El equipo de reservas compartido empieza el día con tres buzones, tres extranets y un móvil de WhatsApp por hotel.
Relación con los huéspedes para clústeres hoteleros, donde cada hotel sigue siendo él mismo
Los clústeres hoteleros son varios hoteles de una misma ciudad o región bajo una sola dirección de clúster, con funciones compartidas, como un director de clúster o un equipo de reservas, y equipos ajustados en cada hotel. chatlyn, el GRM con IA nativa, conecta cada hotel a su propio PMS, guarda sus reservas y conversaciones en perfiles de cliente y deja lo rutinario a la IA.
- Cada hotel conserva su número, su PMS y su tono
- La IA quita lo rutinario a los equipos ajustados
- Un solo contrato, según el total de habitaciones
Best Chatbot Solution Provider Ganador en 2024 · Nominado en 2025 y 2026 Presente en más de 100.000 habitaciones de hotel en todo el mundo
Tres hoteles, pocas personas. Y cada cliente recibe respuesta.
En un clúster, el equipo de reservas, el director y a veces revenue trabajan para varios hoteles, mientras cada hotel funciona con un equipo ajustado. Este es un día en tres hoteles de la misma ciudad.
En cada hotel, la IA respondió las preguntas rutinarias de la noche. Lo que queda espera con un responsable.
El director del clúster pregunta a cada hotel qué queda pendiente. Tres llamadas, tres respuestas distintas.
La vista de Manager de cada hotel muestra lo pendiente, las conversaciones en riesgo y quién lleva qué.
Mediodía en el hotel más pequeño: una persona en recepción, el teléfono sonando y un WhatsApp sobre el aparcamiento.
La IA responde a la pregunta del aparcamiento en unos 3 segundos, con la información de ese hotel.
Un mensaje de Booking.com para el segundo hotel espera en su extranet. Nadie de turno lo revisa.
Los mensajes de Booking.com llegan a la bandeja de ese hotel y se ponen en ámbar antes de llegar tarde.
Sale una respuesta con el tono del hotel hermano y con sus horarios de desayuno.
Cada hotel responde desde su propio número, con sus datos y su propio tono.
Turno de noche en tres hoteles: un recepcionista en cada uno y cada mensajería en un móvil distinto.
La IA cubre lo rutinario por la noche y pasa el resto al equipo del hotel, con toda la conversación.
Funciones compartidas repartidas entre hoteles, equipos ajustados desbordados por la rutina y nadie seguro de quién lleva qué.
Cada hotel responde con su propia voz, lo rutinario está resuelto y cada equipo sabe quién se ocupa de qué.
Equipos ajustados en cada hotel, sin la carga de lo rutinario
En un clúster, quienes atienden a los clientes son pocos, y algunos se ocupan de más de un hotel. chatlyn da a cada hotel su propia cuenta conectada a su PMS, quita lo rutinario al equipo y mantiene a la vista cada responsabilidad.
La IA se encarga de lo rutinario, y un equipo pequeño llega a todo
En WhatsApp y en el chat web, la IA responde sobre aparcamiento, desayuno, cómo llegar y horarios en unos 3 segundos, en el idioma del cliente y a cualquier hora. Un hotel con dos personas en recepción ya no pierde la hora de comer con las mismas cinco preguntas.
Lo que necesita a una persona pasa al momento al equipo de ese hotel, traducido y con toda la conversación. La IA nunca reserva ni modifica una reserva: guía al motor de reservas o pasa la conversación al equipo. En el correo redacta un borrador y su equipo lo envía.
En la web de Geinberg, la IA responde sobre horarios, precios, ofertas y cómo llegar, de día y de noche, en el idioma del cliente. Solo el 14% de las preguntas, las que necesitan a una persona, llega al equipo.
Cada hotel conserva su número, sus datos y su tono
Cada hotel tiene su propia cuenta de chatlyn: su número de WhatsApp, su conexión con el PMS, sus documentos y páginas web para la IA, y su propia personalidad de IA y su tono. Quien escribe al hotel del casco antiguo recibe el aparcamiento y el horario del desayuno de ese hotel, nunca los del hotel hermano.
La IA vuelve a leer periódicamente las páginas de cada hotel. Cuando no está segura, la pregunta llega a la cola de revisión de ese hotel; en cuanto alguien aprueba la respuesta, la IA ya la sabe.
Un nombre, dos ciudades. En Viena y en Salzburgo, la IA del Hotel Sacher actúa como un primer concierge digital: responde lo rutinario y pasa las peticiones complejas al personal sin perder el nivel de servicio que esperan sus clientes.
Software para clústeres hoteleros que deja cada responsabilidad clara
En cada hotel, cada conversación tiene un responsable, un estado y notas internas para el relevo. Los objetivos de tiempo de respuesta por canal pasan una conversación de «en plazo» a «aviso» y a «vencida», para que nada se quede esperando porque todos pensaban que otro se ocupaba.
