Le réceptionniste de nuit transmet un carnet : « La 12 veut quelque chose, voir WhatsApp ».
Pour les équipes de réception 
Best Chatbot Solution Provider Lauréat 2024 · Nommé en 2025 et 2026
Une réception d’hôtel qui connaît chaque client
La réception d’un hôtel, c’est l’équipe à laquelle le client a affaire avant, pendant et après son séjour : accueil, réservations, conciergerie et réceptionniste de nuit. chatlyn, le GRM à IA native, se connecte à votre PMS, réunit tous les canaux dans une seule boîte de réception et affiche, à côté de chaque message, les réservations et les conversations passées du client. L’IA s’occupe du courant pour que votre équipe puisse s’occuper des personnes.
- Tous les canaux dans une boîte de réception, avec un responsable
- Le séjour et l’historique du client à côté de chaque message
- L’IA règle les demandes courantes, à toute heure
4,9 sur les plateformes d’avis
Best Chatbot Solution Provider Lauréat 2024 · Nommé en 2025 et 2026 Utilisé dans plus de 100 000 chambres d’hôtel à travers le monde
~85 % des demandes courantes traitées par l’IA à l’Hotel Enzian
86 % des demandes du chat web traitées par l’IA au Spa Resort Geinberg
54 % de temps en moins à se connecter à des canaux séparés chez IMLAUER
< 5 min de délai moyen de réponse de l’équipe de majordomes au St. Regis Le Morne
Une journée à la réception, racontée deux fois
Six canaux, un comptoir. Sans rien laisser passer.
Les clients écrivent par le canal qu’ils ont sous la main, à toute heure. Voici une journée dans une réception animée, de la passation de nuit aux arrivées de l’après-midi.
Chaque demande ouverte est dans sa conversation, avec un responsable et une note interne.
Un message d’arrivée tardive attend dans l’extranet Booking.com. Personne ne l’ouvre.
Les messages Booking.com arrivent dans la même boîte et passent à l’orange avant d’être en retard.
Quelqu’un imprime la liste des arrivées et repère les habitués à la main.
Les arrivées du jour forment une liste dynamique depuis votre PMS, habitués déjà signalés.
Un client écrit en italien. Le message attend un collègue capable de le comprendre.
L’IA répond en italien. Si elle transmet la conversation, votre équipe la lit en français.
Pic des check-in. Le téléphone sonne : « Quel est le mot de passe du wifi ? »
Les arrivants du jour ont reçu le wifi, le parking et les horaires dans le message du matin.
L’équipe de nuit est seule face au téléphone, aux e-mails et à trois applications de messagerie.
L’IA règle les demandes courantes pendant la nuit et ne transmet que ce qui demande une personne.
Une journée éparpillée entre applications, listes et téléphone, avec des demandes perdues à chaque passation.
Une boîte de réception, un responsable par client et une équipe qui a du temps pour la personne au comptoir.
Comment chatlyn fonctionne à votre réception
Tout ce dont votre réception a besoin, au même endroit
chatlyn est pensé pour le vrai quotidien d’une réception : équipes qui se relaient, passations, arrivées et le client qui écrit à minuit. Votre équipe garde la main ; l’IA se charge des questions qui n’ont pas besoin d’elle.
Une boîte, des délais clairs 
Exemple d’un hôtel réel IMLAUER Hotels 54 % de temps en moins à se connecter aux canaux Découvrir le logiciel de messagerie client
Tous les canaux dans une seule file, triés par urgence
WhatsApp, e-mail, chat web, Booking.com, Messenger et Instagram arrivent dans une seule boîte de réception. Chaque conversation a un responsable et un statut qui indique à qui c’est le tour.
Les délais de réponse par canal font passer chaque conversation à l’orange, puis au rouge, avant que le client n’attende trop. Votre file, sur l’écran d’accueil, montre exactement lesquelles rattraper.
Exemple d’un hôtel réel IMLAUER Hotels 54 % de temps en moins à se connecter aux canaux IMLAUER a réuni dans chatlyn tous les canaux de ses hôtels. Les conversations sont attribuées, étiquetées et suivies, les collègues laissent des notes internes, et les allers-retours entre onglets sont terminés.
