Was ist eine Day Delegate Rate (DDR)?
Eine Day Delegate Rate (DDR), auf Deutsch meist Tagungspauschale, ist ein Preis pro Person, den ein Hotel oder Tagungszentrum für einen Seminar- oder Tagungstag verrechnet. Sie fasst Tagungsraum, technische Grundausstattung, Pausenverpflegung und Mittagessen in einem Betrag zusammen. Der Veranstalter multipliziert die DDR mit der Zahl der Teilnehmenden und kennt so die Kosten für den Tag.
Was ist in einer Day Delegate Rate enthalten?
Eine DDR deckt das Wesentliche eines ganzen Tagungstags ab. Die Leistungen unterscheiden sich je nach Haus, ein typisches Paket enthält aber:
- Miete des Haupttagungsraums für den Tag, meist rund acht Stunden
- Technische Grundausstattung: Beamer oder Bildschirm, Flipchart, WLAN
- Wasser, Schreibblöcke und Stifte auf den Tischen
- Begrüßungskaffee, eine Vormittags- und eine Nachmittagspause
- Mittagessen, als Buffet, Working Lunch oder Menü
Meist nicht enthalten: zusätzliche Technik und Techniker, Breakout-Räume, Abendessen, Getränke nach der Tagung, Parken und Übernachtungen. Viele Häuser legen außerdem eine Mindestteilnehmerzahl für die DDR fest und verrechnen darunter die Raummiete separat.
Beispiel für eine DDR
Ein Unternehmen bucht einen eintägigen Workshop für 40 Teilnehmende zu einer DDR von 75 €. Das Angebot für den Tag beträgt 40 × 75 € = 3.000 €. Bucht die Gruppe für den Nachmittag einen Breakout-Raum oder ein Abendessen im Hotelrestaurant dazu, kommen diese Leistungen zu ihrem eigenen Preis zum Angebot hinzu.
DDR und 24-Stunden-Tagungspauschale
Eine 24-Stunden-Tagungspauschale (24-hour delegate rate, auch Residential oder Overnight Delegate Rate) ergänzt die DDR um Zimmer, Abendessen und Frühstück, für Teilnehmende, die bei einer mehrtägigen Tagung übernachten. In Nordamerika heißt der entsprechende Pauschalpreis oft Complete Meeting Package (CMP).
Wie unterscheidet sich die Day Delegate Rate (DDR) von anderen Preisstrukturen für Veranstaltungen und Meetings?
Der wichtigste Unterschied: Eine DDR ist ein Pauschalpreis. Andere Preismodelle verrechnen Raummiete, Catering und Technik getrennt. Die DDR fasst diese Kosten in einer einzigen, transparenten Rate pro Person zusammen. Das macht das Budget für Veranstalter planbar und die Häuser leichter vergleichbar. Das Hotel verkauft damit Tagungsfläche und Gastronomie gemeinsam und kann Angebote rasch erstellen. Revenue Manager variieren die DDR meist nach Wochentag und Saison, so wie die Zimmerraten.
DDR-Anfragen und Fragen der Teilnehmenden
Tagungsgeschäft wird oft über Geschwindigkeit gewonnen: Ein Veranstalter, der drei Häuser um ein DDR-Angebot bittet, bucht meist bei dem, das zuerst vollständig und klar antwortet. Diese Anfragen kommen per E-Mail, über den Website-Chat und auf WhatsApp und konkurrieren mit allen anderen Gästenachrichten um die Aufmerksamkeit des Teams. In der Inbox für die Gästekommunikation von chatlyn landen sie an einem Ort und lassen sich der Person zuweisen, die Veranstaltungen betreut, mit internen Notizen, damit niemand doppelt anbietet. Im Website-Chat, auf WhatsApp, im Facebook Messenger, auf Instagram und in neu angelegten Booking.com-Inboxen beantwortet die KI die ersten Fragen (Raumgrößen, Parken, Anfahrt) auf Basis der Informationen, die das Hotel hinterlegt hat, und übergibt die Angebotsanfrage an Ihr Team; bei E-Mails entwirft sie Antworten, die das Team selbst versendet.
Am Tagungstag öffnet ein QR-Code auf dem Begrüßungsschild einen WhatsApp-Chat, in dem Teilnehmende nach dem WLAN-Passwort, den Essenszeiten oder einem Taxi fragen, ohne an der Rezeption anzustehen. Sehen Sie, wie die Hoteldirektion chatlyn nutzt, und finden Sie in unseren Ideen für mehr Hotelumsatz weitere Wege, die Umsätze aus Tagungen und Veranstaltungen zu steigern.
Häufige Fragen
Wofür steht DDR in der Hotellerie?
DDR steht für Day Delegate Rate, die Tagungspauschale: der Preis pro Person, den ein Hotel für einen Tagungstag verrechnet, inklusive Raum, technischer Grundausstattung, Pausenverpflegung und Mittagessen.
Was ist in einer Day Delegate Rate enthalten?
Meist der Tagungsraum für den ganzen Tag, Beamer oder Bildschirm, WLAN, Schreibmaterial, Wasser, Begrüßungskaffee, zwei Kaffeepausen und das Mittagessen. Breakout-Räume, Abendessen und Übernachtungen kosten in der Regel extra.
Wie wird eine Day Delegate Rate berechnet?
Das Haus nennt einen Preis pro Person, und der Veranstalter multipliziert ihn mit der Zahl der Teilnehmenden. 40 Teilnehmende zu je 75 € kosten zum Beispiel 3.000 € für den Tag.
Was ist der Unterschied zwischen einer DDR und einer 24-Stunden-Pauschale?
Eine DDR deckt nur einen Tagungstag ab. Eine 24-Stunden-Tagungspauschale ergänzt Übernachtung, Abendessen und Frühstück für Teilnehmende einer mehrtägigen Veranstaltung.
