Die gemeinsame Reservierung startet in drei Postfächern, drei Extranets und einem WhatsApp-Handy pro Haus.
Für Hotel-Cluster 
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026
Gästebeziehungen für Hotel-Cluster, in denen jedes Haus unverwechselbar bleibt
Ein Hotel-Cluster besteht aus mehreren Hotels in einer Stadt oder Region unter einer gemeinsamen Cluster-Leitung: Direktion, Reservierung oder Revenue arbeiten für mehrere Häuser, vor Ort sind die Teams schlank. chatlyn, das AI-Native GRM, verbindet jedes Haus mit seinem eigenen PMS, hält Buchungen und Gespräche in Gästeprofilen und lässt die KI die Routine übernehmen.
- Jedes Haus mit eigener Nummer, eigenem PMS und Ton
- Die KI nimmt schlanken Teams die Routine ab
- Ein Vertrag, berechnet nach Ihren Zimmern gesamt
4,9 auf Bewertungsplattformen
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026 Im Einsatz in über 100.000 Hotelzimmern weltweit
54% weniger Zeit für Log-ins in einzelne Kanäle bei IMLAUER
93% KI-Lösungsquote bei IMLAUER in Salzburg und Wien, nach 6% zuvor
+70% Routineanfragen durch die KI im Hotel Sacher, Wien und Salzburg
86% der Webchat-Anfragen beantwortet die KI im Spa Resort Geinberg
Ein Tag im Hotel-Cluster, zweimal erzählt
Drei Häuser, wenige Menschen. Jeder Gast bekommt Antwort.
Im Cluster arbeiten Reservierung, Direktion und oft auch Revenue für mehrere Häuser, jedes Haus selbst läuft mit einem schlanken Team. So sieht ein Tag in drei Hotels derselben Stadt aus.
In jedem Haus hat die KI die Routinefragen der Nacht beantwortet. Der Rest wartet mit einer zuständigen Person.
Die Cluster-Direktion fragt jedes Haus, was noch offen ist. Drei Anrufe, drei verschiedene Antworten.
Die Manager-Ansicht jedes Hauses zeigt Rückstand, gefährdete Gespräche und wer was hat.
Mittag im kleinsten Haus: eine Person an der Rezeption, das Telefon läutet, eine WhatsApp zum Parken.
Die KI beantwortet die Parkfrage in rund 3 Sekunden, mit den Informationen dieses Hauses.
Eine Booking.com-Nachricht für das zweite Haus wartet im Extranet. Niemand im Dienst schaut hinein.
Booking.com-Nachrichten landen im Posteingang des Hauses und werden gelb, bevor es zu spät ist.
Eine Antwort geht im Ton des Schwesterhotels hinaus, mit dessen Frühstückszeiten.
Jedes Haus antwortet von der eigenen Nummer, mit eigenen Fakten und eigenem Tonfall.
Nachtschicht in drei Häusern: je ein Portier, und jeder Messenger auf einem anderen Handy.
Die KI übernimmt nachts die Routine und übergibt den Rest mit dem ganzen Gespräch an das Team des Hauses.
Gemeinsame Rollen über mehrere Häuser verteilt, schlanke Teams in der Routine und unklare Zuständigkeiten.
Jedes Haus antwortet mit eigener Stimme, die Routine ist erledigt, und jedes Team weiß, wer zuständig ist.
So arbeitet chatlyn für Ihren Cluster
Schlanke Teams in jedem Haus, ohne die Last der Routine
Im Cluster sind es wenige Menschen, die Gästen antworten, und manche davon betreuen mehr als ein Haus. chatlyn gibt jedem Haus ein eigenes Konto auf seinem eigenen PMS, nimmt dem Team die Routine ab und macht jede Zuständigkeit sichtbar.
Schlanke Teams, entlastet 
Beispiel aus der Praxis Spa Resort Geinberg 86% der Webchat-Anfragen ohne Personal So entlasten Sie die Rezeption
Die KI übernimmt die Routine, damit ein kleines Team es schafft
Auf WhatsApp und im Webchat beantwortet die KI Fragen zu Parken, Frühstück, Anfahrt und Öffnungszeiten in rund 3 Sekunden, in der Sprache des Gastes, rund um die Uhr. Ein Haus mit zwei Personen an der Rezeption verliert die Mittagszeit nicht mehr an dieselben fünf Fragen.