El rol de Manager muestra lo pendiente del hotel, las conversaciones en riesgo y la carga de cada compañero, sin acceso a la configuración. Los agentes son ilimitados, así que todos los que atienden a los clientes de un hotel tienen ahí su propio acceso.
Los equipos de IMLAUER en Salzburgo y Viena se pasaban el día entrando en sistemas separados. Con todos los canales en chatlyn, las conversaciones se asignan, se etiquetan y llevan notas, y un hilo de WhatsApp ya no desaparece con el cambio de turno.
La misma configuración, un hotel cada vez
Nuestro equipo de onboarding empieza por un hotel: conexión con el PMS, canales, información, tono y mensajes de WhatsApp que se activan al crear la reserva, antes de la llegada, el día del check-in y después de la salida. La mayoría de los hoteles está en marcha en 2 a 4 semanas.
El siguiente hotel recibe la misma configuración, con sus propios horarios, nombres y ofertas, sea cual sea su PMS. chatlyn lee reservas y estancias y nunca cambia nada en el PMS.
El mensaje previo a la llegada del Hotel Enzian confirma la estancia, presenta los restaurantes y comparte el programa de los días exactos del cliente. Casi todos lo abren.
Hoteles con equipos ajustados que responden a tiempo a cada cliente
Cifras que nuestros clientes midieron en sus propios hoteles.
Hoteles en dos ciudades cuyos equipos dedicaban parte del día a entrar en sistemas separados. Ahora todos los canales pasan por chatlyn, con responsables y notas internas.
Leer el caso de éxito
La IA responde sobre horarios, precios, ofertas y cómo llegar en la web a cualquier hora, y pasa el 14% de las preguntas al equipo.
Leer el caso de éxito
Un nombre en dos ciudades, con la IA como primer concierge digital y las peticiones complejas en manos del personal.
Varios hoteles, una dirección, sin límites difusos
Las preguntas que se hacen los directores de clúster antes de llevar una plataforma a cada hotel.
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Una cuenta propia por hotel
Cada hotel tiene su número de WhatsApp, su conexión con el PMS, su información, su tono y sus perfiles de cliente. Clientes, datos y conversaciones nunca se mezclan entre hoteles.
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Roles claros en cada hotel
Roles de agente, Manager y Admin por hotel. El Manager ve los paneles del equipo sin acceso a la configuración, y los agentes son ilimitados: todo el mundo tiene su acceso.
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Un solo contrato para el clúster
Un contrato cubre los hoteles incluidos, con un precio según su número total de habitaciones. Cada hotel sigue con su propia cuenta y su propio equipo.
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Hotel a hotel, en semanas
Nuestro equipo de onboarding configura cada hotel de la misma manera, sea cual sea su PMS. La mayoría de los hoteles está en marcha en 2 a 4 semanas.
Salzburgo y Viena, sin saltar de pestaña en pestaña: IMLAUER Hotels
IMLAUER gestiona hoteles en Salzburgo y Viena. El personal entraba cada día en sistemas separados, y una conversación iniciada en WhatsApp podía quedar oculta para el compañero del turno siguiente. Dos plataformas de chatbot habían resuelto el 6% de las consultas. Ahora todos los canales pasan por chatlyn, las conversaciones se asignan y llevan notas, y la IA, entrenada con las preguntas frecuentes, las guías de cada hotel y las cartas de IMLAUER, responde lo rutinario en varios idiomas a cualquier hora.
La implantación del chatbot con IA y de la plataforma omnicanal de chatlyn ha supuesto una transformación. Ha simplificado nuestra relación con los clientes y garantiza coherencia y calidad en nuestro servicio.
Daniela EderRooms Operations Manager, IMLAUER Hotel Pitter Salzburg Las ventas adicionales surgen en conversaciones, no en newsletters
Una newsletter es un mensaje al que nadie espera respuesta. En WhatsApp el cliente contesta, pregunta por el spa o por una mesa para esta noche, recibe la respuesta al momento y reserva. Descubra cuánto valen esas conversaciones en sus hoteles.
162 € por habitación, en 120 habitaciones
Una estimación, no una promesa. Parte de estancias de 2,5 noches y de que el 5% de quienes leen una oferta la reservan, un cálculo prudente: en WhatsApp, además, pueden preguntar antes. Las tasas de apertura proceden de Spa Resort Geinberg, cliente de chatlyn: 95% en WhatsApp frente a cerca del 20% en el email.
Prepare su presupuesto
Tres preguntas. Llegan directamente a la persona que preparará su presupuesto, así la primera conversación empieza por su caso y no por lo básico.
