Verbinden Sie Gmail, Outlook oder jedes IMAP/SMTP-Postfach, und Gäste-E-Mails kommen neben WhatsApp-, Webchat-, Booking.com- und Airbnb-Nachrichten an. Ihr Team weist zu, vergibt Labels und antwortet mit vollem HTML, Signaturen und Anhängen, und sieht PMS-Buchungsdaten neben der Konversation.
Über 1.000 Hotels weltweit setzen auf uns.
Verbinden Sie die Postfächer, die Ihr Hotel ohnehin nutzt. Outlook, Gmail und IMAP/SMTP binden alle persönliche Postfächer mit Ordnern an. Die Einrichtung erfolgt selbst aus den Posteingangs-Einstellungen, mit OAuth-Anmeldung für Gmail und Outlook und Server-Zugangsdaten für IMAP/SMTP.
E-Mail verhält sich wie E-Mail, nicht wie eine gequetschte Chat-Blase. chatlyn gibt jeder E-Mail-Konversation eine eigene Ansicht mit vollständiger HTML-Darstellung und Unterstützung für RTL-Sprachen, und behält sie im selben Posteingang wie WhatsApp, Webchat und OTA-Nachrichten.
Starten Sie neue ausgehende E-Mail-Konversationen direkt aus chatlyn, nicht nur Antworten. Jede E-Mail unterstützt AN, CC und BCC, Anhänge und Signaturen mit Rich Media, sodass Ihr Front Office ansprechende, markengerechte E-Mails versendet, ohne das Werkzeug zu wechseln.
Weisen Sie Konversationen Mitarbeitenden oder Teams zu, vergeben Sie Labels und hinterlassen Sie interne Notizen mit @Erwähnungen, die Gäste nie sehen. Status (Offen, Wartend, Geschlossen, Zurückgestellt), eigene Filter und die Suche halten ein viel genutztes Postfach selbst in der Hochsaison handhabbar.
Die Kontaktansicht zeigt Gästedaten und PMS-Buchungsdaten direkt neben der Konversation, samt früherer Buchungen. Ihr Team beantwortet eine E-Mail und weiß, wer anreist, wann und für wie viele Nächte, ohne das PMS zu öffnen.
Der KI-Chatbot von chatlyn ist bei E-Mail bewusst nicht aktiv. Hotels verbinden in der Regel Sammeladressen wie info@ oder office@, die Newsletter und lange Verläufe empfangen, die nie automatisch beantwortet werden sollten. Jede E-Mail geht direkt als offene Konversation an Ihr Team.
Alles, was Sie vor der Verbindung wissen müssen.
| Verbindungsart | Gmail und Outlook per OAuth-Anmeldung; IMAP/SMTP per Server-Zugangsdaten |
| Richtung | Zweiseitig: empfangen, antworten und neue ausgehende E-Mail-Konversationen starten |
| Postfachtypen | Persönliche Postfächer mit Ordnern für alle drei Anbieter |
| Formatierung | Vollständige HTML-E-Mails mit Unterstützung für RTL-Sprachen, in einer eigenen E-Mail-Ansicht |
| Adressierung | AN, CC und BCC bei jeder E-Mail |
| Anhänge | Unterstützt, plus Signaturen mit Rich Media |
| KI-Chatbot | Bei E-Mail bewusst nicht aktiv: Sammeladressen empfangen Newsletter und lange Verläufe, die nicht automatisch beantwortet werden sollten. E-Mails gehen direkt als offen an die Mitarbeitenden |
| Zeitfenster | Keines. E-Mail hat kein 24-Stunden-Antwortfenster, anders als WhatsApp oder Meta Messenger |
| Einrichtung | Selbst aus den Posteingangs-Einstellungen, ohne Support-Ticket |
Gmail, Outlook und jedes Postfach, das IMAP/SMTP unterstützt. Alle drei binden persönliche Postfächer mit Ordnern an. Die Einrichtung erfolgt selbst: Sie melden sich für Gmail und Outlook per OAuth an oder geben für IMAP/SMTP die Server-Zugangsdaten ein.
Ja. Verbinden Sie das Postfach, das Ihr Front Office heute nutzt, und jede eingehende E-Mail wird zu einer Konversation, die Ihr Team Mitarbeitenden oder Teams zuweisen, mit Labels und internen Notizen samt @Erwähnungen versehen und durch die Status Offen, Wartend, Geschlossen oder Zurückgestellt bewegen kann. Eigene Filter halten jede Person auf das fokussiert, was ihr zusteht.
Nein, und das ist Absicht. Der KI-Chatbot ist nur auf WhatsApp und Webchat aktiv. Hotels verbinden meist Sammeladressen wie info@ oder office@, die alles von Newslettern bis zu langen E-Mail-Ketten empfangen, die weder eine automatische Antwort brauchen noch bekommen sollten. E-Mails gehen daher direkt als offene Konversationen an Ihr Team.
Beides. E-Mail in chatlyn unterstützt ausgehende Konversationen, sodass Ihr Team eine neue E-Mail an einen Gast direkt aus dem Posteingang heraus beginnen kann, mit vollständiger AN-, CC- und BCC-Adressierung, Anhängen und Ihrer Signatur mit Rich Media.
Sie bleiben erhalten. chatlyn stellt vollständige HTML-E-Mails mit Unterstützung für RTL-Sprachen in einer eigenen E-Mail-Ansicht dar, unterstützt Anhänge in beide Richtungen und lässt Sie mit Signaturen samt Rich Media senden. Gäste erhalten eine normale, professionelle E-Mail, auch wenn Ihr Team aus einem chatähnlichen Posteingang arbeitet.
Nein. chatlyn ist kein vollwertiges E-Mail-Programm: Es bietet keine erweiterten Regeln, keine komplexen Ordnerhierarchien und keine Kalenderintegration. Es ist für die gemeinsame Gästekommunikation über alle Kanäle gemacht. Ihr Postfach bleibt, wo es ist; chatlyn verbindet sich damit, sodass Gäste-E-Mails neben jedem anderen Kanal bearbeitet werden.
Nein. Anders als bei WhatsApp oder Meta Messenger gibt es bei E-Mail kein 24-Stunden-Konversationsfenster. Ihr Team kann jederzeit auf eine E-Mail antworten oder eine E-Mail-Konversation beginnen.
Verbinden Sie die E-Mail-Postfächer Ihres Hotels und bearbeiten Sie jede Gästenachricht, von reservierung@ bis WhatsApp, an einem Ort.
