Los mejores ejemplos de email marketing para hoteles siguen la estancia del cliente: la confirmación de la reserva, el email antes de la llegada, una oferta de upselling, la bienvenida el día de llegada, un mensaje durante la estancia, el agradecimiento con la petición de opinión, una oferta para recuperar al cliente, la newsletter, una felicitación de cumpleaños y una oferta de temporada baja. Cada uno funciona cuando tiene un único objetivo, un asunto que dice lo que hay dentro y una sola llamada a la acción. En la mayoría de estos momentos, el mismo mensaje funciona mejor por WhatsApp: el cliente lo abre, responde a una persona y toca un botón. El email sigue siendo el canal adecuado para facturas, newsletters largas y avisos legales. Si busca ideas de diseño para su newsletter, vea nuestros 15 ejemplos de newsletters para hoteles, cada uno en versión email y en WhatsApp.
Esta guía le ofrece diez ejemplos de emails para hoteles, con un asunto y un texto que puede adaptar, y le muestra qué cambia cuando ese mismo momento pasa a WhatsApp. chatlyn construye la mensajería con los huéspedes sobre WhatsApp y el chat web, con mensajes programados por su PMS, así que también le contamos dónde el email sigue siendo el canal adecuado. Si dirige un equipo de marketing hotelero, esta es su guía práctica: qué enviar, cuándo y por qué canal.
Por qué el email marketing sigue importando a los hoteles, y dónde se queda corto
El email tiene tres puntos fuertes que ningún otro canal iguala. Casi todas las reservas llegan con una dirección de email, así que su lista crece con cada reserva. El email admite bien los contenidos largos: una newsletter completa, un folleto del spa, unas condiciones generales, una factura en PDF. Y es el canal que el cliente espera para todo lo formal, como una confirmación que quizá tenga que enseñar a su departamento de viajes o a su asesor.
Sus puntos débiles aparecen justo en los momentos que generan ingresos y definen la experiencia. Los emails de marketing de los hoteles suelen acabar en la pestaña de promociones, junto a decenas de tiendas. Muchos se envían desde una dirección no-reply, de modo que quien tiene una pregunta debe buscar un teléfono o escribir un email nuevo. El momento del envío suele ser un envío masivo, no la víspera de la llegada de cada cliente. Y quien lee en el móvil en el aeropuerto no va a recorrer una plantilla larga para encontrar la hora del check-in.
La diferencia se ve en las aperturas. Spa Resort Geinberg, un resort termal de 4 estrellas superior en la Alta Austria, midió una tasa de apertura del 95% en sus mensajes de WhatsApp frente a cerca del 20% del email. IMLAUER Hotels alcanzó una tasa de apertura del 93% con sus newsletters de WhatsApp sobre ofertas de temporada, experiencias gastronómicas y servicios del hotel, y Hotel Enzian Obertauern un 92% con sus mensajes de WhatsApp antes de la llegada. Esa diferencia es el hilo conductor de esta guía: escriba bien el email y pregúntese después si su cliente preferiría recibirlo como mensaje.
Email o WhatsApp en el hotel, de un vistazo
Antes de los ejemplos, así se comparan los dos canales para los mensajes a los huéspedes. Para mensajes breves y oportunos que piden al cliente que haga algo, WhatsApp para hoteles llega a mucha más gente; el email conserva su sitio para todo lo demás.
