WhatsApp-Newsletter ermöglichen es Unternehmen, direkt mit Kundinnen und Kunden in Kontakt zu treten. Mit chatlyn richten Sie einen WhatsApp-Newsletter unkompliziert und wirkungsvoll ein. Diese Anleitung führt Sie durch jeden Schritt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer WhatsApp-Newsletter-Vorlage
Schritt 1: WhatsApp Business Account erstellen
Zu Beginn benötigen Sie ein WhatsApp Business Account für die WhatsApp Business API, also die Version, die Meta für Unternehmen bereitstellt, die mit vielen Kundinnen und Kunden kommunizieren. Damit verwalten Sie Kundeninteraktionen professionell und erhalten Zugang zu den erweiterten Funktionen, die Sie für Ihren Newsletter brauchen, etwa freigegebene Nachrichtenvorlagen.
1.1 Meta-Unternehmensdaten und Telefonnummer vorbereiten
Sie benötigen ein Meta-Unternehmensportfolio mit Administratorzugang, Ihre Unternehmensdaten für die Verifizierung (rechtlicher Name, Adresse und eine funktionierende Website) sowie eine Telefonnummer, die eine Verifizierungs-SMS oder einen Anruf empfangen kann. Die Nummer darf bei keinem WhatsApp-Konto registriert sein: Läuft sie derzeit in der WhatsApp- oder WhatsApp-Business-App, melden Sie sie dort zuerst ab. Nach der Verbindung mit der API funktioniert die Nummer nur noch über Ihre Messaging-Plattform, nicht mehr in der App.
1.2 Unternehmensprofil einrichten
Tragen Sie Ihre Unternehmensdaten wie Name, Beschreibung, Adresse, Website und Kontaktinformationen ein. So erkennen Ihre Kundinnen und Kunden Ihr Unternehmen wieder, wenn sie Ihre Newsletter erhalten. In chatlyn bearbeiten Sie dieses Profil direkt in den Einstellungen des WhatsApp-Posteingangs.
Schritt 2: WhatsApp mit chatlyn verbinden
Die Anbindung an chatlyn ermöglicht es Ihnen, Ihre WhatsApp-Newsletter effizient zu automatisieren und zu verwalten.
2.1 chatlyn-Account anlegen
Falls noch nicht geschehen, legen Sie einen chatlyn-Account an. Unser Team hilft Ihnen, die passende Einrichtung für Ihr Haus zu wählen.
2.2 WhatsApp mit chatlyn verbinden
Legen Sie in chatlyn einen WhatsApp-Posteingang an und geben Sie Ihre Telefonnummer ein. Es öffnet sich die Anmeldung von 360dialog, dem von Meta zugelassenen Partner, über den chatlyn WhatsApp anbindet. Dort schließen Sie die Schritte bei Meta ab. Danach kehren Sie zu chatlyn zurück und weisen Ihr Team zu. Damit nutzen Sie die Funktionen von chatlyn wie Vorlagen, Journeys und das Zustellprotokoll gemeinsam mit WhatsApp.
Schritt 3: Zielgruppe aufbauen
Bevor Sie Newsletter versenden, bauen Sie eine Liste von Abonnentinnen und Abonnenten auf, die Ihren Updates zugestimmt haben.
3.1 Einwilligungen von Abonnenten einholen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Kundinnen und Kunden dem Empfang von Nachrichten über WhatsApp zugestimmt haben. Nutzen Sie Anmeldeformulare, Pop-ups oder QR-Codes auf Ihrer Website, um Telefonnummern zu erfassen.
3.2 Zielgruppe segmentieren
Nutzen Sie die Segmente von chatlyn, um Ihre Zielgruppe nach Sprache, Aufenthaltsdaten (etwa Gäste, die in den nächsten Tagen anreisen oder kürzlich abgereist sind) oder eigenen Merkmalen wie der Treuestufe zu gruppieren. So versenden Sie gezieltere und relevantere Newsletter.
Schritt 4: Newsletter-Inhalte erstellen
Jetzt ist es an der Zeit, die Nachricht zu gestalten, die an Ihre Abonnentinnen und Abonnenten geht.
4.1 Inhaltsart wählen
Entscheiden Sie, welche Art von Inhalt Sie aufnehmen möchten: Sonderangebote, Produktneuheiten, Anleitungen und so weiter. Halten Sie den Inhalt kurz und ansprechend.
4.2 Nachricht gestalten
Gestalten Sie Ihre Nachricht in chatlyn mit dem WhatsApp-Vorlagen-Builder. Sie können Text, Bilder, Videos und Buttons (etwa Call-to-Action-Buttons) hinzufügen, um Ihren Newsletter interaktiv zu machen.
4.3 Testnachricht senden
Bevor Sie Ihren Newsletter versenden, schicken Sie eine echte Testnachricht aus chatlyn an Ihr eigenes Smartphone. So prüfen Sie, wie die Nachricht aussieht, ob alle Variablen befüllt sind und ob jeder Button funktioniert. Denken Sie daran, dass Meta eine Marketing-Vorlage vor dem Versand freigeben muss. Das dauert meist Minuten bis Stunden, planen Sie also etwas Puffer ein.
