Der Nachtportier übergibt einen Zettel: „Zimmer 12 will etwas, siehe WhatsApp.“
Für Front-Office-Teams 
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026
Das Front Office im Hotel, das jeden Gast kennt
Das Front Office im Hotel ist die Stelle, an der Gäste vor, während und nach dem Aufenthalt mit dem Haus in Kontakt sind: Rezeption, Reservierung, Concierge und Nachtportier. chatlyn, das AI-Native GRM, ist mit Ihrem PMS verbunden, bündelt Ihre Kanäle in einem Posteingang und zeigt neben jeder Nachricht die Buchungen und früheren Gespräche des Gastes. Die KI beantwortet die Routine, Ihr Team kümmert sich um den Gast.
- Alle Kanäle in einem Posteingang, mit klarer Zuständigkeit
- Aufenthalt und Verlauf des Gastes neben jeder Nachricht
- Die KI übernimmt die Routine, rund um die Uhr
4,9 auf Bewertungsplattformen
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026 Im Einsatz in über 100.000 Hotelzimmern weltweit
~85% der Routineanfragen übernimmt die KI im Hotel Enzian
86% der Webchat-Anfragen beantwortet die KI im Spa Resort Geinberg
54% weniger Zeit für Log-ins in einzelne Kanäle bei IMLAUER
< 5 Min. durchschnittliche Antwortzeit der Butler im St. Regis Le Morne
Eine Schicht im Front Office, zweimal erzählt
Sechs Kanäle, eine Rezeption. Nichts geht verloren.
Gäste schreiben auf dem Kanal, der gerade zur Hand ist, zu jeder Uhrzeit. Hier ein Tag an einer gut gebuchten Rezeption, von der Übergabe am Morgen bis zu den Anreisen am Abend.
Jede offene Anfrage steht in ihrem Gespräch, mit einer zuständigen Person und einer internen Notiz.
Eine Nachricht zur späten Anreise liegt im Booking.com-Extranet. Niemand öffnet es.
Booking.com-Nachrichten landen im selben Posteingang und werden gelb, bevor sie zu spät sind.
Jemand druckt die Anreiseliste aus und markiert die Stammgäste mit Kugelschreiber.
„Anreise heute“ ist eine Live-Liste aus Ihrem PMS, Stammgäste sind schon erkennbar.
Ein Gast schreibt auf Italienisch. Die Nachricht wartet auf die Kollegin, die es kann.
Die KI antwortet auf Italienisch. Übergibt sie, liest Ihr Team die Nachricht auf Deutsch.
Check-in-Stoßzeit. Das Telefon läutet: „Wie lautet das WLAN-Passwort?“
Die heutigen Anreisen hatten WLAN, Parken und Zeiten schon in der Morgennachricht.
Der Nachtdienst ist allein mit Telefon, E-Mail und drei Messengern.
Die KI beantwortet über Nacht die Routine und gibt nur weiter, was einen Menschen braucht.
Eine Schicht zwischen Apps, Listen und Telefon, und bei jeder Übergabe geht eine Anfrage verloren.
Ein Posteingang, eine zuständige Person pro Gast und ein Team mit Zeit für die Gäste an der Rezeption.
So arbeitet chatlyn für Ihr Front Office
Alles, was Ihre Rezeption braucht, an einem Ort
chatlyn ist darauf ausgelegt, wie ein Front Office tatsächlich läuft: Schichten, Übergaben, Anreisen und der Gast, der um Mitternacht schreibt. Ihr Team behält die Führung, die KI übernimmt die Fragen, für die es keinen Menschen braucht.
Ein Posteingang, klare Ziele 
Beispiel aus der Praxis IMLAUER Hotels 54% weniger Zeit für Log-ins Gästekommunikation ansehen
Alle Kanäle in einer Liste, sortiert nach Dringlichkeit
WhatsApp, E-Mail, Webchat, Booking.com, Messenger und Instagram kommen in einem Posteingang an. Jedes Gespräch hat eine zuständige Person und einen Status, der zeigt, wer am Zug ist.
Antwortzeit-Ziele pro Kanal färben ein Gespräch erst gelb, dann rot, bevor ein Gast zu lange wartet. Ihre Liste auf der Startseite zeigt genau, welche Gespräche jetzt Aufmerksamkeit brauchen.