| Dónde llega | Bandeja de entrada o pestaña de promociones, entre muchos remitentes | La lista de chats del cliente, junto a amigos y familia |
| Aperturas | Cerca del 20% (Spa Resort Geinberg) | 95% (Spa Resort Geinberg) |
| Respuestas | A menudo se envía desde una dirección no-reply | El cliente responde en la misma conversación |
| Llamada a la acción | Enlaces y banners | Botones de respuesta o un enlace de reserva |
| Momento del envío | Normalmente envíos masivos | Lo activa la reserva en su PMS |
| Extensión | Contenido largo, adjuntos, PDF | Texto breve, una imagen, una decisión |
| Quién responde | Quien lea el buzón | La IA para las preguntas rutinarias, el equipo para el resto |
| Normas | Consentimiento para marketing, enlace de baja | Opt-in, plantillas aprobadas, un límite diario de mensajes de marketing |
| Ideal para | Facturas, condiciones, newsletters largas | Antes de la llegada, upselling, durante la estancia, opiniones, ofertas a clientes con opt-in |
10 ejemplos de email marketing para hoteles, y su versión en WhatsApp
Cada ejemplo incluye un asunto, un texto para adaptar y por qué funciona, seguido de lo que cambia en WhatsApp. Las palabras entre corchetes son campos dinámicos de su PMS o CRM. Las imágenes siguen a una clienta, Sophie, durante su estancia en Isla Calma, un resort ficticio de Mallorca, para que pueda comparar cada email con su versión en WhatsApp. Si recibe clientes de varios mercados, escriba primero cada mensaje en su idioma, tradúzcalo con una herramienta como Lara Translate y pida después a un compañero nativo que revise el tono antes de publicarlo.
1. Email de confirmación de reserva
Asunto: Su estancia en [Hotel] a partir del [fecha de llegada] está confirmada
Estimado/a [Nombre], gracias por reservar con nosotros. Su reserva [número]: [tipo de habitación], del [fecha de llegada] al [fecha de salida], [número de huéspedes]. El check-in es a partir de las [hora] y el check-out hasta las [hora]. Encontrará los datos del pago y las condiciones de cancelación más abajo. Si necesita algo antes de llegar, responda a este email y nuestro equipo de reservas le ayudará.
Por qué funciona: confirma primero los datos, responde a la siguiente pregunta (¿a qué hora puedo hacer el check-in?) e invita a responder a una dirección real. No incluya ofertas: quien acaba de pagar quiere tranquilidad, no un argumento de venta.
En WhatsApp: mantenga este email, porque es el documento formal con las condiciones. Añada un breve mensaje de WhatsApp que se active al crearse la reserva: «Su estancia a partir del 14 de mayo está confirmada. Unos días antes de la llegada le enviaremos todo lo que necesita. Puede escribirnos por aquí cuando quiera». Es un mensaje de servicio sobre la reserva, no de marketing, y abre la conversación que usará durante el resto de la estancia.
Descubra WhatsApp para hoteles
2. Email antes de la llegada
Asunto: [Nombre], su estancia empieza el [día]: lo que debe saber
Estimado/a [Nombre], estamos deseando recibirle el [día]. Su habitación estará lista a partir de las [hora]; si llega antes, déjenos el equipaje y disfrute de [instalación]. Así puede llegar hasta nosotros y aquí puede aparcar. ¿Quiere reservar una mesa o un tratamiento? Responda a este email y nos encargamos.
Por qué funciona: llega mientras el cliente organiza el viaje, pone primero la información práctica y ofrece uno o dos extras cuando todavía hay tiempo para reservarlos.
En WhatsApp: es el email que más gana con el cambio. Spa Resort Geinberg envía un mensaje de WhatsApp antes de la llegada, activado desde su PMS unos días antes, con el nombre del cliente, las fechas de la estancia, el número de reserva, el check-in a las 16:00, las termas desde las 08:00 y tres botones de respuesta rápida: «Desayuno de llegada», «Masajes y tratamientos» y «Llegada y parking» (caso de éxito de Geinberg). El cliente toca lo que necesita en lugar de buscarlo en un email. Hotel Enzian Obertauern usa sus mensajes antes de la llegada para confirmar los datos de la estancia, presentar sus tres restaurantes y compartir el programa semanal de los días exactos de cada cliente.
3. Email de upselling antes de la llegada
Asunto: Una primera noche especial en [Hotel]
Estimado/a [Nombre], llega el [día]. En nuestro [restaurante] tenemos una mesa junto a la ventana a las 19:30 para su primera noche, y nuestro equipo de spa aún tiene horas libres el [día]. ¿Quiere que le reservemos una?
