L’équipe de réservation partagée commence la journée avec trois boîtes mail, trois extranets et un téléphone WhatsApp par hôtel.
Pour les clusters hôteliers 
Best Chatbot Solution Provider Lauréat 2024 · Nommé en 2025 et 2026
La relation client pour les clusters hôteliers, où chaque hôtel reste lui-même
Un cluster hôtelier réunit plusieurs hôtels d’une même ville ou d’une même région sous une direction de cluster commune, avec des fonctions partagées, comme un directeur de cluster ou une équipe de réservation, et des équipes réduites dans chaque établissement. chatlyn, le GRM à IA native, connecte chaque hôtel à son propre PMS, conserve ses réservations et ses conversations dans des profils clients et confie la routine à l’IA.
- Chaque hôtel garde son numéro, son PMS et son ton
- L’IA soulage les équipes réduites de la routine
- Un seul contrat, calculé sur le total des chambres
4,9 sur les plateformes d’avis
Best Chatbot Solution Provider Lauréat 2024 · Nommé en 2025 et 2026 Utilisé dans plus de 100 000 chambres d’hôtel à travers le monde
54 % de temps de connexion aux différents canaux en moins chez IMLAUER
93 % de résolution par l’IA chez IMLAUER, à Salzbourg et à Vienne, contre 6 % avant
+70 % de demandes courantes traitées par l’IA à l’Hotel Sacher, à Vienne et à Salzbourg
86 % des demandes du chat web traitées par l’IA au Spa Resort Geinberg
Une journée dans un cluster hôtelier, racontée deux fois
Trois hôtels, peu de monde. Et chaque client reçoit sa réponse.
Dans un cluster, l’équipe des réservations, le directeur et parfois le revenue management travaillent pour plusieurs hôtels, tandis que chaque établissement fonctionne avec une équipe réduite. Voici une journée dans trois hôtels de la même ville.
Dans chaque hôtel, l’IA a répondu aux questions courantes de la nuit. Le reste attend chez un responsable.
Le directeur du cluster demande à chaque hôtel ce qui reste en suspens. Trois appels, trois réponses différentes.
La vue Manager de chaque hôtel affiche les demandes en attente, les conversations à risque et qui s’occupe de quoi.
Midi dans le plus petit hôtel : une seule personne à la réception, le téléphone qui sonne et un WhatsApp sur le parking.
L’IA répond à la question sur le parking en 3 secondes environ, à partir des informations de cet hôtel.
Un message Booking.com pour le deuxième hôtel attend dans son extranet. Personne de service ne le consulte.
Les messages Booking.com arrivent dans la boîte de réception de cet hôtel et passent à l’orange avant d’être en retard.
Une réponse part avec le ton de l’hôtel voisin, et avec les horaires du petit-déjeuner de l’hôtel voisin.
Chaque hôtel répond depuis son propre numéro, avec ses propres informations et son propre ton.
Service de nuit dans trois hôtels : un veilleur par établissement, et chaque messagerie sur un téléphone différent.
L’IA couvre la routine pendant la nuit et transmet le reste à l’équipe de l’hôtel, avec toute la conversation.
Des fonctions partagées tiraillées entre les hôtels, des équipes réduites noyées dans la routine et personne ne sait vraiment qui s’occupe de quoi.
Chaque hôtel répond avec sa propre voix, la routine est traitée et chaque équipe sait qui s’occupe de quoi.
chatlyn dans votre cluster
Des équipes réduites dans chaque hôtel, libérées de la routine
Dans un cluster, les personnes qui répondent aux clients sont peu nombreuses, et certaines s’occupent de plusieurs hôtels. chatlyn donne à chaque hôtel son propre compte sur son propre PMS, soulage l’équipe de la routine et rend chaque responsabilité visible.
