Le newsletter WhatsApp consentono alle strutture ricettive di comunicare direttamente con i propri clienti. Con chatlyn, configurare una newsletter WhatsApp è un processo chiaro ed efficace. Questa guida vi accompagna attraverso ogni fase.
Guida passo dopo passo per creare un template di newsletter WhatsApp
Passo 1: Create un account WhatsApp Business
Il punto di partenza è disporre di un account WhatsApp Business sulla WhatsApp Business API, la versione che Meta mette a disposizione delle aziende che comunicano con molti clienti. Questo vi permette di gestire le interazioni con i clienti in modo professionale e di accedere alle funzionalità avanzate necessarie per la vostra newsletter, come i template approvati.
1.1 Preparate i dati aziendali per Meta e il numero di telefono
Vi servono un portfolio aziendale Meta con accesso da amministratore, i dati della vostra struttura per la verifica (ragione sociale, indirizzo e un sito web funzionante) e un numero di telefono in grado di ricevere un SMS o una chiamata di verifica. Il numero non deve essere registrato su alcun account WhatsApp: se oggi lo usate nell'app WhatsApp o nell'app WhatsApp Business, disattivatelo prima lì. Una volta collegato all'API, il numero funziona solo tramite la vostra piattaforma di messaggistica e non più nell'app.
1.2 Configurate il vostro profilo aziendale
Inserite i dati della vostra struttura: nome, descrizione, indirizzo, sito web e informazioni di contatto. In questo modo i clienti riconosceranno immediatamente la vostra struttura quando riceveranno le newsletter. In chatlyn potete modificare questo profilo direttamente nelle impostazioni della inbox WhatsApp.
Passo 2: Integrate WhatsApp con chatlyn
L'integrazione con chatlyn vi permette di automatizzare e gestire le vostre newsletter WhatsApp in modo ordinato ed efficiente.
2.1 Create un account chatlyn
Se non l'avete ancora fatto, create un account chatlyn. Il nostro team vi aiuterà a scegliere la configurazione più adatta alla vostra struttura.
2.2 Collegate WhatsApp a chatlyn
In chatlyn, aggiungete una inbox WhatsApp e inserite il vostro numero di telefono. Si apre la registrazione di 360dialog, il partner approvato da Meta che chatlyn utilizza per WhatsApp, dove completate i passaggi richiesti da Meta. Al termine tornate in chatlyn e assegnate il vostro team. In questo modo potrete utilizzare le funzionalità di chatlyn, come template, journey e registro degli invii, direttamente su WhatsApp.
Passo 3: Costruite il vostro pubblico
Prima di inviare le newsletter, create un elenco di iscritti che abbiano espresso il consenso a ricevere aggiornamenti da voi.
3.1 Raccogliete le adesioni degli iscritti
Accertatevi che i clienti abbiano acconsentito a ricevere messaggi via WhatsApp. Utilizzate moduli di registrazione, pop-up o codici QR sul vostro sito per raccogliere i numeri di telefono.
3.2 Segmentate il vostro pubblico
Utilizzate i segmenti di chatlyn per suddividere il vostro pubblico in base alla lingua, alle date del soggiorno (per esempio gli ospiti in arrivo o partiti da un certo numero di giorni) o a caratteristiche vostre, come il livello fedeltà. Questo vi permette di inviare newsletter più mirate e pertinenti.
Passo 4: Create il contenuto della vostra newsletter
È il momento di preparare il messaggio da inviare ai vostri iscritti.
4.1 Scegliete il tipo di contenuto
Decidete quale tipo di contenuto includere: offerte speciali, aggiornamenti sui servizi, guide pratiche e così via. Mantenete il contenuto conciso e coinvolgente.
4.2 Progettate il messaggio
In chatlyn, utilizzate il generatore di template WhatsApp per strutturare il vostro messaggio. Potete aggiungere testo, immagini, video e pulsanti (ad esempio call-to-action) per rendere la newsletter interattiva.
4.3 Inviate un messaggio di prova
Prima di inviare la newsletter, inviate un vero messaggio di prova da chatlyn al vostro telefono. Così verificate come appare il messaggio, che tutte le variabili siano compilate e che ogni pulsante funzioni. Ricordate che Meta deve approvare un template di marketing prima che possiate inviarlo: di solito servono da pochi minuti a qualche ora, quindi prevedete un po' di margine.