Was eine Person braucht, geht sofort an das Team dieses Hauses, übersetzt und mit dem ganzen Gespräch. Die KI bucht nie und ändert keine Reservierung, sie führt zur Buchungsmaschine oder übergibt. Bei E-Mails schreibt die KI den Entwurf, Ihr Team sendet.
Beispiel aus der Praxis Spa Resort Geinberg 86% der Webchat-Anfragen ohne Personal Auf der Website von Geinberg beantwortet die KI Öffnungszeiten, Preise, Angebote und Anfahrt, Tag und Nacht, in der Sprache des Gastes. Nur die 14% der Fragen, die eine Person brauchen, erreichen das Team.
Jedes Haus bleibt es selbst 
Beispiel aus der Praxis Hotel Sacher +70% Routineanfragen durch die KI Hotel-Chatbot ansehen
Jedes Haus behält Nummer, Fakten und Tonfall
Jedes Haus arbeitet mit einem eigenen chatlyn-Konto: eigene WhatsApp-Nummer, eigene PMS-Anbindung, eigene Dateien und Website-Seiten für die KI, eigene KI-Persona und eigener Tonfall. Wer dem Haus in der Altstadt schreibt, bekommt dessen Park- und Frühstücksinfos, nie die des Schwesterhotels.
Die KI liest die Seiten jedes Hauses regelmäßig neu. Ist sie unsicher, landet die Frage in der Prüfliste dieses Hauses; einmal freigegeben, kennt die KI die Antwort ab dann.
Beispiel aus der Praxis Hotel Sacher +70% Routineanfragen durch die KI Ein Name, zwei Städte. In Wien wie in Salzburg arbeitet die KI des Hotel Sacher als digitaler erster Concierge: Sie beantwortet die Routine und gibt komplexe Wünsche an das Personal weiter, ohne die Servicestandards zu verlassen, die Gäste erwarten.
Klare Zuständigkeiten 
Beispiel aus der Praxis IMLAUER Hotels 54% weniger Zeit für Log-ins Gästekommunikation ansehen
Software für Hotel-Cluster, die Zuständigkeiten klar hält
In jedem Haus hat jedes Gespräch eine zuständige Person, einen Status und interne Notizen für die Übergabe. Antwortzeit-Ziele pro Kanal führen ein Gespräch von „im Plan“ über „Warnung“ bis „überschritten“, damit nichts liegen bleibt, weil alle dachten, jemand anderer kümmert sich.
Die Rolle Manager zeigt Rückstand, gefährdete Gespräche und die Last pro Person im Haus, ohne Zugriff auf die Einstellungen. Agents sind unbegrenzt, jede Person, die für ein Haus antwortet, hat dort ihr eigenes Log-in.
Beispiel aus der Praxis IMLAUER Hotels 54% weniger Zeit für Log-ins Die Teams von IMLAUER in Salzburg und Wien meldeten sich früher den ganzen Tag in getrennten Systemen an. Heute laufen alle Kanäle in chatlyn: Gespräche werden zugewiesen, gelabelt und notiert, und kein WhatsApp-Verlauf geht bei der Schichtübergabe verloren.
Haus für Haus 
Beispiel aus der Praxis Hotel Enzian 92% Nachrichten vor der Anreise geöffnet Guest Journey Automatisierung ansehen
Dasselbe Setup, ein Haus nach dem anderen
Unser Onboarding-Team beginnt mit einem Haus: PMS-Anbindung, Kanäle, Wissen, Tonfall und WhatsApp-Nachrichten, ausgelöst bei neuer Buchung, vor der Anreise, am Anreisetag und nach der Abreise. Die meisten Hotels sind in 2 bis 4 Wochen live.
Das nächste Haus bekommt dasselbe Setup, gefüllt mit seinen eigenen Zeiten, Namen und Angeboten, auf welchem PMS es auch läuft. chatlyn liest Buchungen und Aufenthalte und ändert im PMS nie etwas.