Des équipes réduites, bien épaulées 
Exemple réel Spa Resort Geinberg 86 % des demandes du chat web sans intervention du personnel Alléger la charge de la réception
L’IA prend la routine en charge, et une petite équipe s’en sort
Sur WhatsApp et le chat web, l’IA répond sur le parking, le petit-déjeuner, l’accès et les horaires en 3 secondes environ, dans la langue du client, à toute heure. Un hôtel avec deux personnes à la réception ne perd plus sa pause déjeuner avec les cinq mêmes questions.
Ce qui demande une personne est transmis immédiatement à l’équipe de cet hôtel, traduit et avec toute la conversation. L’IA ne réserve jamais et ne modifie jamais une réservation : elle guide vers le moteur de réservation ou transmet la conversation. Pour les e-mails, elle rédige un brouillon et votre équipe l’envoie.
Exemple réel Spa Resort Geinberg 86 % des demandes du chat web sans intervention du personnel Sur le site de Geinberg, l’IA répond sur les horaires, les tarifs, les offres et l’accès, de jour comme de nuit, dans la langue du client. Seules les questions qui demandent une personne, soit 14 %, parviennent à l’équipe.
Chaque hôtel à sa façon 
Exemple réel Hotel Sacher +70 % de demandes courantes traitées par l’IA Découvrir le chatbot hôtelier
Chaque hôtel garde son numéro, ses informations et son ton
Chaque hôtel dispose de son propre compte chatlyn : son numéro WhatsApp, sa connexion au PMS, ses documents et ses pages web pour l’IA, ainsi que sa propre personnalité d’IA et son ton. Un client qui écrit à l’hôtel de la vieille ville reçoit le parking et les horaires du petit-déjeuner de cet hôtel, jamais ceux de l’hôtel voisin.
L’IA relit les pages de chaque hôtel à intervalles réguliers. Lorsqu’elle a un doute, la question arrive dans la file de relecture de cet hôtel ; dès qu’une personne valide la réponse, l’IA la connaît pour la suite.
Exemple réel Hotel Sacher +70 % de demandes courantes traitées par l’IA Un nom, deux villes. À Vienne comme à Salzbourg, l’IA de l’Hotel Sacher agit comme un premier concierge digital : elle répond aux questions courantes et transmet les demandes complexes au personnel, sans rien perdre du niveau de service que les clients attendent.
Des responsabilités claires 
Exemple réel IMLAUER Hotels 54 % de temps de connexion en moins Découvrir le logiciel de messagerie client
Un logiciel pour clusters hôteliers qui rend chaque responsabilité claire
Dans chaque hôtel, chaque conversation a un responsable, un statut et des notes internes pour la passation. Des objectifs de délai de réponse par canal font passer une conversation de « dans les délais » à « alerte » puis à « dépassé », pour que rien n’attende parce que chacun pensait qu’un autre s’en occupait.
Le rôle Manager affiche les demandes en attente de l’hôtel, les conversations à risque et la charge de chaque collègue, sans accès aux paramètres. Les agents sont illimités : toute personne qui répond pour un hôtel y dispose de son propre accès.
Exemple réel IMLAUER Hotels 54 % de temps de connexion en moins Les équipes d’IMLAUER à Salzbourg et à Vienne passaient leurs journées à se connecter à des systèmes séparés. Avec tous les canaux dans chatlyn, les conversations sont attribuées, étiquetées et annotées, et un fil WhatsApp ne disparaît plus au changement d’équipe.
Hôtel par hôtel 
Exemple réel Hotel Enzian 92 % des messages avant l’arrivée ouverts Découvrir l’automatisation du parcours client
La même configuration, un hôtel après l’autre
Notre équipe d’onboarding commence par un hôtel : connexion au PMS, canaux, informations, ton, et messages WhatsApp déclenchés à la création de la réservation, avant l’arrivée, le jour du check-in et après le départ. La plupart des hôtels sont opérationnels en 2 à 4 semaines.