Passo 5: Programmate e inviate la vostra newsletter
Una volta pronto il messaggio, potete procedere con l'invio.
5.1 Programmate il broadcast
Con chatlyn potete pianificare la vostra newsletter in modo che venga inviata nel momento più opportuno per il vostro pubblico. Scegliete l'orario migliore in base ai pattern di coinvolgimento dei vostri destinatari.
5.2 Monitorate la consegna e il coinvolgimento
Dopo l'invio, seguite la newsletter nel registro degli invii di chatlyn, che mostra per ogni messaggio se è stato inviato, consegnato e letto, oppure perché non è andato a buon fine. Le risposte arrivano nella vostra inbox e, quando inviate un journey con il tracciamento UTM attivo, i click sui link vengono contati per ogni messaggio.
Passo 6: Analizzate e ottimizzate
Il miglioramento continuo è alla base di una strategia efficace di newsletter WhatsApp.
6.1 Analizzate le metriche di performance
Utilizzate il registro degli invii, i click sui link e le risposte nella vostra inbox per valutare i risultati della vostra newsletter. Identificate ciò che ha funzionato bene e le aree da migliorare.
6.2 Ottimizzate le campagne future
Sulla base dei dati raccolti, affinate i contenuti, la segmentazione e la pianificazione delle newsletter successive. Aggiornate regolarmente la vostra strategia per garantire il massimo coinvolgimento.
Come creare una newsletter WhatsApp: esempi pratici e casi concreti
Per aiutarvi a capire come applicare questi passaggi nella pratica, ecco alcuni esempi concreti di hotel che usano chatlyn:
- Esempio 1: Lo Spa Resort Geinberg raggiunge un tasso di apertura del 95% con campagne WhatsApp che uniscono un'immagine, un testo breve e un pulsante di prenotazione diretta.
- Esempio 2: Le newsletter WhatsApp del gruppo IMLAUER su offerte stagionali, esperienze gastronomiche e servizi interni raggiungono un tasso di apertura del 93%.
- Esempio 3: Le campagne WhatsApp dell'Hotel Enzian Obertauern hanno aumentato del 38% le prenotazioni al ristorante.
Potenziate la vostra newsletter WhatsApp con i journey di chatlyn
Per sfruttare appieno le newsletter WhatsApp, prendete in considerazione i journey e gli eventi PMS di chatlyn. Vi permettono di automatizzare diversi aspetti della vostra strategia di comunicazione, garantendo una comunicazione personalizzata e tempestiva con i vostri ospiti.
Che cosa sono i journey e gli eventi PMS?
I journey di chatlyn sono flussi WhatsApp in più passaggi, che gli ospiti percorrono toccando i pulsanti, mentre gli eventi PMS inviano un template in un momento preciso di ogni soggiorno, in base ai dati del vostro PMS. Che si tratti di messaggi di follow-up, promemoria od offerte personalizzate, la vostra comunicazione resta sempre pertinente e tempestiva.
Come i journey potenziano la vostra newsletter WhatsApp
- Follow-up personalizzati: Quando un ospite tocca un pulsante come "Vorrei sapere di più sulla spa", il journey può aggiungerlo a una lista, così la prossima newsletter su quel tema raggiunge esattamente chi ha chiesto.
- Campagne attivate da eventi: Impostate eventi PMS per i momenti del soggiorno, come una nuova prenotazione, l'arrivo o il check-out, per inviare messaggi WhatsApp mirati.
- Aggiornamenti programmati: Utilizzate gli eventi PMS per conferme di prenotazione e promemoria, e programmate i broadcast per le offerte speciali, senza intervento manuale.
Esempi pratici di automazione WhatsApp con chatlyn
Ecco alcuni esempi concreti di come potete usare journey ed eventi PMS per arricchire le interazioni con i vostri ospiti:
1. Invio di conferme di prenotazione
Inviate automaticamente un messaggio WhatsApp agli ospiti per confermare la prenotazione, con tutti i dettagli utili come date, numero di prenotazione e contatti.
// Esempio di flusso: Conferma prenotazione Trigger: Prenotazione creata nel PMS Azione: Invia template WhatsApp Messaggio: "Gentile [Nome ospite], il suo soggiorno da noi dal [Arrivo] al [Partenza] è confermato!"