Beispiel aus der Praxis IMLAUER Hotels 54% weniger Zeit für Log-ins IMLAUER hat alle Kanäle seiner Hotels in chatlyn gebündelt. Gespräche werden zugewiesen, gekennzeichnet und nachverfolgt, Kolleginnen und Kollegen hinterlassen interne Notizen, und das ständige Wechseln zwischen Tabs hat aufgehört.
Der Gast neben der Nachricht
Wissen, wer schreibt, bevor Sie antworten
Jedes Gespräch öffnet sich neben dem Profil des Gastes: kommende und vergangene Aufenthalte aus Ihrem PMS, Zimmerkategorie und jedes frühere Gespräch auf jedem Kanal.
Ihr Team begrüßt Stammgäste als Stammgäste, denkt an den Hochzeitstag, der in einer E-Mail erwähnt wurde, und fragt nie nach einer Buchungsnummer, die das System längst kennt.
Hotel-CRM ansehen KI für die Routine 
Beispiel aus der Praxis Hotel Enzian ~85% Routineanfragen durch die KI Hotel-Chatbot ansehen
Die KI beantwortet die Routine, Ihr Team den Rest
Auf WhatsApp und im Webchat beantwortet die KI Fragen zu Parkplatz, Frühstückszeiten oder Anfahrt in etwa 3 Sekunden, in der Sprache des Gastes und nur aus den Informationen Ihres Hauses.
Beschwerden, besondere Anlässe und alles, was sie nicht beantworten kann, gehen sofort an Ihr Team, übersetzt und mit dem ganzen Gespräch. Bei E-Mails schreibt die KI einen Entwurf, Ihr Team sendet.
Beispiel aus der Praxis Hotel Enzian ~85% Routineanfragen durch die KI Das Hotel Enzian hat die KI mit seinen Menüs, Veranstaltungen, der Hausordnung und Informationen zur Region trainiert. Sie ist die erste Anlaufstelle im Webchat und auf WhatsApp, und die Rezeption behält die persönlichen Wünsche.
Anreisen, erledigt vor dem Check-in 
Beispiel aus der Praxis Spa Resort Geinberg 86% der Webchat-Anfragen ohne Mitarbeitende Guest Journey Automatisierung ansehen
Anreiseinformationen, gesendet von Ihrem PMS
Bei einer neuen Buchung, vor der Anreise, am Anreisetag und nach der Abreise löst Ihr PMS selbst die passende WhatsApp-Nachricht aus: Zimmerzeiten, Parken, WLAN und Schnellantworten für die nächsten Fragen.
Die Listen für Anreise heute, Gäste im Haus und Abreise morgen erstellen sich aus dem PMS, niemand tippt sie in der Früh ab.
Beispiel aus der Praxis Spa Resort Geinberg 86% der Webchat-Anfragen ohne Mitarbeitende Am Anreisetag erhalten die Gäste von Geinberg eine Guten-Morgen-Nachricht mit Zimmerzeit, Öffnung der Therme, WLAN-Daten und Schnellantworten für Parken, Gepäckaufbewahrung und Kulinarik.
Echte Hotels, echte Ergebnisse
Front Offices, die jedem Gast gerecht werden
Zahlen, die unsere Kunden in ihren eigenen Häusern gemessen haben.
Obertauern, Österreich ~85% Routineanfragen durch die KI
Die KI ist die erste Anlaufstelle im Webchat und auf WhatsApp, die Rezeption hat Zeit für persönliche Wünsche.
Case Study lesen
Salzburg, Wien und Steiermark 54% weniger Zeit für Log-ins in Kanäle
Alle Kanäle in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, mit Zuweisungen, Labels und internen Notizen im Team.
Case Study lesen
Mauritius < 5 Min. durchschnittliche menschliche Antwortzeit, rund um die Uhr
30 Butler auf einer WhatsApp-Nummer, jede Nachricht nach Suite zugeordnet. Jede Antwort schreibt ein Mensch.
Case Study lesen Gemacht für den Alltag im Front Office
Gebaut für Schichtbetrieb, nicht für IT-Projekte
Die praktischen Fragen, die jede Front-Office-Leitung vor einem neuen System stellt.
