Qu’est-ce que le forfait journée d’étude (DDR) ?
Le forfait journée d’étude (day delegate rate, DDR) est le prix par personne qu’un hôtel ou un centre de congrès facture pour une journée de réunion. Il regroupe en un seul montant la salle, le matériel audiovisuel de base, les pauses-café et le déjeuner. L’organisateur multiplie le DDR par le nombre de participants pour connaître le coût de la journée.
Que comprend un forfait journée d’étude ?
Le DDR couvre l’essentiel d’une journée complète de réunion. Son contenu varie selon le lieu, mais un forfait type comprend :
- La location de la salle plénière pour la journée, généralement autour de huit heures
- Le matériel audiovisuel de base : vidéoprojecteur ou écran, paperboard et wifi
- De l’eau, des blocs-notes et des stylos sur les tables
- Un café d’accueil, une pause en milieu de matinée et une autre l’après-midi
- Le déjeuner, sous forme de buffet, de déjeuner de travail ou de menu servi
Ne sont généralement pas compris : l’audiovisuel supplémentaire et les techniciens, les salles de sous-commission, le dîner, les boissons après la réunion, le parking et les chambres. De nombreux lieux fixent aussi un nombre minimum de participants pour appliquer le DDR et, en dessous, facturent la salle à part.
Exemple de DDR
Une entreprise réserve un atelier d’une journée pour 40 participants avec un DDR de 75 €. Le devis de la journée s’élève à 40 × 75 € = 3 000 €. Si le groupe ajoute une salle de sous-commission l’après-midi ou un dîner au restaurant de l’hôtel, ces prestations s’ajoutent au devis à leur propre prix.
DDR et forfait résidentiel
Le forfait résidentiel (24-hour delegate rate, aussi appelé forfait séminaire résidentiel) ajoute au DDR la chambre, le dîner et le petit-déjeuner, pour les participants qui passent la nuit sur place lors d’un congrès de plusieurs jours. En Amérique du Nord, le prix équivalent tout compris s’appelle souvent forfait séminaire complet (CMP).
En quoi le DDR diffère-t-il des autres modes de tarification des événements et des réunions ?
La grande différence, c’est que le DDR est tout compris. D’autres modèles facturent séparément la location de l’espace, la restauration et le matériel. Le DDR réunit ces coûts dans un tarif unique et transparent par personne : l’organisateur dispose d’un budget prévisible et compare plus facilement les lieux. Pour l’hôtel, il permet de vendre ensemble les espaces de réunion et la restauration, et de préparer des devis rapidement. Les revenue managers font généralement varier le DDR selon le jour de la semaine et la saison, comme ils le font pour les tarifs des chambres.
Demandes de DDR et questions des participants
Le marché des séminaires se gagne souvent sur la rapidité : l’organisateur qui demande un devis DDR à trois lieux réserve généralement chez celui qui lui envoie le premier une réponse complète et claire. Ces demandes arrivent par e-mail, par le chat web et par WhatsApp, et se disputent l’attention de l’équipe avec tous les autres messages des clients. Dans la boîte de réception de messagerie client de chatlyn, elles arrivent au même endroit et peuvent être attribuées à la personne chargée des événements, avec des notes internes pour que personne n’envoie deux devis. Sur le chat web, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram et les boîtes de réception Booking.com nouvellement créées, l’IA répond aux premières questions (taille des salles, parking, accès) à partir des informations fournies par l’hôtel et transmet la demande de devis à votre équipe ; pour l’e-mail, elle rédige des brouillons de réponse que l’équipe envoie.
Le jour J, un QR code sur le panneau d’accueil ouvre une conversation WhatsApp dans laquelle les participants demandent le mot de passe du wifi, l’heure du déjeuner ou un taxi sans faire la queue à la réception. Découvrez comment les directeurs d’hôtel utilisent chatlyn et trouvez d’autres façons de développer vos revenus séminaires et événements dans nos idées pour générer des revenus à l’hôtel.
Questions fréquentes
Que signifie DDR dans l’hôtellerie ?
DDR est l’abréviation de day delegate rate, le forfait journée d’étude : le prix par personne qu’un hôtel facture pour une journée de réunion, avec la salle, l’audiovisuel de base, les pauses et le déjeuner.
Que comprend un forfait journée d’étude ?
Généralement la salle pour la journée, un vidéoprojecteur ou un écran, le wifi, de quoi écrire, de l’eau, un café d’accueil, deux pauses-café et le déjeuner. Les salles de sous-commission, le dîner et les chambres sont le plus souvent en supplément.
Comment calcule-t-on un forfait journée d’étude ?
Le lieu indique un prix par personne, que l’organisateur multiplie par le nombre de participants. Par exemple, 40 participants à 75 € chacun reviennent à 3 000 € pour la journée.
Quelle différence entre le DDR et le forfait résidentiel ?
Le DDR ne couvre qu’une réunion à la journée. Le forfait résidentiel ajoute la chambre, le dîner et le petit-déjeuner pour les participants à un congrès de plus d’une journée.
