profili dei clienti, così clienti e dati non si mescolano mai. Gli agenti sono illimitati: chiunque risponda per un hotel ha lì il proprio accesso, ogni conversazione ha un responsabile e il Manager della struttura vede arretrati e carico del team.
Sì. Ogni hotel collega il proprio PMS, quindi sistemi diversi non sono un ostacolo. chatlyn legge prenotazioni e soggiorni per attivare i messaggi e costruire i profili, e non modifica mai nulla nel PMS.
Gli hotel inclusi nell’accordo firmano un unico contratto, con un prezzo basato sul numero totale di camere. Inviateci l’elenco delle vostre strutture e prepareremo un’offerta.
Si parte da un hotel. Il nostro team di onboarding collega il PMS, configura i canali, carica le informazioni e concorda il tono con il vostro team: la maggior parte degli hotel è operativa in 2-4 settimane. Poi segue la struttura successiva, con la stessa configurazione.
A chi serve chatlyn
Un’unica piattaforma per ogni reparto, struttura e obiettivo.
Per reparto
Per tipo di hotel
Una piattaforma
Che cosa riceve da chatlyn ogni hotel del vostro cluster.
WhatsApp per hotel
Un numero per hotel per tutto il team, dalla prenotazione alla partenza.
ScopriCRM per hotel
Profili con i soggiorni dal PMS di ogni hotel e ogni conversazione.
ScopriPrezzi
Un solo contratto per il cluster, sul totale delle camere.
Scopri Case study Spa Resort Geinberg
86% delle richieste in webchat gestite dall’IA.
Leggi la storiaTeam snelli, più hotel, nessuno senza risposta.
Diteci quali hotel fanno parte del vostro cluster e quale PMS usa ciascuno. Configuriamo con voi il primo hotel e portiamo la stessa configurazione al successivo.
Team di onboarding dedicato Operativi in settimane, non mesi Conforme al GDPR