Por qué funciona: una sola oferta, ligada a las fechas del cliente, con un motivo para decidirse ahora. Las ofertas que indican un día y una hora venden más que una lista con todo lo que ofrece el hotel.
En WhatsApp: la misma oferta se convierte en un mensaje con una foto y dos botones («Reservar mesa», «Esta vez no»). El toque del cliente llega a su bandeja de entrada y el equipo del restaurante o del spa lo confirma. En Hotel Enzian, las reservas en el restaurante procedentes de campañas de WhatsApp aumentaron un 38%. Para saber qué ofrecer y cuándo, descubra cómo ayuda chatlyn a los hoteles a aumentar sus ingresos con los clientes que ya tienen.
4. Email de bienvenida el día de llegada
Asunto: Bienvenido/a a [Hotel], [Nombre]
Buenos días, [Nombre]. Hoy es el día. Su habitación estará lista a partir de las [hora], el desayuno se sirve hasta las [hora] y la red wifi es [nombre]. Nuestro equipo de recepción está a su disposición para lo que necesite.
Por qué funciona: responde a las tres preguntas que todo cliente se hace el día de llegada antes de que tenga que hacerlas.
En WhatsApp: la mañana del día del check-in, Spa Resort Geinberg envía un mensaje automático de WhatsApp con un saludo, la habitación a partir de las 16:00, las termas desde las 08:00, los datos del wifi y botones para «Llegada y parking», «Consigna de equipaje», «Gastronomía» y «Información útil». En el coche, el cliente lee un mensaje; muy pocos abren un email en plena autopista.
Cómo escriben los hoteles a sus clientes por WhatsApp
5. Email durante la estancia
Asunto: ¿Qué tal va su estancia?
Estimado/a [Nombre], esperamos que se haya instalado bien. Si algo en la habitación no está como debería, o le apetece una recomendación para cenar, responda a este email y nos ocupamos.
Por qué funciona: detecta los problemas cuando todavía puede resolverlos, antes de que se conviertan en una opinión.
En WhatsApp: durante la estancia, el email es el canal equivocado: el cliente está en la piscina, no en su bandeja de entrada. Un mensaje de WhatsApp la segunda mañana, con botones como «Todo bien» y «Algo que arreglar», le permite responder en segundos, y recepción lo ve al instante. Envíe su directorio digital del hotel de la misma forma: los clientes preguntan por horarios, cartas o el spa en la misma conversación, y la IA responde con la información de su hotel.
6. Agradecimiento tras la estancia y petición de opinión
Asunto: Gracias por alojarse con nosotros, [Nombre]
Estimado/a [Nombre], gracias por elegir [Hotel]. Esperamos que haya disfrutado de su estancia. ¿Nos cuenta qué le pareció? Son dos minutos y ayuda a otros viajeros a encontrarnos. Si algo no estuvo bien, responda a este email: llega directamente a nuestro responsable de relaciones con los huéspedes.
Por qué funciona: da las gracias primero, pide una sola vez y ofrece a los clientes descontentos una vía privada para hablar con usted antes de publicar nada. Envíelo uno o dos días después de la salida, mientras la estancia está reciente. La factura puede ir en un email aparte, que es donde debe estar.
En WhatsApp: el evento de salida en su PMS activa un agradecimiento con dos botones, «Dejar una opinión» y «Enviar comentarios». Quien ha disfrutado de la estancia llega a la página de opiniones con un toque; quien tiene un comentario lo escribe en la conversación, y le responde una persona. Ofrezca los dos botones a todos los clientes, en lugar de enviar solo a los satisfechos a las webs de opiniones.
7. Email para recuperar a antiguos clientes
Asunto: Hace tiempo que no nos vemos, [Nombre]
Estimado/a [Nombre], han pasado [tiempo] desde su última estancia en [Hotel]. Acabamos de estrenar la carta de otoño y entre semana el spa está tranquilo. Como cliente que repite, recibirá [ventaja] si reserva directamente con nosotros antes del [fecha].
