Gmail, Microsoft 365 und IMAP/SMTP E-Mail für Hotels: jede Gäste-E-Mail im selben Posteingang wie Ihre Chats
Wenn es um Details geht, schreiben Gäste nach wie vor eine E-Mail: der Transfer vom Flughafen, ein Jahrestag, die Rechnung an die Firma. chatlyn holt jede neue E-Mail in den Posteingang, in dem Ihr Team auch WhatsApp, Webchat und Booking.com beantwortet. Die KI entwirft die Antwort aus dem Wissen Ihres Hauses, eine Person aus Ihrem Team prüft, ergänzt und sendet sie.
- Gmail, Microsoft 365 und IMAP/SMTP
- Die KI entwirft, Ihr Team sendet
- Neben allen Chats in einem Posteingang
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026 Im Einsatz in über 100.000 Hotelzimmern weltweit
Von der Gäste-E-Mail zur Antwort Ihres Teams
Ihr Admin verbindet das Postfach einmal. Ab dann kommt jede neue E-Mail in chatlyn an.
Ab dem Moment der Verbindung kommt jede neue E-Mail in chatlyn an. In Ihrem Postfach wird nichts verschoben oder gelöscht.
Gäste-E-Mails neben allen anderen Kanälen
Jede neue E-Mail an das Postfach wird zu einem Gespräch im selben Posteingang wie WhatsApp, der Chat auf Ihrer Website, Booking.com, Messenger und Instagram. Ihr Team arbeitet alle Kanäle in einer Liste ab.
Weisen Sie jede E-Mail einer Kollegin oder einem Kollegen zu, vergeben Sie Labels und interne Notizen, und stellen Sie eine Anfrage bis zu dem Tag zurück, an dem sie wichtig wird. Für E-Mails gelten eigene Zielzeiten in Stunden, so sehen Sie, welche Gäste noch warten. Mehr zur Software für Gästekommunikation.
Die KI entwirft die Antwort, Ihr Team hat das letzte Wort
Bei E-Mails zählt Urteilsvermögen: lange Verläufe, Kolleginnen und Kollegen in Kopie, eine Anfrage, die drei Abteilungen betrifft. Deshalb bereitet die KI die Antwort auf Knopfdruck im Editor vor, aus dem Wissen Ihres Hauses, und eine Person liest sie, passt sie an und sendet sie.
Es ist dasselbe Wissen, das der Hotel-Chatbot auf WhatsApp und Ihrer Website nutzt: Ihre Webseiten, Hausordnung, Speisekarten und FAQs. Ergänzen Sie Ihr Wissen einmal, und jeder weitere Entwurf greift darauf zurück.
Wissen, wer hinter der E-Mail steht
Jede E-Mail wird über die Absenderadresse einem Kontakt zugeordnet. Ihr Team kann Kontakte zusammenführen, damit ein Gast, der heute mailt und nächsten Monat auf WhatsApp schreibt, einen gemeinsamen Verlauf behält.
Hat der Kontakt eine Buchung, steht der Aufenthalt aus Ihrem PMS neben dem Gespräch: Daten und Zimmer. Mehr zum einheitlichen Gästeprofil.
Gäste schreiben in ihrer Sprache, Ihr Team antwortet darin
Die Übersetzung arbeitet in beide Richtungen: Die E-Mail des Gastes lässt sich mit einem Klick in die Sprache Ihres Teams übersetzen, die Antwort wird vor dem Senden in die Sprache des Gastes übertragen.
Der Editor ist ein vollwertiges E-Mail-Programm: formatierter Text, An, CC und BCC, Allen antworten und Weiterleiten, Ihre Signatur je Postfach und Anhänge bis 25 MB. Um einem Gast zuerst zu schreiben, starten Sie eine neue E-Mail direkt in chatlyn.
Die E-Mail-Integration auf einen Blick
Was verbunden wird, wie, und was Ihr Team damit machen kann.
- Postfächer
- Gmail, Microsoft 365 und jedes Postfach mit IMAP/SMTP
- Verbindung
- Anmeldung mit Google oder Microsoft (Microsoft 365 mit einmaliger Admin-Zustimmung); IMAP/SMTP mit Serverdaten und Test-E-Mail
- Einrichtung
- Durch Ihren Admin, in den Einstellungen
- Was ankommt
- Gmail: der Posteingang. Microsoft 365: alle oder ausgewählte Ordner, auch geteilte Postfächer. IMAP: die INBOX, abgerufen alle 1, 5 oder 15 Minuten
- KI
- Entwirft Antworten aus dem Wissen Ihres Hauses; eine Person prüft und sendet
- Editor
- Formatierter Text, An, CC und BCC, Allen antworten, Weiterleiten, Signatur je Postfach
- Anhänge
- Bis zu 30 Dateien und 25 MB pro E-Mail
- Im Posteingang
- Zuweisung, Labels, interne Notizen, Zurückstellen, Übersetzung
Hotels, die jedem Gast auf jedem Kanal antworten.