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Jede und jeder bekommt einen Zugang
Die Zahl der Nutzer ist unbegrenzt: Rezeption, Nachtportier und Concierge arbeiten im selben Posteingang, jede Person mit eigenem Namen.
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An der Rezeption oder unterwegs
chatlyn läuft im Browser am Rezeptions-PC und in der mobilen App, so übernimmt der Duty Manager ein Gespräch von überall im Haus.
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Ihr PMS, für Sie verbunden
Unser Team richtet die Verbindung zu Ihrem PMS ein. chatlyn liest Buchungen und Aufenthalte und ändert in Ihrem PMS nie etwas.
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In wenigen Wochen live
Die meisten Hotels sind innerhalb von 2 bis 4 Wochen live. Das Onboarding richtet Kanäle, Wissen und Tonfall gemeinsam mit Ihrem Team ein.
Case Study Ein Arbeitsbereich für jedes Front Office bei IMLAUER Hotels
IMLAUER kam zu chatlyn, um einen Posteingang für seine Hotels in Salzburg, Wien und der Steiermark zu haben. Heute gehen Gespräche an die richtige Person im Team, werden gekennzeichnet und nachverfolgt, und die KI, trainiert mit den eigenen Unterlagen der Gruppe, beantwortet die Routine in mehreren Sprachen rund um die Uhr.
54% weniger Zeit für Log-ins in Kanäle
6% → 93% KI-Lösungsrate nach dem Wechsel
93% Öffnungsrate der WhatsApp-Newsletter
Der Einsatz von chatlyns KI-Chatbot und der Omnichannel-Plattform war ein Wendepunkt. Er hat unsere Gästeinteraktionen verschlankt und sorgt für Konsistenz und Qualität in unserem Service.
Daniela EderRooms Operations Manager, IMLAUER Hotel Pitter Salzburg -
Jeder Anfrage eine zuständige Person geben
Eine Nachricht, die allen gehört, gehört niemandem. Weisen Sie jedes Gespräch einer Person zu, auch wenn es bei Schichtende weitergereicht wird.
Mit chatlyn: eine zuständige Person pro Gespräch und Status, die zeigen, wer am Zug ist.
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Antwortzeit-Ziele pro Kanal festlegen
Auf WhatsApp erwarten Gäste eine Antwort in Minuten, eine E-Mail darf etwas länger warten. Vereinbaren Sie Ziele und machen Sie sie sichtbar.
Mit chatlyn: Antwortzeit-Ziele pro Kanal, die ein Gespräch erst gelb, dann rot färben.
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Schriftlich übergeben, nicht aus dem Gedächtnis
Die meisten verlorenen Anfragen gehen beim Schichtwechsel verloren. Notizen gehören in das Gespräch, um das es geht.
Mit chatlyn: interne Notizen in jedem Gespräch, für den Gast unsichtbar.
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Die Antworten vor den Fragen senden
Parken, WLAN, Anreisezeiten und Frühstückszeiten können vor der Anreise hinausgehen. Jede Nachricht, die zuerst kommt, ist ein Anruf weniger an der Rezeption.
Mit chatlyn: vom PMS ausgelöste WhatsApp-Nachrichten am Morgen der Anreise.
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Die Routine in der Nacht der KI überlassen
Nachtdienste sind knapp besetzt. Routinefragen sollten nicht bis zum Morgen warten oder den Nachtportier von der Rezeption wegholen.
Mit chatlyn: die KI antwortet auf WhatsApp und im Webchat rund um die Uhr und übergibt den Rest.
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Den Gast kennen, bevor Sie antworten
Eine Antwort, die den letzten Aufenthalt oder die letzte Nachricht übersieht, wirkt wie ein Callcenter. Erst schauen, dann antworten.
Mit chatlyn: das Gästeprofil mit Aufenthalten und Gesprächen öffnet sich neben jeder Nachricht.
Kunden 
Front Offices, die schnell antworten und jeden Gast kennen.
"Mit chatlyn erreichen wir eine Öffnungsrate von 95% auf WhatsApp. Unsere Gästekommunikation war noch nie so wirksam. Die Plattform ist zur zentralen Drehscheibe für alle unsere Häuser geworden."