L’hôtel suivant reçoit la même configuration, avec ses propres horaires, noms et offres, quel que soit son PMS. chatlyn lit les réservations et les séjours et ne modifie jamais rien dans le PMS.
Exemple réel Hotel Enzian 92 % des messages avant l’arrivée ouverts Le message avant l’arrivée de l’Hotel Enzian confirme le séjour, présente les restaurants et partage le programme des dates exactes du client. Presque tous les clients l’ouvrent.
De vrais hôtels, de vrais résultats
Des hôtels aux équipes réduites qui répondent à temps à chaque client
Des chiffres que nos clients ont mesurés dans leurs propres établissements.
Salzbourg et Vienne 54 % de temps de connexion aux canaux en moins
Des hôtels dans deux villes, dont les équipes passaient une partie de chaque journée à se connecter à des systèmes séparés. Aujourd’hui, tous les canaux passent par chatlyn, avec des responsables et des notes internes.
Lire l’étude de cas
Haute-Autriche 86 % des demandes du chat web traitées par l’IA
L’IA répond sur le site, à toute heure, sur les horaires, les tarifs, les offres et l’accès, et transmet 14 % des questions à l’équipe.
Lire l’étude de cas Vienne et Salzbourg +70 % de demandes courantes traitées par l’IA
Un nom dans deux villes, avec l’IA comme premier concierge digital et les demandes complexes confiées au personnel.
Pensé pour le fonctionnement des clusters hôteliers
Plusieurs hôtels, une direction, des rôles bien définis
Les questions que se posent les directeurs de cluster avant d’installer une plateforme dans chaque hôtel.
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Un compte propre à chaque hôtel
Chaque hôtel a son numéro WhatsApp, sa connexion au PMS, ses informations, son ton et ses profils clients. Clients, informations et conversations ne se mélangent jamais d’un hôtel à l’autre.
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Des rôles clairs dans chaque hôtel
Rôles Agent, Manager et Admin par hôtel. Le Manager voit les tableaux de bord de l’équipe sans accès aux paramètres, et les agents sont illimités : chacun a son accès.
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Un seul contrat pour le cluster
Un contrat couvre les hôtels concernés, avec un prix calculé sur leur nombre total de chambres. Chaque hôtel garde son propre compte et sa propre équipe.
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Hôtel par hôtel, en quelques semaines
Notre équipe d’onboarding met en place chaque hôtel de la même manière, quel que soit son PMS. La plupart des hôtels sont opérationnels en 2 à 4 semaines.
Étude de cas Salzbourg et Vienne, sans jongler entre les onglets : IMLAUER Hotels
IMLAUER exploite des hôtels à Salzbourg et à Vienne. Chaque jour, le personnel se connectait à des systèmes séparés, et une conversation commencée sur WhatsApp pouvait rester invisible pour le collègue de l’équipe suivante. Deux plateformes de chatbot avaient résolu 6 % des demandes. Aujourd’hui, tous les canaux passent par chatlyn, les conversations sont attribuées et annotées, et l’IA, formée sur les FAQ, les guides de chaque hôtel et les cartes d’IMLAUER, répond aux questions courantes en plusieurs langues, à toute heure.
54 % de temps de connexion aux canaux en moins
6 % → 93 % de taux de résolution par l’IA après le changement
93 % de taux d’ouverture de la newsletter WhatsApp
Le déploiement du chatbot IA et de la plateforme omnicanale de chatlyn a tout changé. Il a simplifié nos échanges avec les clients et garantit la cohérence et la qualité de notre service.
Daniela EderRooms Operations Manager, IMLAUER Hotel Pitter Salzburg Calculateur d’upselling
Les ventes additionnelles naissent dans les conversations, pas dans les newsletters
Une newsletter est un message auquel personne n’est censé répondre. Sur WhatsApp, le client répond, pose une question sur le spa ou une table pour ce soir, obtient une réponse immédiate et réserve. Découvrez ce que valent ces conversations dans vos hôtels.