"Mit chatlyn erreichen wir eine Öffnungsrate von 95% auf WhatsApp. Unsere Gästekommunikation war noch nie so wirksam. Die Plattform ist zur zentralen Drehscheibe für alle unsere Häuser geworden."
"Gäste wollen sofort eine Antwort, und unsere KI beantwortet inzwischen 85% der Anfragen automatisch. Das entlastet unsere Rezeption enorm, sodass wir uns auf die persönlichen Momente konzentrieren können, die wirklich zählen."
"Unser Guest-Relations-Team erreicht heute Antwortzeiten unter 5 Minuten. Mit den Routing- und Workflow-Funktionen von chatlyn können sich unsere Butler auf wirklich individuelle Luxuserlebnisse konzentrieren."
"Die automatisierten Upselling-Kampagnen von chatlyn bringen jeden Monat messbaren Zusatzumsatz. Zimmer-Upgrades, Spa-Pakete, Tischreservierungen: Gäste schätzen die persönlichen Angebote."
"Mit chatlyn ist unsere Gästekommunikation effizienter und persönlicher geworden. Die schnelle, unkomplizierte Kommunikation hilft uns, auf die Wünsche unserer Gäste einzugehen und noch besseren Service zu bieten."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
Fragen zur E-Mail-Integration.
Gmail, Microsoft 365 und jedes Postfach mit IMAP und SMTP. Bei Gmail und Microsoft 365 meldet sich ein Admin mit Google oder Microsoft an; Microsoft 365 fragt einmalig nach der Zustimmung eines Administrators. Für jedes andere Postfach trägt der Admin die IMAP- und SMTP-Serverdaten ein, und chatlyn bestätigt die Verbindung mit einer Test-E-Mail.
Bei E-Mails entwirft die KI, und Ihr Team sendet. Auf Knopfdruck bereitet die KI im Editor eine Antwort aus dem Wissen Ihres Hauses vor; eine Person liest sie, passt sie an und sendet sie. E-Mail-Verläufe haben oft Kolleginnen und Kollegen in Kopie, Weiterleitungen und mehrere Anliegen auf einmal, deshalb bleibt das letzte Wort bei Ihrem Team. Auf WhatsApp und im Chat Ihrer Website antwortet die KI Gästen direkt.
Ja. Bei Gmail oder IMAP/SMTP verbinden Sie die Adresse selbst, und Ihr ganzes Team bearbeitet sie gemeinsam in chatlyn. Bei Microsoft 365 können Sie auch ein freigegebenes Postfach verbinden; die Person, die es verbindet, braucht dafür in Microsoft 365 die Berechtigung „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“.
Ja. Starten Sie in chatlyn eine neue E-Mail, oder klicken Sie in einer Nachricht auf eine E-Mail-Adresse. Für E-Mails gilt kein Zeitfenster, Ihr Team schreibt also dann, wenn der Moment passt.
Sie bleiben, wo sie sind. chatlyn übernimmt jede E-Mail, die nach dem Verbinden eintrifft, und in Ihrem Postfach wird nichts verschoben oder gelöscht. Bei Gmail und Microsoft 365 erscheinen Antworten aus chatlyn auch im Ordner „Gesendet“. Ihr Team beantwortet Gäste-E-Mails in chatlyn, so steht jede Antwort für alle sichtbar im Gespräch.
Anmeldungen bei Google und Microsoft laufen von Zeit zu Zeit ab, und Passwörter von IMAP-Postfächern ändern sich. chatlyn zeigt dann einen Hinweis zum erneuten Verbinden, und Ihr Admin verbindet das Postfach mit wenigen Klicks in den Einstellungen neu.
Jede E-Mail bleibt beim Kontakt des Gastes, zugeordnet über die Absenderadresse. Schreibt dieselbe Person auf WhatsApp oder einem anderen Kanal, kann Ihr Team die Kontakte zusammenführen, und der ganze Verlauf liegt in einem Profil.
Eine Plattform für jedes Team, jedes Haus, jedes Ziel.
Nach Team
Nach Hotel
Mehr zur Gästekommunikation.
Gmail
Ein Gmail-Postfach mit der Google-Anmeldung verbinden.
LesenOutlook und Microsoft 365
Postfächer aus Microsoft 365 verbinden, auch freigegebene.
Lesen
Software für Gästekommunikation
Alle Kanäle in einem Posteingang, mit klarer Zuständigkeit für jedes Gespräch.
LesenHotel-Chatbot
Die KI, die auf WhatsApp und Ihrer Website aus Ihrem eigenen Wissen antwortet.
LesenHolen Sie Ihre Gäste-E-Mails in einen Posteingang.
Verbinden Sie Ihr Postfach mit chatlyn: Die KI entwirft, Ihr Team sendet, und jeder Gast behält einen gemeinsamen Verlauf.