Por qué funciona: es personal, da un motivo para volver ahora y premia la reserva directa frente a la agencia de viajes online. Una ventaja (una cena, un late check-out, un tratamiento) protege mejor su tarifa que un porcentaje de descuento.
En WhatsApp: los antiguos clientes que han dado su opt-in reciben la misma oferta con una foto y dos botones, «Ver la oferta» y «Hacer una pregunta». La diferencia está en lo que pasa después. El cliente pregunta si el spa está abierto o si puede venir con el perro, la IA responde lo que sabe a partir de su información y reservas se ocupa del resto, en la misma conversación. Nuestras ideas de campañas de WhatsApp le dan más ofertas para empezar.
8. Newsletter del hotel
Las newsletters de hotel que los clientes leen tienen un tema por número y tres o cuatro noticias breves, cada una con una foto y un enlace:
- Novedades de temporada: el programa de invierno, un nuevo tratamiento de spa, la apertura de la terraza de verano.
- Agenda de eventos: la noche de vinos, los fines de semana de Adviento, un concierto en el jardín, cada uno con su fecha.
- El restaurante: la nueva carta, el producto de temporada del chef, una mesa para dos una noche concreta.
- Guía local: tres planes cerca del hotel este mes, escritos por su propio equipo.
Asunto: Invierno en [Hotel]: la nueva sauna, las noches de Adviento y una mesa junto a la chimenea
Por qué funciona: las noticias concretas y con fecha dan al lector un motivo para actuar; unas «novedades del hotel» genéricas, no. Con una newsletter al mes es suficiente.
En WhatsApp: una newsletter de WhatsApp es más breve: una oferta, una imagen, un botón, enviada a clientes que han dado su opt-in, como mucho cada una o dos semanas. IMLAUER Hotels usó newsletters de WhatsApp para ofertas de temporada, experiencias gastronómicas y servicios del hotel, y alcanzó una tasa de apertura del 93%. Mantenga la newsletter larga por email para los suscriptores que nunca le dieron su opt-in de WhatsApp, y envíe por WhatsApp la oferta que más importa.
Newsletters de WhatsApp para hoteles
Si quiere ver 15 diseños completos, de un palacio en París a un hostel en Lisboa, cada uno en versión email y como mensaje de WhatsApp, consulte nuestros ejemplos de newsletters para hoteles.
9. Emails de cumpleaños y aniversario
Asunto: Feliz cumpleaños, [Nombre]
Estimado/a [Nombre], todo el equipo de [Hotel] le desea un feliz cumpleaños. Si este año le apetece celebrarlo con nosotros, en su próxima estancia le estará esperando una copa de champán.
Por qué funciona: es personal y no pide nada. La versión de aniversario («hace un año se alojó con nosotros») funciona bien con parejas y con clientes que vinieron por una ocasión especial.
En WhatsApp: los mensajes de cumpleaños solo funcionan si los datos son correctos. Un CRM hotelero que reúne las estancias y el gasto de su PMS con cada conversación le da el cumpleaños, la última estancia y lo que el cliente disfrutó, de modo que el mensaje puede mencionar la tarde de spa que reservó la última vez. En chatlyn, una lista en tiempo real muestra los cumpleaños de la semana, y su equipo decide quién recibe un mensaje y qué dice.
10. Email con oferta de temporada baja
Asunto: Tres noches tranquilas en noviembre, con cena
Estimado/a [Nombre], noviembre es nuestro mes más tranquilo y uno de los más bonitos: el spa está en calma, la chimenea encendida y el restaurante sirve su carta de otoño. Quédese tres noches con cena la primera noche, con reserva hasta el [fecha].
Por qué funciona: vende un motivo para viajar en lugar de un descuento, y se dirige a quienes pueden viajar fuera de vacaciones: parejas, jubilados, clientes que repiten.
En WhatsApp: envíelo como campaña a un segmento (por ejemplo, parejas que se alojaron con usted en otoño) con una foto y un botón de reserva. Spa Resort Geinberg hace campañas así, con una imagen, un texto breve y un botón de reserva directa, para ofertas como su Karibik-Lagune Chalet y las reservas en el salón de sauna Relax!.