Revenus d’upselling supplémentaires par an
19 440 €
162 € par chambre, sur 120 chambres
Newsletter par e-mailEnviron 20 % l’ouvrent. Personne ne répond.
Conversation WhatsApp95 % l’ouvrent. Les clients répondent, posent leurs questions et réservent. Une estimation, pas une promesse. Le calcul suppose des séjours de 2,5 nuits et que 5 % des clients qui lisent une offre la réservent, une hypothèse prudente : sur WhatsApp, ils peuvent aussi poser une question avant. Les taux d’ouverture proviennent de Spa Resort Geinberg, client de chatlyn : 95 % sur WhatsApp contre environ 20 % pour l’e-mail.
Préparez votre devis
Trois questions. Vos réponses arrivent directement chez la personne qui préparera votre devis : le premier échange part de votre situation, pas des généralités.
C’est presque fini
Nous avons votre configuration. Ajoutez vos coordonnées et nous reviendrons vers vous avec un devis construit sur cette base.
Votre configuration
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Décidez qui répond à quoi
Les fonctions partagées deviennent vite floues. Notez quelles demandes l’équipe de l’hôtel traite et lesquelles vont aux réservations ou au directeur du cluster, et rendez la responsabilité visible.
Avec chatlyn : un responsable par conversation, des statuts et des notes internes dans chaque hôtel.
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Donnez à chaque hôtel son numéro et sa voix
Les clients réservent un hôtel, pas un cluster. Les réponses doivent venir de cet hôtel, avec ses informations et sa façon de s’exprimer.
Avec chatlyn : un compte propre à chaque hôtel, avec son numéro WhatsApp, sa personnalité d’IA et son ton.
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Soulagez d’abord la plus petite équipe
L’hôtel qui compte le moins de personnel ressent chaque question répétée. Le parking, le petit-déjeuner ou l’accès ne devraient pas mobiliser une personne.
Avec chatlyn : l’IA répond sur WhatsApp et le chat web en 3 secondes environ et transmet le reste.
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Fixez les mêmes objectifs à chaque hôtel
Convenez du délai de réponse pour chaque canal, puis vérifiez-le hôtel par hôtel plutôt qu’au téléphone.
Avec chatlyn : des objectifs de délai de réponse par canal et les tableaux de bord d’équipe du Manager dans chaque hôtel.
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Envoyez les réponses avant les questions
L’heure d’arrivée, le parking et le Wi-Fi peuvent parvenir au client avant même qu’il pense à demander. Chaque message envoyé en amont, c’est un appel de moins pour une réception en effectif réduit.
Avec chatlyn : des messages WhatsApp déclenchés par le PMS de chaque hôtel avant l’arrivée et le jour du check-in.
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Déployez hôtel par hôtel
Commencez par l’hôtel qui présente le mélange type de clients et de canaux. Mesurez, puis reprenez la même configuration pour le suivant.
Avec chatlyn : notre équipe d’onboarding met en place les hôtels un par un, en 2 à 4 semaines chacun en général.
Clients 
Des hôtels à Vienne, à Salzbourg et ailleurs qui travaillent en effectif réduit et répondent vite.
« Avec chatlyn, nous atteignons un taux d’ouverture de 95 % sur WhatsApp. Notre communication avec les clients n’a jamais été aussi efficace. La plateforme est devenue le point central de tous nos hôtels. »
« Les clients veulent une réponse immédiate, et notre IA traite désormais 85 % des demandes automatiquement. C’est une aide précieuse pour notre réception : nous pouvons nous consacrer aux attentions personnelles qui comptent vraiment. »
Elisabeth Veit
Propriétaire et directrice générale, Hotel Enzian Obertauern
Lire l’étude de cas complète « Notre équipe guest relations répond aujourd’hui en moins de 5 minutes. Grâce aux outils de répartition et aux workflows de chatlyn, nos majordomes se consacrent à des expériences de luxe vraiment personnalisées. »
« Les campagnes d’upselling automatisées de chatlyn génèrent chaque mois un chiffre d’affaires additionnel mesurable. Surclassements, forfaits spa, réservations pour le dîner : les clients apprécient ces offres personnalisées. »
« Avec chatlyn, notre communication avec les clients est devenue plus efficace et plus personnelle. Une messagerie rapide et simple nous permet de répondre aux besoins de chacun et d’offrir un service encore meilleur. »
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
World Travel Tech Awards Best Chatbot Solution Provider Lauréat 2024 · Nommé en 2025 et 2026
FAQ
Questions sur le logiciel pour clusters hôteliers.
