L'allotment è un numero fisso di camere che un hotel mette a disposizione per contratto di un tour operator, di un'agenzia di viaggi o di un grossista per un determinato periodo, di solito a una tariffa netta. Il partner vende le camere ai propri clienti. Le camere non vendute entro la data di rilascio concordata (spesso 7, 14 o 21 giorni prima dell'arrivo) tornano all'hotel, che può venderle su altri canali. L'allotment garantisce alla struttura una base di occupazione in anticipo e al partner una disponibilità sicura da vendere.
Che cos'è un allotment nel settore alberghiero?
Nel settore alberghiero l'allotment è un contingente di camere regolato da contratto che l'hotel riserva a un partner, in genere un tour operator o un'agenzia, per una stagione o per date precise. A differenza di un blocco di camere per un singolo gruppo o evento, l'allotment viene venduto dal partner camera per camera a clienti diversi. Il contratto stabilisce il numero di camere per notte, le tipologie, la tariffa, il periodo di rilascio e le eventuali penali per le camere invendute.
Come funziona un allotment nel settore dei viaggi?
Hotel e partner firmano il contratto di allotment prima della stagione. Il partner carica le camere nel proprio sistema, le vende, spesso in pacchetto con volo o transfer, e trasmette ogni prenotazione all'hotel. La struttura controlla quanta parte del contingente è stata utilizzata; a ogni data di rilascio le camere invendute rientrano nell'inventario generale. Con un accordo di free sale il partner può addirittura prenotare senza verificare la disponibilità, finché l'hotel non chiude le vendite. Chi prenota tramite un partner, all'arrivo è comunque cliente dell'hotel: per questo molte strutture gli inviano le stesse informazioni pre-arrivo riservate a chi prenota direttamente, non appena i suoi contatti sono nel PMS.