Le client à côté du message
Sachez qui écrit avant de répondre
Chaque conversation s’ouvre à côté du profil client : séjours à venir et passés depuis votre PMS, type de chambre et toutes les conversations précédentes, sur tous les canaux.
Votre équipe accueille un habitué comme tel, se souvient de l’anniversaire mentionné dans un e-mail et ne demande jamais un numéro de réservation que le système connaît déjà.
Découvrir le CRM hôtelier L’IA, pour le courant 
Exemple d’un hôtel réel Hotel Enzian ~85 % de demandes courantes traitées par l’IA Découvrir le chatbot pour hôtels
L’IA répond aux demandes courantes, votre équipe à tout le reste
Sur WhatsApp et sur le chat web, l’IA répond en 3 secondes environ à des questions comme le parking, les horaires du petit-déjeuner ou l’itinéraire, dans la langue du client et uniquement avec les informations de votre hôtel.
Les réclamations, les occasions spéciales et tout ce à quoi elle ne sait pas répondre passent aussitôt à votre équipe, traduits et avec la conversation complète. Pour les e-mails, l’IA rédige un brouillon et votre équipe l’envoie.
Exemple d’un hôtel réel Hotel Enzian ~85 % de demandes courantes traitées par l’IA L’Hotel Enzian a entraîné l’IA avec ses cartes, ses événements, le règlement de la maison et les informations sur la région. Elle est le premier point de contact sur le chat web et sur WhatsApp, et la réception garde les demandes personnelles.
Des arrivées réglées avant le comptoir 
Exemple d’un hôtel réel Spa Resort Geinberg 86 % des demandes du chat web, sans intervention de l’équipe Découvrir comment automatiser le parcours client
Les infos d’arrivée, envoyées par votre PMS
À la création de la réservation, avant l’arrivée, le jour du check-in et après le départ, votre PMS déclenche de lui-même le bon message WhatsApp : heure de mise à disposition de la chambre, parking, wifi et réponses rapides pour les questions suivantes.
Les listes des arrivées du jour, des clients en séjour et des départs du lendemain se génèrent seules depuis le PMS : personne n’a à les saisir le matin.
Exemple d’un hôtel réel Spa Resort Geinberg 86 % des demandes du chat web, sans intervention de l’équipe Le jour de l’arrivée, les clients de Geinberg reçoivent un message de bienvenue matinal avec l’heure de mise à disposition de la chambre, l’ouverture des thermes, les codes wifi et des réponses rapides sur le parking, la bagagerie et les restaurants.
De vrais hôtels, de vrais résultats
Des réceptions qui répondent à tous leurs clients
Des chiffres mesurés par nos clients dans leurs propres hôtels.
Obertauern, Autriche ~85 % de demandes courantes traitées par l’IA
L’IA est le premier point de contact sur le chat web et sur WhatsApp, et la réception consacre son temps aux demandes personnelles.
Lire l’étude de cas
Salzbourg, Vienne et Styrie 54 % de temps en moins à se connecter aux canaux
Tous les canaux dans un espace de travail partagé, avec attributions, étiquettes et notes internes entre collègues.
Lire l’étude de cas
Île Maurice < 5 min de délai moyen de réponse humaine, 24 h/24
30 majordomes sur un seul numéro WhatsApp, chaque message attribué par suite. Chaque réponse est écrite par une personne.
Lire l’étude de cas Conçu pour le fonctionnement d’une réception
Pensé pour les équipes qui se relaient, pas pour les projets informatiques
Les questions pratiques que se pose chaque chef de réception avant de changer de système.
-
Un accès pour chaque personne
Les agents sont illimités : chaque réceptionniste, réceptionniste de nuit et concierge travaille dans la même boîte de réception, sous son propre nom.
-
Au comptoir ou en déplacement
chatlyn fonctionne dans le navigateur de l’ordinateur de la réception et sur l’application mobile : le responsable de service peut reprendre une conversation depuis n’importe quel endroit de l’hôtel.