Schritt 5: Newsletter planen und versenden
Sobald Ihre Nachricht fertig ist, ist es Zeit, sie zu versenden.
5.1 Broadcast planen
In chatlyn können Sie Ihren Newsletter planen, sodass er zum optimalen Zeitpunkt für Ihre Zielgruppe versendet wird. Wählen Sie den besten Zeitpunkt anhand der Interaktionsmuster Ihrer Zielgruppe.
5.2 Zustellung und Interaktion beobachten
Nach dem Versand verfolgen Sie Ihren Newsletter im Zustellprotokoll von chatlyn, das für jede Nachricht zeigt, ob sie gesendet, zugestellt und gelesen wurde oder warum sie fehlgeschlagen ist. Antworten landen in Ihrem Posteingang, und wenn Sie eine Journey mit aktiviertem UTM-Tracking versenden, werden Linkklicks pro Nachricht gezählt.
Schritt 6: Analysieren und optimieren
Kontinuierliche Verbesserung ist der Schlüssel zu erfolgreichen WhatsApp-Newslettern.
6.1 Leistungskennzahlen prüfen
Nutzen Sie das Zustellprotokoll, die Linkklicks und die Antworten in Ihrem Posteingang, um die Leistung Ihres Newsletters zu prüfen. Erkennen Sie, was gut funktioniert hat, und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
6.2 Künftige Kampagnen optimieren
Verfeinern Sie auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse Inhalt, Segmentierung und Versandzeitpunkte für künftige Newsletter. Aktualisieren Sie Ihre Strategie regelmäßig, um maximale Interaktion sicherzustellen.
Beispiele für WhatsApp-Newsletter - Praxisbeispiele und Case Studies
Damit Sie diese Schritte wirkungsvoll umsetzen können, finden Sie hier einige Praxisbeispiele von Hotels, die chatlyn nutzen:
- Beispiel 1: Das Spa Resort Geinberg erreicht eine Öffnungsrate von 95 % mit WhatsApp-Kampagnen, die ein Bild, einen kurzen Text und einen direkten Buchungsbutton verbinden.
- Beispiel 2: Die WhatsApp-Newsletter der IMLAUER Gruppe zu saisonalen Angeboten, Restauranterlebnissen und Leistungen im Haus erreichen eine Öffnungsrate von 93 %.
- Beispiel 3: Die WhatsApp-Kampagnen des Hotel Enzian Obertauern steigerten die Restaurantreservierungen um 38 %.
Mehr aus Ihrem WhatsApp-Newsletter mit den Journeys von chatlyn
Um die Wirkung Ihrer WhatsApp-Newsletter wirklich auszuschöpfen, sollten Sie die Journeys und PMS-Events von chatlyn nutzen. Damit automatisieren Sie verschiedene Aspekte Ihrer Marketingstrategie und sorgen für rechtzeitige und personalisierte Kommunikation mit Ihren Gästen.
Was sind Journeys und PMS-Events?
Die Journeys von chatlyn sind mehrstufige WhatsApp-Abläufe, durch die Gäste per Tipp auf Buttons gehen, und PMS-Events senden zu einem festgelegten Zeitpunkt jedes Aufenthalts eine Vorlage, gesteuert von Ihrem PMS. Ob Follow-up-Nachrichten, Erinnerungen oder personalisierte Angebote: So ist Ihre Kommunikation immer relevant und rechtzeitig.
Wie Journeys Ihren WhatsApp-Newsletter verbessern
- Personalisierte Follow-ups: Tippt ein Gast auf einen Button wie "Mehr zum Spa", kann die Journey ihn einer Liste hinzufügen. So erreicht Ihr nächster Newsletter zu diesem Thema genau die Gäste, die danach gefragt haben.
- Ausgelöste Kampagnen: Richten Sie PMS-Events für Momente des Aufenthalts ein, etwa eine neue Buchung, die Anreise oder den Check-out, um gezielte WhatsApp-Nachrichten zu versenden.
- Geplante Updates: Nutzen Sie PMS-Events für Buchungsbestätigungen und Erinnerungen und planen Sie Broadcasts für Sonderangebote, ganz ohne manuellen Aufwand.
Echte Beispiele für WhatsApp-Automatisierung mit chatlyn
Hier finden Sie einige praktische Beispiele, wie Sie Journeys und PMS-Events nutzen können, um die Interaktion mit Ihren Gästen zu verbessern:
1. Buchungsbestätigungen versenden
Versenden Sie automatisch eine WhatsApp-Nachricht, die Ihren Gästen die Buchung bestätigt, samt aller relevanten Details wie Datum, Buchungsnummer und Kontaktinformationen.
// Beispiel-Workflow: Buchungsbestätigung Trigger: Buchung im PMS angelegt Aktion: WhatsApp-Vorlage senden Nachricht: "Hallo [Name des Gastes], Ihr Aufenthalt bei uns von [Anreise] bis [Abreise] ist bestätigt!"