2. Offerte e sconti speciali
Inviate offerte o sconti speciali agli ospiti che hanno mostrato interesse in una newsletter precedente toccando uno dei suoi pulsanti.
// Esempio di flusso: Offerta speciale Pubblico: Lista "Interessati spa" (compilata da un pulsante del journey) Azione: Invia template WhatsApp Messaggio: "Gentile [Nome ospite], grazie per l'interesse per la nostra spa! Ecco un'offerta speciale riservata a lei: [Dettagli offerta]. Non se la lasci sfuggire!"
3. Promemoria e follow-up
Utilizzate gli eventi PMS per ricordare agli ospiti il loro arrivo imminente, oppure per scrivere loro dopo il check-out con un ringraziamento e la richiesta di una recensione.
// Esempio di flusso: Promemoria arrivo Trigger: 1 giorno prima dell'arrivo (evento PMS) Azione: Invia template WhatsApp Messaggio: "Gentile [Nome ospite], le ricordiamo che domani saremo felici di accoglierla. Il check-in è disponibile dalle 15. A presto!"
4. Accesso anticipato esclusivo
Informate i vostri ospiti più fedeli dell'accesso anticipato a nuovi pacchetti, offerte o eventi.
// Esempio di flusso: Annuncio accesso anticipato Pubblico: Segmento "Livello fedeltà = gold" Azione: Invia template WhatsApp Messaggio: "Gentile [Nome ospite], in quanto nostro ospite affezionato, ha accesso in anteprima ai nostri nuovi pacchetti invernali! Prenoti prima di tutti: [Link]."
Perché scegliere journey ed eventi PMS?
Journey ed eventi PMS eliminano il lavoro manuale dalla gestione del rapporto con gli ospiti, permettendovi di ampliare la portata delle vostre comunicazioni mantenendo al tempo stesso un tono personale. Automatizzando questi processi, assicurate ai vostri ospiti il messaggio giusto al momento giusto, migliorando sia il coinvolgimento sia i tassi di conversione.
Iniziate oggi con l'automazione WhatsApp
Pronti a portare le vostre newsletter WhatsApp a un livello superiore? Registratevi su chatlyn e iniziate a esplorare le possibilità offerte da journey ed eventi PMS. Che si tratti di conferme di prenotazione, offerte personalizzate o aggiornamenti regolari per mantenere vivo il rapporto con gli ospiti, vi aiutano ad automatizzare e ottimizzare le vostre strategie di comunicazione.
Guardate il nostro tutorial su YouTube
Per una guida visiva su come configurare la vostra newsletter WhatsApp, guardate il nostro tutorial passo dopo passo su YouTube:
Scegliere uno strumento per la newsletter WhatsApp
Una newsletter su WhatsApp richiede più di una semplice lista broadcast. Lo strumento che la gestisce deve occuparsi di quattro aspetti: consensi registrati e rispettati, template di messaggio approvati da Meta, segmentazione basata sui dati reali della clientela e statistiche che mostrino aperture e risposte per ogni campagna. Le piattaforme di email marketing non coprono nulla di tutto questo per WhatsApp, e le sole librerie di template si fermano al testo del messaggio.
Lo strumento per newsletter WhatsApp di chatlyn gestisce l'intero ciclo: liste di ospiti che hanno dato il consenso, invio dei template a Meta per l'approvazione, segmenti di pubblico creati dai dati del vostro PMS e stato di consegna e lettura di ogni messaggio. Le risposte arrivano nella stessa casella in cui il vostro team lavora già ogni giorno.
Conclusione
Creare una newsletter WhatsApp con chatlyn non significa soltanto inviare messaggi. Significa costruire relazioni significative e durature con i vostri clienti. Grazie a journey, eventi PMS e allo strumento per newsletter WhatsApp, ogni interazione sarà tempestiva, pertinente e capace di lasciare il segno.
Pronti a iniziare? Registratevi su chatlyn oggi stesso e compite il primo passo verso una comunicazione con i clienti davvero efficace.
Se avete bisogno di supporto nella configurazione dei vostri flussi di lavoro o desiderate approfondire con ulteriori esempi, il nostro team è a vostra disposizione. Prenotate una consulenza e costruiamo insieme la vostra strategia.