-
Votre PMS, connecté par nos soins
Notre équipe configure la connexion à votre PMS. chatlyn lit les réservations et les séjours et ne modifie jamais rien dans votre PMS.
-
Opérationnel en quelques semaines
La plupart des hôtels sont opérationnels en 2 à 4 semaines. Pendant l’onboarding, les canaux, les contenus et le ton de voix sont configurés avec votre équipe.
Étude de cas Un espace de travail pour chaque réception chez IMLAUER Hotels
IMLAUER est venu chez chatlyn pour trouver une seule boîte de réception pour ses hôtels de Salzbourg, Vienne et Styrie. Aujourd’hui, les conversations sont attribuées au bon collègue, étiquetées et suivies, et l’IA, entraînée sur les documents du groupe, répond aux demandes courantes en plusieurs langues, à toute heure.
54 % de temps en moins à se connecter aux canaux
6 % → 93 % de résolution par l’IA après le changement
93 % de taux d’ouverture de la newsletter WhatsApp
La mise en place du chatbot IA et de la plateforme omnicanale de chatlyn a tout changé. Elle a fluidifié nos échanges avec les clients et garantit la cohérence et la qualité de notre service.
Daniela EderRooms Operations Manager, IMLAUER Hotel Pitter Salzburg -
Un responsable pour chaque demande
Un message qui appartient à tout le monde n’appartient à personne. Attribuez chaque conversation à une seule personne, même si elle change de mains en fin de service.
Avec chatlyn : un seul responsable par conversation et des statuts qui indiquent à qui c’est le tour.
-
Fixez des délais de réponse par canal
Un message WhatsApp attend une réponse en quelques minutes ; un e-mail peut attendre un peu plus. Convenez des délais et rendez-les visibles.
Avec chatlyn : des délais de réponse par canal qui font passer la conversation à l’orange, puis au rouge.
-
Des passations écrites, pas de mémoire
La plupart des demandes se perdent au changement d’équipe. Les notes doivent se trouver dans la conversation qu’elles concernent.
Avec chatlyn : des notes internes dans chaque conversation, invisibles pour le client.
-
Envoyez les réponses avant les questions
Le parking, le wifi, les heures d’arrivée et les horaires du petit-déjeuner peuvent être envoyés avant l’arrivée. Chaque message parti en premier est un appel qui n’arrive jamais.
Avec chatlyn : des messages WhatsApp déclenchés par le PMS le matin de l’arrivée.
-
Laissez les demandes courantes se régler seules la nuit
Les équipes de nuit sont réduites. Les questions courantes ne devraient ni attendre le matin ni éloigner le réceptionniste de nuit du comptoir.
Avec chatlyn : l’IA répond sur WhatsApp, le chat web, Messenger et Instagram à toute heure et transmet le reste à l’équipe.
-
Connaissez le client avant de répondre
Une réponse qui ignore le dernier séjour ou le dernier message du client sonne comme un standard téléphonique. Regardez avant de répondre.
Avec chatlyn : le profil client, avec séjours et conversations, s’ouvre à côté de chaque message.
Clients 
Des réceptions qui répondent vite et connaissent toujours chaque client.
« Avec chatlyn, nous atteignons un taux d’ouverture de 95 % sur WhatsApp. Notre communication avec les clients n’a jamais été aussi efficace. La plateforme est devenue le point central de tous nos hôtels. »
« Les clients veulent une réponse immédiate, et notre IA traite désormais 85 % des demandes automatiquement. C’est une aide précieuse pour notre réception : nous pouvons nous consacrer aux attentions personnelles qui comptent vraiment. »
Elisabeth Veit
Propriétaire et directrice générale, Hotel Enzian Obertauern
Lire l’étude de cas complète « Notre équipe guest relations répond aujourd’hui en moins de 5 minutes. Grâce aux outils de répartition et aux workflows de chatlyn, nos majordomes se consacrent à des expériences de luxe vraiment personnalisées. »
« Les campagnes d’upselling automatisées de chatlyn génèrent chaque mois un chiffre d’affaires additionnel mesurable. Surclassements, forfaits spa, réservations pour le dîner : les clients apprécient ces offres personnalisées. »
« Avec chatlyn, notre communication avec les clients est devenue plus efficace et plus personnelle. Une messagerie rapide et simple nous permet de répondre aux besoins de chacun et d’offrir un service encore meilleur. »
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
World Travel Tech Awards Best Chatbot Solution Provider Lauréat 2024 · Nommé en 2025 et 2026
FAQ
Questions sur la réception d’hôtel.