Un cluster hôtelier regroupe plusieurs hôtels d’une même ville ou d’une même région sous une direction de cluster commune, souvent une société de gestion ou un franchisé. Des fonctions comme la direction générale du cluster, les réservations ou le revenue management sont partagées entre les hôtels, tandis que chaque établissement garde une équipe réduite sur place. chatlyn, le GRM à IA native, donne à chaque hôtel ses propres profils clients, sa boîte de réception et une IA pour les questions courantes.
Il doit donner à chaque hôtel ce dont une équipe réduite a besoin : tous les canaux dans une seule boîte de réception, les séjours du client à côté de chaque message, une IA pour la routine et un responsable clair pour chaque demande, sans mélanger les hôtels. chatlyn est cette couche de relation client. Ce n’est ni un PMS ni un outil de revenue management : il lit les réservations et les séjours dans le PMS de chaque hôtel et n’y modifie jamais rien.
Chaque hôtel dispose de son propre compte chatlyn, avec son numéro WhatsApp, sa connexion au PMS, ses informations, sa boîte de réception et ses profils clients : clients et informations ne se mélangent jamais. Les agents sont illimités, donc toute personne qui répond pour un hôtel y a son propre accès ; chaque conversation a un responsable, et le Manager de l’hôtel voit les demandes en attente et la charge de l’équipe.
Oui. Chaque hôtel connecte son propre PMS : plusieurs systèmes ne posent donc aucun problème. chatlyn lit les réservations et les séjours pour déclencher les messages et construire les profils clients, et ne modifie jamais rien dans le PMS.
Les hôtels concernés signent un seul contrat, avec un prix calculé sur leur nombre total de chambres. Parlez-nous en nous donnant la liste de vos hôtels, et nous préparons un devis.
Tout commence par un hôtel. Notre équipe d’onboarding connecte le PMS, configure les canaux, charge les informations et définit le ton avec votre équipe, et la plupart des hôtels sont opérationnels en 2 à 4 semaines. L’hôtel suivant suit ensuite avec la même configuration.
Pour qui est chatlyn
Une seule plateforme pour chaque équipe, chaque hôtel et chaque objectif.
Par type d’hôtel
Une seule plateforme
Ce que chaque hôtel de votre cluster obtient avec chatlyn.
WhatsApp pour les hôtels
Un numéro par hôtel pour toute l’équipe, de la réservation au départ.
DécouvrirCRM hôtelier
Des profils clients avec les séjours issus du PMS de chaque hôtel et toutes les conversations.
DécouvrirTarifs
Un seul contrat pour le cluster, calculé sur le total des chambres.
Découvrir Étude de cas Spa Resort Geinberg
86 % des demandes du chat web traitées par l’IA.
Lire l’histoireDes équipes réduites, plusieurs hôtels, chaque client a sa réponse.
Dites-nous quels hôtels composent votre cluster et quel PMS chacun utilise. Nous mettons en place le premier hôtel avec vous, puis nous reprenons la même configuration pour le suivant.
Équipe d’onboarding dédiée Opérationnel en quelques semaines, pas en plusieurs mois Conforme au RGPD
Pas encore prêt à en parler ? Voir la démo de 10 minutes Démo du produit · 10 min 