Beispiel aus der Praxis Hotel Enzian 92% Nachrichten vor der Anreise geöffnet Die Nachricht vor der Anreise bestätigt im Hotel Enzian den Aufenthalt, stellt die Restaurants vor und teilt das Programm für genau die Tage des Gastes. Fast jeder Gast öffnet sie.
Echte Hotels, echte Ergebnisse
Häuser mit schlanken Teams, die jedem Gast rechtzeitig antworten
Zahlen, die unsere Kunden in ihren eigenen Häusern gemessen haben.
Salzburg und Wien 54% weniger Zeit für Log-ins in Kanäle
Hotels in zwei Städten, deren Teams sich täglich in getrennte Systeme einloggten. Heute läuft jeder Kanal über chatlyn, mit Zuständigen und internen Notizen.
Case Study lesen
Oberösterreich 86% der Webchat-Anfragen durch die KI
Die KI beantwortet Öffnungszeiten, Preise, Angebote und Anfahrt auf der Website rund um die Uhr und übergibt 14% der Fragen an das Team.
Case Study lesen Wien und Salzburg +70% Routineanfragen durch die KI
Ein Name in zwei Städten, die KI als digitaler erster Concierge und komplexe Wünsche beim Personal.
Gemacht für Hotel-Cluster
Mehrere Häuser, eine Leitung, klare Grenzen
Die Fragen, die jede Cluster-Leitung stellt, bevor eine Plattform in alle Häuser kommt.
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Jedes Haus mit eigenem Konto
Jedes Haus hat eigene WhatsApp-Nummer, PMS-Anbindung, eigenes Wissen, eigenen Tonfall und eigene Gästeprofile. Gäste, Fakten und Gespräche vermischen sich nie zwischen den Häusern.
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Klare Rollen in jedem Haus
Die Rollen Agent, Manager und Admin pro Haus. Manager sehen die Team-Dashboards ohne Zugriff auf Einstellungen, und Agents sind unbegrenzt: Jede Person bekommt ein Log-in.
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Ein Vertrag für den Cluster
Ein Vertrag umfasst die Häuser im Deal, berechnet nach ihrer Gesamtzahl an Zimmern. Jedes Haus arbeitet weiter mit eigenem Konto und eigenem Team.
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Haus für Haus, in Wochen
Unser Onboarding-Team richtet jedes Haus gleich ein, auf welchem PMS es auch läuft. Die meisten Hotels sind in 2 bis 4 Wochen live.
Case Study Salzburg und Wien, ohne ständiges Umschalten: IMLAUER Hotels
IMLAUER führt Hotels in Salzburg und Wien. Früher meldeten sich die Mitarbeitenden täglich in getrennten Systemen an, und ein Gespräch, das auf WhatsApp begann, sah die Kollegin in der nächsten Schicht womöglich nicht. Zwei Chatbot-Plattformen lösten 6% der Anfragen. Heute läuft jeder Kanal über chatlyn, Gespräche werden zugewiesen und notiert, und die KI, trainiert mit IMLAUERs eigenen FAQs, Hausinfos und Speisekarten, beantwortet die Routine rund um die Uhr in mehreren Sprachen.
54% weniger Zeit für Log-ins in Kanäle
6% → 93% KI-Lösungsquote nach dem Wechsel
93% Öffnungsrate der WhatsApp-Newsletter
Der Einsatz von chatlyns KI-Chatbot und der Omnichannel-Plattform war ein Wendepunkt. Er hat unsere Gästeinteraktionen verschlankt und sorgt für Konsistenz und Qualität in unserem Service.
Daniela EderRooms Operations Manager, IMLAUER Hotel Pitter Salzburg Upsell-Rechner
Upsells entstehen in Gesprächen, nicht in Newslettern
Auf einen Newsletter erwartet niemand eine Antwort. Auf WhatsApp antwortet der Gast, fragt nach dem Spa oder einem Tisch für heute Abend, erhält sofort eine Antwort und bucht. Sehen Sie, was diese Gespräche in Ihren Häusern wert sind.