La réception d’un hôtel, ou front office, est le service qui travaille directement avec les clients : accueil, réservations, conciergerie et équipe de nuit. Elle s’appuie sur le PMS pour les réservations et la facturation, et sur une plateforme de communication client pour chaque message avant, pendant et après le séjour. chatlyn est cette seconde partie : connecté à votre PMS, avec tous les canaux, l’historique du client et une IA pour les questions courantes, au même endroit.
chatlyn est la partie communication et données clients du logiciel de réception de votre hôtel. Il ne remplace pas votre PMS : il s’y connecte et lit les réservations, les séjours et les données clients pour déclencher des messages et compléter les profils. Les réservations, la facturation et la gestion des chambres restent dans votre PMS, et chatlyn n’y modifie jamais rien.
WhatsApp, e-mail, chat web, Booking.com, Messenger et Instagram, tous dans une seule boîte de réception. Le SMS ne sert que de solution de repli à sens unique pour les messages automatiques : les clients ne peuvent pas répondre par SMS.
Non. L’IA répond aux questions avec les informations de votre hôtel et oriente le client vers votre moteur de réservation. Les réservations, les modifications et les annulations restent entre les mains de votre équipe et de votre moteur de réservation.
Chaque conversation a un responsable, un statut et des notes internes visibles uniquement par votre équipe. L’équipe suivante ouvre la boîte de réception et voit ce qui est ouvert, ce qui attend la réponse du client et ce qui va bientôt dépasser son délai de réponse.
Oui. chatlyn fonctionne dans le navigateur et sur une application mobile. Au St. Regis Le Morne, 30 majordomes répondent aux clients sur un seul numéro WhatsApp depuis leurs propres appareils.
Pour qui est chatlyn
Une seule plateforme pour chaque équipe, chaque hôtel et chaque objectif.
Par équipe
Par type d’hôtel
Une seule plateforme
Votre réception est une partie de chatlyn.
Logiciel de messagerie client
Tous les canaux dans une boîte de réception, avec responsables, délais et traduction.
DécouvrirChatbot pour hôtels
L’IA qui règle les demandes courantes sur WhatsApp, sur votre site, sur Messenger et sur Instagram.
DécouvrirRéduire la charge de la réception
Libérez la réception des questions récurrentes, sans perdre le contact personnel.
Découvrir Étude de cas IMLAUER Hotels
54 % de temps en moins à se connecter à des canaux séparés.
Lire l’histoireDonnez à votre réception un seul endroit pour chaque client.
Découvrez comment chatlyn apporte à votre réception tous les canaux, l’historique de chaque client et une IA pour les demandes courantes, le tout configuré autour de votre PMS.
Équipe d’onboarding dédiée Opérationnel en quelques semaines, pas en plusieurs mois Conforme au RGPD
Pas encore prêt à en parler ? Voir la démo de 10 minutes Démo du produit · 10 min 
Sur le blog
Tous les articlesÀ lire pour votre équipe
Communication omnicanale pour hôtels : tout ce qu’il faut savoir
Ce qu’est une plateforme de communication omnicanale pour hôtels, pourquoi elle compte et comment elle laisse à vos clients une excellente impression.
Chatbot WhatsApp pour hôtels
Ce que fait vraiment un chatbot WhatsApp à l’hôtel : réponses immédiates dans la langue du client, relais vers l’équipe et messages déclenchés par le PMS.
Le check-in biométrique dans tous les hôtels de Dubaï
À Dubaï, les clients peuvent éviter la réception grâce à un check-in biométrique fait une seule fois. Ce qui change pour l’hôtel et la relation client.