Buzones de Microsoft 365, también compartidos Outlook para hoteles: ventas, eventos y reservas en una sola bandeja
Las solicitudes de grupos, las bodas y las estancias de empresa llegan a su hotel por Outlook, a menudo a buzones compartidos. chatlyn conecta sus buzones de Microsoft 365, compartidos incluidos, y los lleva a la bandeja de entrada que su equipo usa para WhatsApp, el chat web y Booking.com. La IA redacta cada respuesta, y el compañero responsable de la solicitud la revisa y la envía.
- Buzones personales y compartidos de Microsoft 365
- Usted elige las carpetas que se sincronizan
- La IA redacta, su equipo envía
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De Microsoft 365 a una bandeja por departamento
Un administrador inicia sesión con Microsoft una vez por buzón. A partir de ahí, los correos nuevos llegan a chatlyn como conversaciones.
Los correos llegan desde el momento de la conexión. Si el inicio de sesión de Microsoft caduca, chatlyn muestra un aviso y un administrador vuelve a iniciar sesión.
El buzón de cada departamento, con su propio equipo
Conecte sales@, events@ y reservations@ como bandejas separadas, cada una con sus miembros. Ventas ve las solicitudes de grupos, la recepción ve las reservas, y los administradores y responsables lo ven todo.
Las respuestas salen desde la dirección compartida gracias al permiso «Enviar como» o «Enviar en nombre de» que configure en Microsoft 365. Una nota privada con una mención @ implica a un compañero de otro departamento sin reenviar el correo.
Solicitudes en cualquier idioma, respondidas en el suyo
Organizadores y agencias escriben desde toda Europa. Los correos entrantes se traducen al idioma de su compañero, y la respuesta se traduce al idioma del cliente antes de salir.
La IA redacta la primera respuesta con la información de su propio hotel; el compañero responsable de la solicitud añade disponibilidad y precios y la envía. Es la misma IA que hace funcionar el chatbot para hoteles en WhatsApp y en su web.
Cada propuesta, con su seguimiento el día adecuado
Una solicitud tiene un único responsable desde el primer correo hasta la propuesta firmada. Posponga la conversación hasta la fecha en que el cliente debe decidir y volverá a su responsable, aunque haya tenido el día libre.
El email tiene sus propios objetivos de tiempo de respuesta, y etiquetas como Boda o Grupo mantienen las solicitudes separadas en la bandeja. Más información sobre el software de mensajería para huéspedes.
El historial del organizador, en un solo perfil
Cada correo llega al contacto, junto a sus mensajes de WhatsApp y sus chats de la web. Su equipo puede fusionar contactos, de modo que la organizadora que escribió por email en primavera y lo hace por WhatsApp la semana antes de llegar conserva un único historial.
Con su PMS conectado, las estancias aparecen junto a la conversación: fechas, habitaciones y notas.
La integración de Outlook de un vistazo
Qué se conecta, cómo y qué puede hacer su equipo.
- Conexión
- Inicio de sesión de Microsoft 365 (OAuth), con un consentimiento único de su administrador de Microsoft 365
- Buzones
- Personales y compartidos, varios a la vez
- Buzones compartidos
- Permiso «Enviar como» o «Enviar en nombre de» para el usuario conectado
- Carpetas
- Todas las carpetas o las que seleccione
- Nombre del remitente
- El nombre para mostrar del buzón en Microsoft 365
- Qué llega
- Los correos nuevos desde el momento de la conexión, con sus adjuntos
- IA
- Redacta respuestas cuando se le pide; una persona las revisa y las envía
- Archivos adjuntos
- Hasta 30 archivos y 25 MB por correo
- Herramientas de la bandeja
- Asignación, etiquetas, notas privadas, posponer, traducción, objetivos de tiempo de respuesta
Hoteles que responden cada solicitud desde una sola bandeja.
«Con chatlyn alcanzamos una tasa de apertura del 95% en WhatsApp. Nuestra comunicación con los huéspedes nunca había sido tan eficaz. La plataforma se ha convertido en el eje central de todos nuestros hoteles.»
«Los huéspedes quieren respuestas al momento, y nuestra IA ya resuelve el 85% de las consultas de forma automática. Es una gran ayuda para el equipo de recepción: podemos centrarnos en los detalles personales que de verdad importan.»
Elisabeth Veit
Propietaria y directora general, Hotel Enzian Obertauern
Ver el caso de éxito completo «Nuestro equipo de guest relations consigue hoy tiempos de respuesta inferiores a 5 minutos. Las herramientas de asignación y flujos de trabajo de chatlyn permiten a nuestros mayordomos centrarse en crear experiencias de lujo realmente personalizadas.»
«Las campañas automatizadas de upselling de chatlyn generan ingresos adicionales medibles cada mes. Mejoras de habitación, paquetes de spa, reservas para la cena: los clientes valoran las ofertas personalizadas.»
«Con chatlyn, nuestra comunicación con los huéspedes es más eficiente y más personal. Una mensajería rápida y sencilla nos permite responder a lo que necesita cada cliente y ofrecer un servicio todavía mejor.»
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
Preguntas sobre la integración de Outlook.
Un administrador añade una bandeja de email en Ajustes, elige Microsoft 365 e inicia sesión con Microsoft. Su administrador de Microsoft 365 da su consentimiento una sola vez. Después elige si sincronizar todas las carpetas o solo algunas, y añade a los compañeros que atienden el buzón.
Sí. Los buzones compartidos de Microsoft 365 se conectan igual que los personales. Para enviar desde la dirección compartida, el usuario conectado necesita el permiso «Enviar como» o «Enviar en nombre de», que su equipo de IT configura en el centro de administración de Microsoft 365.
Sí. Se pueden conectar varios buzones a la vez, cada uno como una bandeja propia con sus miembros. Cada compañero ve las bandejas a las que pertenece, y los administradores y responsables las ven todas.
La IA redacta una respuesta con la información de su hotel: habitaciones, restaurante, spa y sus condiciones para grupos. El compañero responsable de la solicitud añade fechas y precios, la ajusta y la envía. En el email, cada respuesta pasa por una persona antes de salir.
El nombre para mostrar del buzón en Microsoft 365, que se cambia en el centro de administración de Microsoft 365. Cada compañero mantiene su propia firma para cada bandeja de email en chatlyn.
Sí. Las respuestas salen desde la dirección del buzón y se guardan en su carpeta de enviados, así Outlook conserva el registro completo.
chatlyn muestra un aviso en rojo en la bandeja. Un administrador vuelve a iniciar sesión con Microsoft desde Ajustes, y los correos nuevos vuelven a llegar.
Una sola plataforma para cada equipo, cada hotel y cada objetivo.
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LeerReúna sus buzones de Outlook en una sola bandeja.
Conecte Microsoft 365 a chatlyn: cada solicitud tiene un responsable, la IA redacta la respuesta y su equipo la envía.