Zusätzlicher Upsell-Umsatz pro Jahr
19.440 €
162 € pro Zimmer, bei 120 Zimmer
E-Mail-NewsletterRund 20% öffnen ihn. Niemand antwortet.
WhatsApp-Gespräch95% öffnen es. Gäste antworten, fragen und buchen. Eine Schätzung, kein Versprechen. Angenommen sind Aufenthalte von 2,5 Nächten und dass 5% der Gäste, die ein Angebot lesen, es buchen. Das ist vorsichtig gerechnet, denn auf WhatsApp können sie vorher auch nachfragen. Die Öffnungsraten stammen vom Spa Resort Geinberg, einem chatlyn-Kunden: 95% auf WhatsApp gegenüber rund 20% bei E-Mails.
Angebot zusammenstellen
Drei Fragen. Sie gehen direkt an jene Person, die Ihr Angebot erstellt, damit das erste Gespräch bei Ihrem Setup beginnt und nicht bei den Grundlagen.
Fast geschafft
Ihr Setup liegt uns vor. Ergänzen Sie Ihre Kontaktdaten, dann melden wir uns mit einem passenden Angebot.
Ihr Setup
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Festlegen, wer was beantwortet
Gemeinsame Rollen verschwimmen schnell. Halten Sie fest, welche Anfragen das Team im Haus übernimmt und welche an Reservierung oder Cluster-Direktion gehen, und machen Sie Zuständigkeit sichtbar.
Mit chatlyn: eine zuständige Person pro Gespräch, Status und interne Notizen in jedem Haus.
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Jedem Haus eigene Nummer und Stimme geben
Gäste buchen ein Haus, keinen Cluster. Antworten sollten von diesem Haus kommen, mit seinen Fakten und seiner Art zu sprechen.
Mit chatlyn: eigenes Konto, eigene WhatsApp-Nummer, KI-Persona und Tonfall für jedes Haus.
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Dem kleinsten Team die Routine abnehmen
Das Haus mit den wenigsten Menschen spürt jede wiederholte Frage. Parken, Frühstück und Anfahrt sollten keine Person brauchen.
Mit chatlyn: die KI antwortet auf WhatsApp und im Webchat in rund 3 Sekunden und übergibt den Rest.
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Jedes Haus an denselben Zielen messen
Legen Sie fest, wie schnell jeder Kanal beantwortet wird, und prüfen Sie es Haus für Haus statt per Anruf.
Mit chatlyn: Antwortzeit-Ziele pro Kanal und die Team-Dashboards der Manager in jedem Haus.
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Antworten schicken, bevor gefragt wird
Anreisezeiten, Parken und WLAN erreichen Gäste, bevor sie fragen. Jede Nachricht, die zuerst kommt, ist ein Anruf weniger an einer schlanken Rezeption.
Mit chatlyn: WhatsApp-Nachrichten, ausgelöst vom PMS jedes Hauses vor der Anreise und am Anreisetag.
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Ein Haus nach dem anderen einführen
Beginnen Sie mit dem Haus mit dem typischen Gäste- und Kanalmix. Messen Sie es, dann geht dasselbe Setup ins nächste.
Mit chatlyn: unser Onboarding-Team richtet Haus für Haus ein, meist in 2 bis 4 Wochen pro Haus.
Kunden 
Hotels in Wien, Salzburg und darüber hinaus, die schlank arbeiten und schnell antworten.
"Mit chatlyn erreichen wir eine Öffnungsrate von 95% auf WhatsApp. Unsere Gästekommunikation war noch nie so wirksam. Die Plattform ist zur zentralen Drehscheibe für alle unsere Häuser geworden."
"Gäste wollen sofort eine Antwort, und unsere KI beantwortet inzwischen 85% der Anfragen automatisch. Das entlastet unsere Rezeption enorm, sodass wir uns auf die persönlichen Momente konzentrieren können, die wirklich zählen."
"Unser Guest-Relations-Team erreicht heute Antwortzeiten unter 5 Minuten. Mit den Routing- und Workflow-Funktionen von chatlyn können sich unsere Butler auf wirklich individuelle Luxuserlebnisse konzentrieren."