"Gäste wollen sofort eine Antwort, und unsere KI beantwortet inzwischen 85% der Anfragen automatisch. Das entlastet unsere Rezeption enorm, sodass wir uns auf die persönlichen Momente konzentrieren können, die wirklich zählen."
"Unser Guest-Relations-Team erreicht heute Antwortzeiten unter 5 Minuten. Mit den Routing- und Workflow-Funktionen von chatlyn können sich unsere Butler auf wirklich individuelle Luxuserlebnisse konzentrieren."
"Die automatisierten Upselling-Kampagnen von chatlyn bringen jeden Monat messbaren Zusatzumsatz. Zimmer-Upgrades, Spa-Pakete, Tischreservierungen: Gäste schätzen die persönlichen Angebote."
"Mit chatlyn ist unsere Gästekommunikation effizienter und persönlicher geworden. Die schnelle, unkomplizierte Kommunikation hilft uns, auf die Wünsche unserer Gäste einzugehen und noch besseren Service zu bieten."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
World Travel Tech Awards Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026
FAQ
Fragen zum Front Office im Hotel.
Das Front Office ist der Bereich eines Hotels, der direkt mit Gästen arbeitet: Rezeption, Reservierung, Concierge und Nachtdienst. Es nutzt das PMS für Reservierungen und Abrechnung und eine Plattform für die Gästekommunikation, über die jede Nachricht vor, während und nach dem Aufenthalt läuft. chatlyn ist dieser zweite Teil: mit Ihrem PMS verbunden, mit allen Kanälen, dem Gästeverlauf und einer KI für Routinefragen an einem Ort.
chatlyn ist der Teil Ihrer Front-Office-Software, der Gästekommunikation und Gästedaten übernimmt. Ihr PMS ersetzt es nicht: chatlyn ist damit verbunden und liest Buchungen, Aufenthalte und Gästedaten, um Nachrichten auszulösen und Gästeprofile zu füllen. Reservierungen, Abrechnung und Zimmerverwaltung bleiben in Ihrem PMS, und chatlyn ändert dort nie etwas.
WhatsApp, E-Mail, Webchat, Booking.com, Messenger und Instagram, alle in einem Posteingang. SMS dient nur als einseitiger Ersatzweg für automatische Nachrichten, Gäste können darauf nicht antworten.
Nein. Die KI beantwortet Fragen aus den Informationen Ihres Hauses und führt Gäste zu Ihrer Buchungsmaschine. Buchungen, Änderungen und Stornierungen bleiben bei Ihrem Team und Ihrer Buchungsmaschine.
Jedes Gespräch hat eine zuständige Person, einen Status und interne Notizen, die nur Ihr Team sieht. Die nächste Schicht öffnet den Posteingang und sieht, was offen ist, was auf den Gast wartet und was kurz vor seinem Antwortzeit-Ziel steht.
Ja. chatlyn läuft im Browser und in einer mobilen App. Im St. Regis Le Morne antworten 30 Butler Gästen auf einer WhatsApp-Nummer, von ihren eigenen Geräten aus.
Für wen chatlyn gemacht ist
Eine Plattform für jedes Team, jedes Haus, jedes Ziel.
Nach Team
Nach Hotel
Eine Plattform
Ihr Front Office ist ein Teil von chatlyn.
Gästekommunikation
Alle Kanäle in einem Posteingang, mit Zuständigen, Zielen und Übersetzung.
AnsehenHotel-Chatbot
Die KI, die die Routine auf WhatsApp und Ihrer Website beantwortet.
AnsehenRezeption entlasten
Die immer gleichen Fragen von der Rezeption nehmen, ohne das Persönliche zu verlieren.
Ansehen Case Study IMLAUER Hotels
54% weniger Zeit für Log-ins in einzelne Kanäle.
Story lesenGeben Sie Ihrem Front Office einen Ort für jeden Gast.
Sehen Sie, wie chatlyn alle Kanäle, den Verlauf jedes Gastes und eine KI für die Routine an Ihre Rezeption bringt, eingerichtet rund um Ihr PMS.
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