Ya casi está
Ya tenemos su configuración. Añada sus datos de contacto y le enviaremos un presupuesto a su medida.
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Decida quién responde a qué
Las funciones compartidas se difuminan enseguida. Deje por escrito qué peticiones atiende el equipo del hotel y cuáles pasan a reservas o al director del clúster, y haga visible quién es responsable.
Con chatlyn: un responsable por conversación, estados y notas internas en cada hotel.
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Dé a cada hotel su propio número y su voz
Los clientes reservan un hotel, no un clúster. Las respuestas deben llegar de ese hotel, con sus datos y su manera de expresarse.
Con chatlyn: una cuenta propia por hotel, con su número de WhatsApp, su personalidad de IA y su tono.
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Quite lo rutinario al equipo más pequeño
El hotel con menos personal nota cada pregunta repetida. El aparcamiento, el desayuno o cómo llegar no deberían necesitar a una persona.
Con chatlyn: la IA responde en WhatsApp y en el chat web en unos 3 segundos y pasa el resto al equipo.
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Fije los mismos objetivos para todos los hoteles
Acuerden en cuánto tiempo se responde en cada canal y compruébelo hotel a hotel, no con una ronda de llamadas.
Con chatlyn: objetivos de tiempo de respuesta por canal y los paneles del equipo del Manager en cada hotel.
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Envíe las respuestas antes que las preguntas
La hora de llegada, el aparcamiento y el wifi pueden llegar al cliente antes de que piense en preguntar. Cada mensaje enviado a tiempo es una llamada menos para una recepción con poco personal.
Con chatlyn: mensajes de WhatsApp activados por el PMS de cada hotel antes de la llegada y el día del check-in.
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Implántelo hotel a hotel
Empiece por el hotel con la mezcla típica de clientes y canales. Mídalo y lleve después la misma configuración al siguiente.
Con chatlyn: nuestro equipo de onboarding configura hotel a hotel, normalmente en 2 a 4 semanas cada uno.
Preguntas sobre el software para clústeres hoteleros.
Los clústeres hoteleros son varios hoteles de una misma ciudad o región bajo una sola dirección de clúster, a menudo una empresa de gestión o un franquiciado. Funciones como la dirección general del clúster, reservas o revenue se comparten entre los hoteles, mientras cada hotel mantiene un equipo ajustado en el establecimiento. chatlyn, el GRM con IA nativa, da a cada hotel sus propios perfiles de cliente, su bandeja de entrada y una IA para lo rutinario.
Debe dar a cada hotel lo que necesita un equipo ajustado: todos los canales en una bandeja de entrada, las estancias del cliente junto a cada mensaje, una IA para lo rutinario y un responsable claro para cada petición, sin mezclar los hoteles. chatlyn es esa capa de relación con los huéspedes. No es un PMS ni un sistema de revenue management: lee reservas y estancias del PMS de cada hotel y nunca cambia nada en él.
Cada hotel tiene su propia cuenta de chatlyn con su número de WhatsApp, su conexión con el PMS, su información, su bandeja de entrada y sus perfiles de cliente, de modo que clientes y datos nunca se mezclan. Los agentes son ilimitados, así que todos los que atienden un hotel tienen ahí su propio acceso; cada conversación tiene un responsable, y el Manager del hotel ve lo pendiente y la carga del equipo.
Sí. Cada hotel conecta su propio PMS, así que tener varios sistemas no es un obstáculo. chatlyn lee reservas y estancias para activar mensajes y crear perfiles de cliente, y nunca cambia nada en el PMS.
Los hoteles incluidos firman un solo contrato, con un precio según su número total de habitaciones. Hable con nosotros con la lista de sus hoteles y le preparamos un presupuesto.
Se empieza por un hotel. Nuestro equipo de onboarding conecta el PMS, configura los canales, carga la información y acuerda el tono con su equipo, y la mayoría de los hoteles está en marcha en 2 a 4 semanas. Después, el siguiente hotel sigue con la misma configuración.
Una sola plataforma para cada equipo, cada hotel y cada objetivo.
Por equipo
Por tipo de hotel
Lo que cada hotel de su clúster obtiene de chatlyn.
WhatsApp para hoteles
Un número por hotel para todo el equipo, de la reserva a la salida.
DescubrirCRM para hoteles
Perfiles de cliente con las estancias del PMS de cada hotel y todas las conversaciones.
DescubrirPrecios
Un solo contrato para el clúster, según el total de habitaciones.
Descubrir
Caso de éxito Spa Resort Geinberg
86% de las consultas del chat web, respondidas por la IA.
Leer la historiaEquipos ajustados, varios hoteles, cada cliente atendido.
Cuéntenos qué hoteles forman su clúster y qué PMS usa cada uno. Configuramos con usted el primer hotel y llevamos la misma configuración al siguiente.