"Die automatisierten Upselling-Kampagnen von chatlyn bringen jeden Monat messbaren Zusatzumsatz. Zimmer-Upgrades, Spa-Pakete, Tischreservierungen: Gäste schätzen die persönlichen Angebote."
"Mit chatlyn ist unsere Gästekommunikation effizienter und persönlicher geworden. Die schnelle, unkomplizierte Kommunikation hilft uns, auf die Wünsche unserer Gäste einzugehen und noch besseren Service zu bieten."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
World Travel Tech Awards Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026
FAQ
Fragen zur Software für Hotel-Cluster.
Ein Hotel-Cluster besteht aus mehreren Hotels in einer Stadt oder Region, die eine gemeinsame Cluster-Leitung führt, oft eine Managementgesellschaft oder ein Franchisenehmer. Rollen wie Cluster-Direktion, Reservierung oder Revenue arbeiten für mehrere Häuser, jedes Haus hat vor Ort ein schlankes Team. chatlyn, das AI-Native GRM, gibt jedem Haus eigene Gästeprofile, einen eigenen Posteingang und eine KI für die Routine.
Sie sollte jedem Haus geben, was ein schlankes Team braucht: alle Kanäle in einem Posteingang, die Aufenthalte des Gastes neben jeder Nachricht, eine KI für die Routine und eine zuständige Person für jede Anfrage, ohne dass die Häuser verschwimmen. chatlyn ist diese Ebene für die Gästebeziehung. Es ist weder PMS noch Revenue-Management-System: Es liest Buchungen und Aufenthalte aus dem PMS jedes Hauses und ändert dort nie etwas.
Jedes Haus arbeitet mit einem eigenen chatlyn-Konto, mit eigener WhatsApp-Nummer, PMS-Anbindung, eigenem Wissen, Posteingang und eigenen Gästeprofilen, damit sich Gäste und Fakten nie vermischen. Agents sind unbegrenzt: Jede Person, die für ein Haus antwortet, hat dort ihr eigenes Log-in, jedes Gespräch hat eine zuständige Person, und die Manager des Hauses sehen Rückstand und Auslastung des Teams.
Ja. Jedes Haus verbindet sein eigenes PMS, unterschiedliche Systeme sind also kein Hindernis. chatlyn liest Buchungen und Aufenthalte, um Nachrichten auszulösen und Gästeprofile aufzubauen, und ändert im PMS nie etwas.
Die Häuser im Deal unterzeichnen einen Vertrag, berechnet nach ihrer Gesamtzahl an Zimmern. Schicken Sie uns die Liste Ihrer Häuser, und wir erstellen ein Angebot.
Es beginnt mit einem Haus. Unser Onboarding-Team verbindet das PMS, richtet die Kanäle ein, hinterlegt das Wissen und stimmt den Tonfall mit Ihrem Team ab, die meisten Hotels sind in 2 bis 4 Wochen live. Danach folgt das nächste Haus mit demselben Setup.
Für wen chatlyn gemacht ist
Eine Plattform für jedes Team, jedes Haus, jedes Ziel.
Nach Team
Nach Hotel
Eine Plattform
Was jedes Haus in Ihrem Cluster von chatlyn bekommt.
WhatsApp für Hotels
Eine Nummer pro Haus für das ganze Team, von der Buchung bis zur Abreise.
AnsehenHotel-CRM
Gästeprofile mit Aufenthalten aus dem PMS jedes Hauses und jedem Gespräch.
AnsehenPreise
Ein Vertrag für den Cluster, berechnet nach den Zimmern gesamt.
Ansehen Case Study Spa Resort Geinberg
86% der Webchat-Anfragen beantwortet die KI.
Story lesenSchlanke Teams, mehrere Häuser, jeder Gast beantwortet.
Sagen Sie uns, welche Häuser zu Ihrem Cluster gehören und welches PMS jedes nutzt. Wir richten das erste Haus mit Ihnen ein und bringen dasselbe Setup ins nächste.
Dediziertes Onboarding-Team In Wochen statt Monaten live DSGVO-konform