Boîtes mail Microsoft 365, partagées comprises Outlook pour hôtels : ventes, événements et réservations dans une seule boîte de réception
Demandes de groupe, mariages et séjours d’affaires arrivent à votre hôtel par Outlook, souvent dans des boîtes mail partagées. chatlyn connecte vos boîtes Microsoft 365, partagées comprises, et les réunit dans la boîte de réception que votre équipe utilise pour WhatsApp, le chat de votre site et Booking.com. L’IA rédige chaque réponse, et le collègue responsable de la demande la relit puis l’envoie.
- Boîtes Microsoft 365 personnelles et partagées
- Vous choisissez les dossiers synchronisés
- L’IA rédige, votre équipe envoie
Best Chatbot Solution Provider Lauréat 2024 · Nommé en 2025 et 2026 Utilisé dans plus de 100 000 chambres d’hôtel à travers le monde
De Microsoft 365 à une boîte de réception par service
Un administrateur se connecte avec Microsoft une fois pour chaque boîte mail. Ensuite, les nouveaux e-mails arrivent dans chatlyn sous forme de conversations.
Les e-mails arrivent dès la connexion. Si la connexion Microsoft expire, chatlyn affiche une alerte et un administrateur se reconnecte.
La boîte mail de chaque service, avec sa propre équipe
Connectez sales@, events@ et reservations@ comme boîtes de réception distinctes, chacune avec ses membres. Les ventes voient les demandes de groupe, la réception voit les réservations, et les administrateurs et managers voient tout.
Les réponses partent depuis l’adresse partagée grâce à l’autorisation « Envoyer en tant que » ou « Envoyer de la part de » définie dans Microsoft 365. Une note interne avec une mention @ fait intervenir un collègue d’un autre service, sans transférer l’e-mail.
Des demandes dans toutes les langues, des réponses dans la leur
Organisateurs et agences écrivent de toute l’Europe. Les e-mails entrants sont traduits dans la langue de votre collègue, et la réponse est traduite dans celle du client avant son envoi.
L’IA rédige la première réponse à partir des informations de votre hôtel ; le collègue responsable de la demande ajoute disponibilités et tarifs, puis l’envoie. C’est la même IA qui fait fonctionner le chatbot pour hôtels sur WhatsApp et sur votre site.
Chaque offre relancée le bon jour
Une demande a un seul responsable, du premier e-mail à l’offre signée. Mettez la conversation en attente jusqu’à la date de décision du client : elle revient à son responsable, même après un jour de repos.
L’e-mail a ses propres objectifs de délai de réponse, et des étiquettes comme Mariage ou Groupe distinguent les demandes dans la boîte de réception. En savoir plus sur le logiciel de messagerie client pour hôtels.
L’historique de l’organisateur, sur un seul profil
Chaque e-mail arrive sur le contact, à côté de ses messages WhatsApp et de ses chats sur votre site. Votre équipe peut fusionner les contacts : l’organisatrice qui a écrit par e-mail au printemps, puis sur WhatsApp la semaine avant l’arrivée, garde un seul historique.
Avec votre PMS connecté, les séjours s’affichent à côté de la conversation : dates, chambres et notes.
L’intégration Outlook en un coup d’œil
Ce qui se connecte, comment, et ce que votre équipe peut faire.
- Connexion
- Connexion Microsoft 365 (OAuth), avec un consentement unique de votre administrateur Microsoft 365
- Boîtes mail
- Personnelles et partagées, plusieurs en parallèle
- Boîtes partagées
- Autorisation « Envoyer en tant que » ou « Envoyer de la part de » pour l’utilisateur connecté
- Dossiers
- Tous les dossiers ou ceux que vous sélectionnez
- Nom de l’expéditeur
- Le nom d’affichage de la boîte mail dans Microsoft 365
- Ce qui arrive
- Les nouveaux e-mails dès la connexion, avec leurs pièces jointes
- IA
- Rédige des réponses à la demande ; une personne les relit et les envoie
- Pièces jointes
- Jusqu’à 30 fichiers et 25 Mo par e-mail
- Outils de la boîte de réception
- Attribution, étiquettes, notes internes, mise en attente, traduction, objectifs de délai de réponse
Des hôtels qui répondent à chaque demande depuis une seule boîte de réception.
« Avec chatlyn, nous atteignons un taux d’ouverture de 95 % sur WhatsApp. Notre communication avec les clients n’a jamais été aussi efficace. La plateforme est devenue le point central de tous nos hôtels. »
« Les clients veulent une réponse immédiate, et notre IA traite désormais 85 % des demandes automatiquement. C’est une aide précieuse pour notre réception : nous pouvons nous consacrer aux attentions personnelles qui comptent vraiment. »
Elisabeth Veit
Propriétaire et directrice générale, Hotel Enzian Obertauern
Lire l’étude de cas complète « Notre équipe guest relations répond aujourd’hui en moins de 5 minutes. Grâce aux outils de répartition et aux workflows de chatlyn, nos majordomes se consacrent à des expériences de luxe vraiment personnalisées. »
« Les campagnes d’upselling automatisées de chatlyn génèrent chaque mois un chiffre d’affaires additionnel mesurable. Surclassements, forfaits spa, réservations pour le dîner : les clients apprécient ces offres personnalisées. »
« Avec chatlyn, notre communication avec les clients est devenue plus efficace et plus personnelle. Une messagerie rapide et simple nous permet de répondre aux besoins de chacun et d’offrir un service encore meilleur. »
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
Vos questions sur l’intégration Outlook.
Un administrateur ajoute une boîte de réception e-mail dans Paramètres, choisit Microsoft 365 et se connecte avec Microsoft. Votre administrateur Microsoft 365 donne son consentement une seule fois. Vous choisissez ensuite de synchroniser tous les dossiers ou seulement certains, et ajoutez les collègues qui traitent la boîte mail.
Oui. Les boîtes partagées Microsoft 365 se connectent comme les boîtes personnelles. Pour envoyer depuis l’adresse partagée, l’utilisateur connecté a besoin de l’autorisation « Envoyer en tant que » ou « Envoyer de la part de », que votre équipe informatique définit dans le centre d’administration Microsoft 365.
Oui. Plusieurs boîtes mail se connectent en parallèle, chacune comme une boîte de réception distincte avec ses propres membres. Chaque collègue voit les boîtes de réception dont il fait partie, et les administrateurs et managers les voient toutes.
L’IA rédige une réponse à partir des informations de votre hôtel : chambres, restaurant, spa et vos conditions pour les groupes. Le collègue responsable de la demande ajoute dates et tarifs, ajuste et envoie. Sur l’e-mail, chaque réponse est relue par une personne avant de partir.
Le nom d’affichage de la boîte mail dans Microsoft 365, que vous modifiez dans le centre d’administration Microsoft 365. Chaque collègue garde sa propre signature pour chaque boîte de réception e-mail dans chatlyn.
Oui. Les réponses partent depuis l’adresse de la boîte mail et sont classées dans son dossier Éléments envoyés : Outlook garde ainsi un historique complet.
chatlyn affiche une alerte rouge sur la boîte de réception. Un administrateur se reconnecte avec Microsoft dans Paramètres, et les nouveaux e-mails arrivent de nouveau.
Une seule plateforme pour chaque équipe, chaque hôtel et chaque objectif.
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Connectez Microsoft 365 à chatlyn : chaque demande a un responsable, l’IA rédige la réponse et votre équipe l’envoie.