Cuándo el email sigue siendo el canal adecuado
Ser justos con el email refuerza los argumentos a favor de WhatsApp. Mantenga el email para:
- Facturas, folios y recibos. El cliente y su asesor necesitan un documento que puedan archivar.
- Condiciones, políticas de cancelación y avisos legales. Los cambios en sus condiciones o en la información de privacidad necesitan un canal formal y duradero.
- Newsletters largas a toda su lista. Muchos suscriptores nunca le dieron su opt-in de WhatsApp, y no puede enviarles promociones por ese canal.
- Empresas y agencias de viajes que reservan. Trabajan desde su bandeja de entrada y a menudo reservan para otra persona.
- Marketing a clientes con números de teléfono de EE. UU. Meta, la empresa detrás de WhatsApp, ha suspendido las plantillas de marketing a números de EE. UU. (+1); los mensajes de servicio relacionados con la reserva siguen llegando.
WhatsApp tiene sus propias normas, y conviene respetarlas:
- Primero, el opt-in. Los mensajes promocionales necesitan el consentimiento del cliente para recibir noticias de su hotel por WhatsApp. Pídalo al reservar, en el check-in o con un código QR en la habitación.
- Plantillas de servicio frente a plantillas de marketing. Los mensajes sobre una reserva existente (confirmación, datos del check-in) son plantillas de servicio (utility). Las ofertas, el upselling, las newsletters y los mensajes para recuperar clientes son plantillas de marketing. Si una plantilla de servicio lleva lenguaje comercial, Meta la rechaza o la reclasifica.
- Un límite diario. Cada usuario de WhatsApp recibe solo unas dos plantillas de marketing al día del conjunto de todas las empresas, y los mensajes que superan ese límite se descartan. Segmente y envíe poco: un mensaje de marketing cada una o dos semanas es un ritmo saludable para un hotel.
- La ventana de 24 horas. Para iniciar una conversación necesita una plantilla aprobada. En cuanto el cliente responde, su equipo puede contestar libremente durante 24 horas.
Nuestra guía gratuita con 30 plantillas de WhatsApp para hoteles explica en detalle la aprobación, las categorías y la redacción.
Cómo llevar los emails de marketing del hotel a WhatsApp
No tiene que cambiarlo todo de golpe. La mayoría de los hoteles lo hacen en este orden:
- Recoja opt-ins. Añada una casilla de consentimiento para WhatsApp en el motor de reservas y en la ficha de registro, y un código QR en recepción y en las habitaciones.
- Empiece por los mensajes de servicio. La confirmación de la reserva y los datos antes de la llegada se envían a todos los clientes, son útiles y abren la conversación.
- Añada una oferta al mensaje antes de la llegada. Una mesa, un tratamiento o un desayuno de llegada, como botón.
- Lleve a WhatsApp los mensajes durante y después de la estancia. El seguimiento de la segunda mañana y el agradecimiento con la petición de opinión.
- Lance campañas a segmentos. Ofertas para recuperar clientes, de temporada baja y de temporada a clientes con opt-in, como mucho cada una o dos semanas.
- Mantenga el email para lo que hace mejor. Facturas, condiciones y la newsletter larga mensual.
Cómo ayuda chatlyn a los equipos de marketing hotelero a elegir el canal adecuado
chatlyn es el GRM con IA nativa (gestión de relaciones con los huéspedes). Los mensajes proactivos salen por WhatsApp, programados por su PMS, y las respuestas de todos los canales llegan a una única bandeja de entrada en la que trabaja su equipo.
Mensajes activados por la estancia. Los eventos del PMS (reserva creada, antes de la llegada, día del check-in, check-out, después de la salida) envían plantillas de WhatsApp en el momento adecuado para cada reserva, en el idioma del cliente. Puede encadenar mensajes en un recorrido del huésped, probarlo antes de activarlo y ver los clics y las conversiones de cada paso.
