Gmail, Microsoft 365 et IMAP/SMTP E-mail pour hôtels : chaque e-mail de vos clients dans la même boîte que vos chats
Quand une demande appelle des détails, les clients écrivent encore par e-mail : un transfert depuis l’aéroport, une occasion à fêter, une facture au nom de leur entreprise. chatlyn fait arriver chaque nouvel e-mail dans la boîte de réception que votre équipe utilise déjà pour WhatsApp, le chat web et Booking.com. L’IA rédige la réponse à partir des informations de votre hôtel, puis une personne de votre équipe la relit, l’ajuste et l’envoie.
- Gmail, Microsoft 365 et IMAP/SMTP
- L’IA rédige, votre équipe envoie
- À côté de tous vos chats, dans une seule boîte
Best Chatbot Solution Provider Lauréat 2024 · Nommé en 2025 et 2026 Utilisé dans plus de 100 000 chambres d’hôtel à travers le monde
De l’e-mail d’un client à une réponse envoyée par votre équipe
Votre administrateur connecte la boîte mail une seule fois. Ensuite, chaque nouvel e-mail arrive dans chatlyn.
Dès la connexion, chaque nouvel e-mail arrive dans chatlyn. Rien n’est déplacé ni supprimé dans votre boîte mail.
Les e-mails de vos clients à côté de tous les autres canaux
Chaque nouvel e-mail reçu dans la boîte mail devient une conversation dans la même boîte de réception que WhatsApp, le chat de votre site, Booking.com, Messenger et Instagram. Votre équipe traite tous les canaux dans une seule file d’attente.
Attribuez chaque e-mail à un collègue, ajoutez des étiquettes et des notes internes, et mettez une demande en attente jusqu’au jour où elle compte. L’e-mail a ses propres objectifs de délai de réponse, fixés en heures, pour voir quels clients attendent encore. En savoir plus sur le logiciel de messagerie client pour hôtels.
L’IA rédige la réponse, votre équipe a le dernier mot
L’e-mail est le canal où le discernement compte : de longs échanges, des collègues en copie, une demande qui concerne trois services. Sur l’e-mail, un clic sur le bouton IA de l’éditeur prépare donc la réponse à partir des informations de votre hôtel, puis une personne la lit, l’ajuste et l’envoie.
Ce sont les mêmes informations que celles du chatbot pour hôtels sur WhatsApp et sur votre site : vos pages web, le règlement intérieur, les cartes et les FAQ. Ajoutez une information une fois, et tous les brouillons suivants en tiennent compte.
Sachez qui se trouve derrière l’e-mail
Chaque e-mail est rattaché à un contact grâce à l’adresse de l’expéditeur. Votre équipe peut fusionner les contacts : un client qui écrit aujourd’hui par e-mail et le mois prochain sur WhatsApp garde un seul historique.
Lorsque le contact a une réservation, le séjour issu de votre PMS s’affiche à côté de la conversation : dates et chambre. En savoir plus sur un profil unique pour chaque client.
Chaque client écrit dans sa langue, votre équipe lui répond dans cette langue
La traduction fonctionne dans les deux sens : l’e-mail du client se traduit dans la langue de votre équipe en un clic, et la réponse est traduite dans la langue du client avant son envoi.
L’éditeur est un véritable client de messagerie : texte enrichi, À, Cc et Cci, répondre à tous et transférer, votre signature pour chaque boîte mail et des pièces jointes jusqu’à 25 Mo. Pour écrire en premier à un client, lancez un nouvel e-mail depuis Nouveau chat.
L’intégration e-mail en un coup d’œil
Ce qui se connecte, comment, et ce que votre équipe peut faire.
- Boîtes mail
- Gmail, Microsoft 365 et toute boîte mail compatible IMAP/SMTP
- Connexion
- Connexion avec Google ou Microsoft (Microsoft 365 avec un consentement unique de l’administrateur) ; IMAP/SMTP avec les paramètres du serveur et un e-mail de test
- Configuration
- Par votre administrateur, dans Paramètres
- Ce qui arrive
- Gmail : la boîte de réception. Microsoft 365 : tous les dossiers ou ceux que vous choisissez, boîtes partagées comprises. IMAP : le dossier INBOX, relevé toutes les 1, 5 ou 15 minutes
- IA
- Rédige des réponses à partir des informations de votre hôtel ; une personne les relit et les envoie
- Éditeur
- Texte enrichi, À, Cc et Cci, répondre à tous, transférer, une signature par boîte mail
- Pièces jointes
- Jusqu’à 30 fichiers et 25 Mo par e-mail
- Outils de la boîte de réception
- Attribution, étiquettes, notes internes, mise en attente, traduction
Des hôtels qui répondent à chaque client sur tous les canaux.
