Bringen Sie das Outlook-Postfach Ihres Hotels in chatlyn. Gäste-E-Mail wird zu einer Warteschlange, die Ihr ganzes Team beantworten kann, direkt neben WhatsApp, Webchat und OTA-Nachrichten, mit Gäste-Buchungsdaten im Blick.
Über 1.000 Hotels weltweit setzen auf uns.
chatlyn macht aus jeder Outlook-E-Mail eine Konversation, die Ihr Front Office gemeinsam bearbeitet. Verläufe lassen sich Mitarbeitenden oder Teams zuweisen, durch Status bewegen, und Sie verlieren nie den Überblick, wer gerade antwortet. Ihr Outlook-Postfach bleibt, wie es ist; die Teamarbeit findet in chatlyn statt.
Ihre Outlook-Ordnerstruktur wird unterstützt. Konversationen bleiben so organisiert, wie Ihr Team sie ohnehin ablegt, und chatlyn ergänzt Labels, Status und eigene Filter obendrauf.
E-Mail erhält eine eigene Ansicht im ansonsten chatähnlichen Posteingang. HTML-E-Mails werden korrekt dargestellt, mit Unterstützung für Sprachen von rechts nach links, Signaturen mit Rich Media und Anhängen, plus vollem AN, CC und BCC.
E-Mail in chatlyn unterstützt ausgehende Konversationen, sodass Ihr Team einem Gast zuerst schreiben kann. Klären Sie ein Detail vor der Anreise oder melden Sie sich nach dem Check-out zurück, ohne den Posteingang zu verlassen.
Weisen Sie Verläufe Mitarbeitenden oder Teams zu, fügen Sie interne Notizen mit @Erwähnungen hinzu und bewegen Sie Konversationen durch Status, sodass erledigte Verläufe die Warteschlange verlassen. Eigene Filter und die Suche halten ein viel genutztes Front-Office-Postfach handhabbar.
Die Kontaktansicht zeigt Gästedaten und PMS-Buchungsdaten neben der Konversation. Ihr Team antwortet mit der Reservierung vor Augen, statt das System zu wechseln.
Alles, was Sie vor der Verbindung wissen müssen.
| Verbindung | Microsoft-OAuth-Anmeldung, Einrichtung im Selbstservice |
| Richtung | Eingehend und ausgehend (Ihr Team kann neue Konversationen beginnen) |
| Postfach | Ihr Outlook-Postfach mit Ordnern |
| E-Mail-Funktionen | HTML mit RTL-Unterstützung, Signaturen mit Rich Media, AN, CC & BCC |
| Anhänge | Unterstützt |
| KI-Chatbot | Bei E-Mail bewusst nicht aktiv; die KI läuft auf WhatsApp und Webchat |
| Konversationsfenster | Keines; schreiben Sie Gästen jederzeit per E-Mail |
| Posteingangs-Werkzeuge | Zuweisung, Labels, interne Notizen mit @Erwähnungen, Status, eigene Filter, Suche |
| Gut zu wissen | chatlyn ergänzt Outlook für die Gästekommunikation; es ist kein vollwertiges E-Mail-Programm (keine Regeln oder Kalender) |
Ja. Jede Outlook-E-Mail wird zu einer chatlyn-Konversation, die Ihr Team Mitarbeitenden oder Teams zuweisen, mit Labels versehen, mit internen Notizen samt @Erwähnungen kommentieren und durch die Status Offen, Wartend, Geschlossen oder Zurückgestellt bewegen kann. Eigene Filter halten jede Person auf das fokussiert, was ihr zusteht, selbst wenn mehrere Personen ein viel genutztes Front-Office-Postfach bearbeiten.
Nein, und das ist Absicht. Sammeladressen wie info@ empfangen alles von Newslettern bis zu langen weitergeleiteten Verläufen, die nicht automatisch beantwortet werden sollten. Der KI-Chatbot von chatlyn ist auf WhatsApp und Webchat aktiv, wo Gäste kurze, direkte Fragen stellen, die er zuverlässig lösen kann. Ihr Team behält die Kontrolle über E-Mail.
Beides. E-Mail in chatlyn unterstützt ausgehende Konversationen, sodass Ihr Team einem Gast zuerst schreiben kann. Nachrichten unterstützen Anhänge, Signaturen mit Rich Media und vollständige AN-, CC- und BCC-Felder.
Ja. E-Mail erhält eine eigene Ansicht im ansonsten chatähnlichen Posteingang von chatlyn. HTML-E-Mails werden korrekt dargestellt, Sprachen von rechts nach links werden unterstützt, und Ihre Signatur mit Rich Media geht mit jeder Nachricht raus.
Nein. chatlyn ist kein vollwertiges E-Mail-Programm; es bietet keine erweiterten Regeln, keine komplexen Ordnerhierarchien und keine Kalenderintegration. Es ist für die gemeinsame Gästekommunikation gemacht: Ihr Team beantwortet E-Mail neben WhatsApp, Webchat und OTA-Nachrichten, mit Gäste-Buchungsdaten im Blick. Wenn Sie den vollen nativen Funktionsumfang von Outlook brauchen, nutzen Sie Outlook weiter neben chatlyn.
Die Verbindung von Outlook erfolgt selbst. Ein Administrator erstellt den E-Mail-Posteingang in den chatlyn-Einstellungen, meldet sich mit Microsoft per OAuth an, wählt die zu verbindenden Postfächer und weist optional Mitarbeitende zu. Nachrichten laufen ein, sobald der Posteingang aktiv ist.
Jede Konversation lässt sich einer Person oder einem Team zuweisen, mit Labels versehen und durch Status bewegen, sodass erledigte Verläufe die Warteschlange verlassen. Interne Notizen mit @Erwähnungen lassen Kolleginnen Kontext übergeben, ohne E-Mails weiterzuleiten, und eigene Filter plus Suche halten ein viel genutztes Postfach handhabbar.
Verbinden Sie Ihr Outlook-Postfach selbst, im Selbstservice, und geben Sie Ihrem Front Office einen Ort, um Gäste-E-Mail gemeinsam zu beantworten.