2. Sonderrabatte anbieten
Senden Sie Sonderangebote oder Rabatte an Gäste, die in einem früheren Newsletter durch einen Tipp auf einen Button Interesse gezeigt haben.
// Beispiel-Workflow: Sonderangebot Zielgruppe: Liste "Spa-Interessenten" (befüllt über einen Journey-Button) Aktion: WhatsApp-Vorlage senden Nachricht: "Hallo [Name des Gastes], danke für Ihr Interesse an unserem Spa! Hier ist ein Sonderangebot nur für Sie: [Angebotsdetails]. Verpassen Sie es nicht!"
3. Erinnerungen und Follow-ups versenden
Nutzen Sie PMS-Events, um Ihre Gäste an ihre bevorstehende Anreise zu erinnern oder ihnen nach dem Check-out mit einem Dankeschön und der Bitte um eine Bewertung zu schreiben.
// Beispiel-Workflow: Erinnerung an die Anreise Trigger: 1 Tag vor der Anreise (PMS-Event) Aktion: WhatsApp-Vorlage senden Nachricht: "Hallo [Name des Gastes], wir freuen uns, Sie morgen bei uns begrüßen zu dürfen. Der Check-in ist ab 15 Uhr möglich. Bis bald!"
4. Exklusiven Vorab-Zugang ankündigen
Informieren Sie Ihre treuesten Gäste über den Vorab-Zugang zu neuen Paketen, Angeboten oder Veranstaltungen.
// Beispiel-Workflow: Ankündigung Vorab-Zugang Zielgruppe: Segment "Treuestufe = Gold" Aktion: WhatsApp-Vorlage senden Nachricht: "Hallo [Name des Gastes], als einer unserer geschätzten Gäste erhalten Sie Vorab-Zugang zu unseren neuen Winterpaketen! Buchen Sie vor allen anderen: [Link]."
Warum Journeys und PMS-Events nutzen?
Journeys und PMS-Events nehmen Ihnen die manuelle Arbeit bei der Gästekommunikation ab und ermöglichen es Ihnen, Ihre Aktivitäten zu skalieren und dabei den persönlichen Bezug zu wahren. Durch die Automatisierung dieser Prozesse stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste die richtigen Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt erhalten, und verbessern so sowohl die Interaktion als auch die Konversionsraten.
Starten Sie noch heute mit der WhatsApp-Automatisierung
Möchten Sie Ihre WhatsApp-Newsletter auf die nächste Stufe heben? Registrieren Sie sich für chatlyn und entdecken Sie die Möglichkeiten der Journeys und PMS-Events. Ob Sie Buchungsbestätigungen versenden, personalisierte Rabatte anbieten oder Ihre Gäste mit regelmäßigen Updates binden: Sie helfen Ihnen, Ihre Kommunikationsstrategien zu automatisieren und zu optimieren.
Sehen Sie sich unser YouTube-Tutorial an
Eine visuelle Anleitung zur Einrichtung Ihres WhatsApp-Newsletters finden Sie in unserem Schritt-für-Schritt-Tutorial auf YouTube:
Das passende WhatsApp-Newsletter-Tool wählen
Ein Newsletter über WhatsApp braucht mehr als eine Broadcast-Liste. Das Tool dahinter muss vier Dinge leisten: Einwilligungen erfassen und einhalten, von Meta freigegebene Nachrichtenvorlagen verwalten, Segmente auf Basis echter Gästedaten bilden und Analysen liefern, die Öffnungen und Antworten pro Kampagne zeigen. E-Mail-Plattformen decken davon für WhatsApp nichts ab, reine Vorlagenbibliotheken nur die Nachricht selbst.
Das WhatsApp-Newsletter-Tool von chatlyn deckt den gesamten Ablauf ab: Listen von Gästen, die eingewilligt haben, Einreichung der Vorlagen bei Meta, Zielgruppensegmente aus Ihren PMS-Daten sowie Zustell- und Lesestatus für jede Nachricht. Antworten landen im selben Posteingang, den Ihr Team bereits bearbeitet.
Fazit
Bei einem WhatsApp-Newsletter mit chatlyn geht es nicht nur darum, Nachrichten zu versenden. Es geht darum, bedeutungsvolle, dauerhafte Beziehungen zu Ihren Kundinnen und Kunden aufzubauen. Mit Journeys, PMS-Events und dem WhatsApp-Newsletter-Tool stellen Sie sicher, dass jede Interaktion rechtzeitig, relevant und wirkungsvoll ist.
Bereit zum Start? Registrieren Sie sich für chatlyn noch heute und machen Sie den ersten Schritt, um Ihre Strategie zur Kundeninteraktion zu verändern.
Wenn Sie Hilfe beim Einrichten Ihrer Workflows benötigen oder weitere Beispiele sehen möchten, unterstützt Sie unser Support-Team gerne. Buchen Sie eine Beratung und lassen Sie uns gemeinsam etwas Großartiges schaffen!