« Avec chatlyn, nous atteignons un taux d’ouverture de 95 % sur WhatsApp. Notre communication avec les clients n’a jamais été aussi efficace. La plateforme est devenue le point central de tous nos hôtels. »
« Les clients veulent une réponse immédiate, et notre IA traite désormais 85 % des demandes automatiquement. C’est une aide précieuse pour notre réception : nous pouvons nous consacrer aux attentions personnelles qui comptent vraiment. »
Elisabeth Veit
Propriétaire et directrice générale, Hotel Enzian Obertauern
Lire l’étude de cas complète « Notre équipe guest relations répond aujourd’hui en moins de 5 minutes. Grâce aux outils de répartition et aux workflows de chatlyn, nos majordomes se consacrent à des expériences de luxe vraiment personnalisées. »
« Les campagnes d’upselling automatisées de chatlyn génèrent chaque mois un chiffre d’affaires additionnel mesurable. Surclassements, forfaits spa, réservations pour le dîner : les clients apprécient ces offres personnalisées. »
« Avec chatlyn, notre communication avec les clients est devenue plus efficace et plus personnelle. Une messagerie rapide et simple nous permet de répondre aux besoins de chacun et d’offrir un service encore meilleur. »
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
Vos questions sur l’intégration e-mail.
Gmail, Microsoft 365 et toute boîte mail qui propose IMAP et SMTP. Pour Gmail et Microsoft 365, un administrateur se connecte avec Google ou Microsoft ; Microsoft 365 demande une seule fois le consentement d’un administrateur. Pour toute autre boîte mail, l’administrateur saisit les paramètres des serveurs IMAP et SMTP, et chatlyn envoie un e-mail de test pour confirmer la connexion.
Sur l’e-mail, l’IA rédige et votre équipe envoie. Un clic sur le bouton IA de l’éditeur prépare une réponse à partir des informations de votre hôtel, puis une personne la lit, l’ajuste et l’envoie. Les échanges par e-mail comportent souvent des collègues en copie, des transferts et plusieurs demandes à la fois : le dernier mot revient donc à votre équipe. Sur WhatsApp et le chat de votre site, l’IA répond directement aux clients.
Oui. Avec Gmail ou IMAP/SMTP, vous connectez l’adresse elle-même, et toute votre équipe la traite ensemble dans chatlyn. Avec Microsoft 365, vous pouvez aussi connecter une boîte mail partagée ; la personne qui la connecte a besoin de l’autorisation « Envoyer en tant que » ou « Envoyer de la part de » dans Microsoft 365.
Oui. Lancez un nouvel e-mail depuis Nouveau chat dans chatlyn, ou cliquez sur une adresse e-mail dans un message. L’e-mail n’a pas de fenêtre de messagerie : votre équipe peut écrire au moment qui convient.
Ils restent où ils sont. chatlyn récupère chaque e-mail qui arrive après la connexion, et rien n’est déplacé ni supprimé dans votre boîte mail. Sur Gmail et Microsoft 365, les réponses envoyées depuis chatlyn apparaissent aussi dans votre dossier des messages envoyés. Votre équipe répond aux e-mails dans chatlyn : chaque réponse reste dans la conversation, visible par les collègues.
Les connexions Google et Microsoft expirent de temps en temps, et les mots de passe des boîtes IMAP changent. chatlyn affiche alors une alerte de reconnexion, et votre administrateur reconnecte la boîte mail dans Paramètres en quelques clics.
Chaque e-mail reste sur le contact du client, rattaché par l’adresse de l’expéditeur. Quand la même personne écrit sur WhatsApp ou sur un autre canal, votre équipe peut fusionner les contacts pour réunir tout l’historique sur un seul profil.
Une seule plateforme pour chaque équipe, chaque hôtel et chaque objectif.
Par type d’hôtel
En savoir plus sur les conversations avec vos clients.
Gmail
Connectez une boîte Gmail en vous identifiant avec Google.
LireOutlook et Microsoft 365
Connectez les boîtes mail Microsoft 365, boîtes partagées comprises.
Lire
Logiciel de messagerie client pour hôtels
Tous les canaux dans une seule boîte de réception, avec un responsable pour chaque conversation.
LireChatbot pour hôtels
L’IA qui répond à partir de vos propres informations sur WhatsApp et sur votre site.
LireRéunissez les e-mails de vos clients dans une seule boîte de réception.
Connectez votre boîte mail à chatlyn : l’IA rédige, votre équipe envoie, et chaque client garde un seul historique.
