¿Qué es la tarifa diaria por asistente (DDR)?
La tarifa diaria por asistente (day delegate rate, DDR) es el precio por persona que cobra un hotel o un centro de congresos por una jornada de reunión, y que agrupa en una sola cifra la sala, el equipo audiovisual básico, las pausas para el café y la comida. El organizador multiplica la DDR por el número de asistentes para saber lo que cuesta el día.
¿Qué incluye una tarifa diaria por asistente?
La DDR cubre lo esencial de una jornada completa de reunión. Lo que incluye depende del espacio, pero un paquete típico contiene:
- Alquiler de la sala principal durante el día, normalmente unas ocho horas
- Equipo audiovisual básico: proyector o pantalla, rotafolio y wifi
- Agua, blocs de notas y bolígrafos en las mesas
- Café de bienvenida y una pausa a media mañana y otra por la tarde
- Comida, en formato bufé, almuerzo de trabajo o menú cerrado
Normalmente no incluye: audiovisuales adicionales y técnicos, salas de trabajo en grupo, cena, bebidas después de la reunión, aparcamiento ni habitaciones. Muchos espacios fijan además un número mínimo de asistentes para aplicar la DDR y, por debajo, cobran la sala aparte.
Ejemplo de DDR
Una empresa reserva un taller de un día para 40 asistentes con una DDR de 75 €. El presupuesto de la jornada es 40 × 75 € = 3.000 €. Si el grupo añade una sala de trabajo para la tarde o una cena en el restaurante del hotel, se suman al presupuesto con su propio precio.
DDR frente a tarifa de 24 horas por asistente
La tarifa de 24 horas por asistente (también llamada tarifa residencial o con pernoctación) añade a la DDR la habitación, la cena y el desayuno, para quienes se quedan a dormir en un congreso de varios días. En Norteamérica, el precio equivalente con todo incluido se suele llamar paquete completo de reuniones (CMP).
¿En qué se diferencia la DDR de otras formas de cotizar eventos y reuniones?
La gran diferencia es que la DDR lo incluye todo. Otros modelos cobran por separado el alquiler del espacio, el catering y el equipo. La DDR reúne estos costes en una tarifa única y transparente por persona, con lo que el organizador tiene un presupuesto previsible y le resulta más fácil comparar espacios. Al hotel le permite vender juntos los espacios de reunión y la restauración, y preparar presupuestos con rapidez. Los revenue managers suelen variar la DDR según el día de la semana y la temporada, igual que hacen con las tarifas de habitación.
Solicitudes de DDR y preguntas de los asistentes
El negocio de reuniones se gana a menudo por rapidez: el organizador que pide presupuesto de DDR a tres espacios suele reservar con quien le da primero una respuesta completa y clara. Estas solicitudes llegan por email, por el chat web y por WhatsApp, y compiten por la atención del equipo con todos los demás mensajes de los huéspedes. En la bandeja de entrada de mensajería con huéspedes de chatlyn, llegan a un único lugar y se pueden asignar a la persona que lleva los eventos, con notas internas para que nadie envíe dos presupuestos. En el chat web, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram y las bandejas de Booking.com de nueva creación, la IA responde a las primeras preguntas (tamaño de las salas, aparcamiento, cómo llegar) con la información que le ha dado el hotel y pasa la petición de presupuesto a su equipo; en el email, redacta respuestas para que el equipo las envíe.
El mismo día, un código QR en el cartel de bienvenida abre un chat de WhatsApp en el que los asistentes piden la contraseña del wifi, el horario de la comida o un taxi sin hacer cola en recepción. Descubra cómo los directores generales usan chatlyn y encuentre más formas de aumentar los ingresos por reuniones y eventos en nuestras ideas para generar ingresos en el hotel.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa DDR en hotelería?
DDR son las siglas de day delegate rate, la tarifa diaria por asistente: el precio por persona que cobra un hotel por una jornada de reunión, con la sala, los audiovisuales básicos, las pausas y la comida.
¿Qué incluye una tarifa diaria por asistente?
Normalmente la sala para todo el día, proyector o pantalla, wifi, material de escritura, agua, café de bienvenida, dos pausas para el café y la comida. Las salas de trabajo en grupo, la cena y las habitaciones suelen ir aparte.
¿Cómo se calcula una tarifa diaria por asistente?
El espacio indica un precio por persona y el organizador lo multiplica por el número de asistentes. Por ejemplo, 40 asistentes a 75 € cada uno suponen 3.000 € por la jornada.
¿Qué diferencia hay entre la DDR y la tarifa de 24 horas?
La DDR cubre solo una reunión de día. La tarifa de 24 horas por asistente añade habitación, cena y desayuno para quienes asisten a un congreso de más de un día.
