Microsoft-365-Postfächer, auch gemeinsame Outlook für Hotels: Sales, Events und Reservierung in einem Posteingang
Gruppenanfragen, Hochzeiten und Firmenaufenthalte erreichen Ihr Hotel über Outlook, oft in gemeinsamen Postfächern. chatlyn verbindet Ihre Microsoft-365-Postfächer, gemeinsame eingeschlossen, und holt sie in den Posteingang, in dem Ihr Team WhatsApp, den Website-Chat und Booking.com bearbeitet. Die KI entwirft jede Antwort, die zuständige Person prüft sie und sendet.
- Persönliche und gemeinsame Microsoft-365-Postfächer
- Sie wählen die Ordner, die synchronisiert werden
- Die KI entwirft, Ihr Team sendet
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026 Im Einsatz in über 100.000 Hotelzimmern weltweit
Von Microsoft 365 zu einem Posteingang pro Abteilung
Ein Admin meldet sich für jedes Postfach einmal mit Microsoft an. Danach kommen neue E-Mails als Gespräche in chatlyn an.
E-Mails kommen ab dem Zeitpunkt der Verbindung an. Läuft die Microsoft-Anmeldung ab, zeigt chatlyn einen Hinweis, und ein Admin meldet sich neu an.
Jedes Abteilungspostfach mit seinem eigenen Team
Verbinden Sie sales@, events@ und reservations@ als eigene Posteingänge, jeweils mit eigenen Mitgliedern. Sales sieht die Gruppenanfragen, das Front Office die Reservierungen, Admins und Manager sehen alles.
Antworten gehen von der gemeinsamen Adresse hinaus, über die Berechtigung „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“, die Sie in Microsoft 365 vergeben. Mit einer internen Notiz und @-Erwähnung holen Sie jemanden aus einer anderen Abteilung dazu, ohne die E-Mail weiterzuleiten.
Anfragen in jeder Sprache, beantwortet in der des Gastes
Planer und Agenturen schreiben aus ganz Europa. Eingehende E-Mails werden in die Sprache Ihrer Kollegin übersetzt, die Antwort vor dem Senden in die des Gastes.
Die KI entwirft die erste Antwort aus dem Wissen Ihres Hauses, die zuständige Person ergänzt Verfügbarkeit und Preise und sendet. Es ist dieselbe KI wie beim Hotel-Chatbot auf WhatsApp und Ihrer Website.
Jedes Angebot nachgefasst, am richtigen Tag
Eine Anfrage hat von der ersten E-Mail bis zum unterschriebenen Angebot eine zuständige Person. Legen Sie das Gespräch bis zum Entscheidungstermin des Kunden auf Wiedervorlage, dann kommt es zu ihr zurück, auch nach einem freien Tag.
Für E-Mails gelten eigene Antwortzeit-Ziele, und Labels wie Hochzeit oder Gruppe halten die Anfragen im Posteingang auseinander. Mehr zur Gästekommunikation mit chatlyn.
Die ganze Historie, in einem Profil
Jede E-Mail landet beim Kontakt, neben WhatsApp-Nachrichten und Website-Chats. Ihr Team kann Kontakte zusammenführen: Die Organisatorin, die im Frühjahr gemailt hat und eine Woche vor der Anreise auf WhatsApp schreibt, behält eine Historie.
Ist Ihr PMS verbunden, stehen die Aufenthalte neben dem Gespräch: Daten, Zimmer und Notizen.
Die Outlook-Integration auf einen Blick
Was verbunden wird, wie, und was Ihr Team damit tun kann.
- Verbindung
- Microsoft-365-Anmeldung (OAuth), mit einmaliger Zustimmung Ihres Microsoft-365-Admins
- Postfächer
- Persönliche und gemeinsame Postfächer, mehrere nebeneinander
- Gemeinsame Postfächer
- Berechtigung „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“ für den verbundenen Benutzer
- Ordner
- Alle Ordner oder die von Ihnen gewählten
- Absendername
- Der Anzeigename des Postfachs in Microsoft 365
- Was ankommt
- Neue E-Mails ab der Verbindung, mit Anhängen
- KI
- Entwirft Antworten auf Knopfdruck; ein Mensch prüft und sendet
- Anhänge
- Bis zu 30 Dateien und 25 MB pro E-Mail
- Im Posteingang
- Zuweisung, Labels, interne Notizen, Wiedervorlage, Übersetzung, Antwortzeit-Ziele
Hotels, die jede Anfrage aus einem Posteingang beantworten.
"Mit chatlyn erreichen wir eine Öffnungsrate von 95% auf WhatsApp. Unsere Gästekommunikation war noch nie so wirksam. Die Plattform ist zur zentralen Drehscheibe für alle unsere Häuser geworden."
"Gäste wollen sofort eine Antwort, und unsere KI beantwortet inzwischen 85% der Anfragen automatisch. Das entlastet unsere Rezeption enorm, sodass wir uns auf die persönlichen Momente konzentrieren können, die wirklich zählen."
"Unser Guest-Relations-Team erreicht heute Antwortzeiten unter 5 Minuten. Mit den Routing- und Workflow-Funktionen von chatlyn können sich unsere Butler auf wirklich individuelle Luxuserlebnisse konzentrieren."
"Die automatisierten Upselling-Kampagnen von chatlyn bringen jeden Monat messbaren Zusatzumsatz. Zimmer-Upgrades, Spa-Pakete, Tischreservierungen: Gäste schätzen die persönlichen Angebote."
"Mit chatlyn ist unsere Gästekommunikation effizienter und persönlicher geworden. Die schnelle, unkomplizierte Kommunikation hilft uns, auf die Wünsche unserer Gäste einzugehen und noch besseren Service zu bieten."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
Fragen zur Outlook-Integration.
Ein Admin legt in den Einstellungen einen E-Mail-Posteingang an, wählt Microsoft 365 und meldet sich mit Microsoft an. Ihr Microsoft-365-Admin stimmt einmalig zu. Danach wählen Sie, ob alle Ordner oder nur ausgewählte synchronisiert werden, und fügen die Kolleginnen und Kollegen hinzu, die das Postfach bearbeiten.
Ja. Gemeinsame Postfächer aus Microsoft 365 verbinden Sie wie persönliche. Damit von der gemeinsamen Adresse gesendet wird, braucht der verbundene Benutzer die Berechtigung „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“, die Ihre IT im Microsoft 365 Admin Center vergibt.
Ja. Mehrere Postfächer laufen nebeneinander, jedes als eigener Posteingang mit eigenen Mitgliedern. Mitarbeitende sehen die Posteingänge, denen sie angehören, Admins und Manager sehen alle.
Die KI entwirft eine Antwort aus dem Wissen Ihres Hauses: Zimmer, Restaurant, Spa und Ihre Bedingungen für Gruppen. Die zuständige Person ergänzt Termine und Preise, passt an und sendet. Bei E-Mails prüft ein Mensch jede Antwort, bevor sie hinausgeht.
Den Anzeigenamen des Postfachs in Microsoft 365, den Sie im Microsoft 365 Admin Center ändern. Ihre Signatur legt jede Person in chatlyn für jeden E-Mail-Posteingang selbst fest.
Ja. Antworten gehen von der Adresse des Postfachs hinaus und liegen unter „Gesendete Elemente“, Outlook bleibt also vollständig.
chatlyn zeigt am Posteingang einen roten Hinweis, dass eine Anmeldung nötig ist. Ein Admin meldet sich in den Einstellungen neu mit Microsoft an, und neue E-Mails kommen wieder an.
Eine Plattform für jedes Team, jedes Haus, jedes Ziel.
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