Un perfil para cada huésped. Las estancias y el gasto de su PMS aparecen junto a cada conversación, y la IA etiqueta a los clientes a partir de ambos. Las listas en tiempo real (llegadas de hoy, alojados, salidas de mañana, salidas recientes, cumpleaños de esta semana) y los segmentos personalizados deciden quién recibe cada oferta.
Respuestas en la misma conversación. Cuando un cliente responde, el chatbot para hoteles contesta a las preguntas rutinarias en WhatsApp, chat web, Facebook Messenger, Instagram y las bandejas de Booking.com de nueva creación con la información de su hotel, en el idioma del cliente, y pasa todo lo demás a su equipo. Sus equipos de reservas, spa y restaurante confirman reservas y cambios. En Spa Resort Geinberg, el chat web con IA resolvió el 86% de las consultas sin intervención del equipo, y el 14% restante pasó al equipo. Vea cómo encaja todo esto en la IA para hoteles a lo largo de toda la estancia.
El email en la misma bandeja de entrada. Conecte el buzón de reservas (Gmail, Microsoft 365 o IMAP) y las respuestas por email llegan junto a WhatsApp, el chat web, Booking.com, Messenger e Instagram. En el email, la IA redacta borradores de respuesta que su equipo revisa y envía.
Bernhard Sänger, director de operaciones de Spa Resort Geinberg: «Con chatlyn convertimos la comunicación con los huéspedes en un motor de ingresos para nuestro spa: tasas de apertura del 95% en las campañas de WhatsApp y el 86% de las consultas resueltas sin intervención del equipo».
Qué medir
- Tasas de apertura y de lectura por canal, para un mismo mensaje enviado por email y por WhatsApp.
- Respuestas: cuántos clientes contestaron y con qué rapidez respondió su equipo.
- Clics y conversiones por mensaje o por paso del recorrido, para ver qué oferta funciona en cada momento.
- Extras reservados (mesas, tratamientos, mejoras de habitación), registrados en sus propios sistemas.
- Opiniones y comentarios privados después de la salida.
- Bajas y denuncias de spam, la señal de alarma de que está enviando demasiado.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son buenos ejemplos de email marketing para hoteles?
Confirmaciones de reserva, emails antes de la llegada, ofertas de upselling antes de la llegada, bienvenidas el día de llegada, seguimientos durante la estancia, agradecimientos con petición de opinión tras la estancia, ofertas para recuperar clientes, newsletters, felicitaciones de cumpleaños y ofertas de temporada baja. Cada uno funciona mejor con un único objetivo, un asunto claro y una sola llamada a la acción.
¿Qué debe incluir la newsletter de un hotel?
Un tema y tres o cuatro noticias breves con fechas y fotos: novedades de temporada, eventos, el restaurante y recomendaciones locales. Envíela una vez al mes por email, y mande por WhatsApp la oferta más importante a los clientes que han dado su opt-in. Nuestros ejemplos de newsletters para hoteles muestran 15 diseños junto a sus versiones de WhatsApp.
¿Es mejor WhatsApp que el email para los mensajes del hotel a sus huéspedes?
Para mensajes breves y oportunos, normalmente sí. Spa Resort Geinberg midió una tasa de apertura del 95% en WhatsApp frente a cerca del 20% del email, y además el cliente puede responder y tocar botones. El email sigue siendo mejor para facturas, condiciones y newsletters largas.
¿Puede un hotel enviar mensajes de marketing por WhatsApp sin consentimiento?
No. Los mensajes promocionales de WhatsApp necesitan el opt-in del cliente y una plantilla de marketing aprobada. Los mensajes sobre una reserva existente usan plantillas de servicio.
¿Deben los hoteles dejar de enviar emails de marketing?
No. Mantenga el email para los suscriptores sin opt-in de WhatsApp, para el contenido largo y para los documentos formales. Lleve a WhatsApp los momentos en que el cliente tiene que actuar o responder (antes de la llegada, upselling, durante la estancia, opiniones).
