Exemples d’e-mail marketing pour hôtels : le guide de référence 2026

Les meilleurs exemples d’e-mail marketing pour hôtels suivent le séjour du client : la confirmation de réservation, l’e-mail avant l’arrivée, une offre d’upselling, le message de bienvenue le jour J, un mot pendant le séjour, le remerciement avec demande d’avis, une offre pour faire revenir le client, la newsletter, un message d’anniversaire et une offre de basse saison. Chacun fonctionne s’il poursuit un seul objectif, porte un objet qui annonce clairement son contenu et propose un seul appel à l’action. Pour la plupart de ces moments, le même message passe mieux sur WhatsApp : le client l’ouvre, répond à une vraie personne et touche un bouton. L’e-mail reste le bon canal pour les factures, les longues newsletters et les mentions légales. Pour des idées de mise en page, consultez nos 15 exemples de newsletters d’hôtel, chacun présenté en version e-mail et sur WhatsApp.

Ce guide vous propose dix exemples d’e-mails pour hôtels, avec un objet et un texte à adapter, et vous montre ce qui change lorsque le même moment passe sur WhatsApp. chatlyn bâtit la messagerie client sur WhatsApp et le chat web, avec des messages déclenchés par votre PMS : nous vous indiquons donc aussi où l’e-mail garde toute sa place. Si vous dirigez une équipe marketing hôtelière, voici votre guide pratique : quoi envoyer, quand et par quel canal.

Pourquoi l’e-mail marketing compte encore pour les hôtels, et où il atteint ses limites

L’e-mail a trois atouts qu’aucun autre canal ne réunit. Presque chaque réservation arrive avec une adresse e-mail : votre liste grandit donc à chaque séjour vendu. L’e-mail se prête bien aux contenus longs : une newsletter complète, la brochure du spa, des conditions générales, une facture en PDF. Et c’est le canal que le client attend pour tout ce qui est officiel, comme une confirmation qu’il devra peut-être présenter à son service voyages ou à son comptable.

Ses faiblesses apparaissent justement aux moments qui génèrent du chiffre d’affaires et façonnent l’expérience. Les e-mails marketing des hôtels finissent souvent dans l’onglet Promotions, au milieu de dizaines de boutiques en ligne. Beaucoup partent d’une adresse no-reply : le client qui a une question doit chercher un numéro de téléphone ou rédiger un nouvel e-mail. L’envoi se fait généralement en masse, et non la veille de l’arrivée de chaque client. Et celui qui lit sur son mobile à l’aéroport ne fera pas défiler un long modèle pour trouver l’heure du check-in.

L’écart se voit dans les taux d’ouverture. Spa Resort Geinberg, un resort thermal 4 étoiles supérieur en Haute-Autriche, a mesuré un taux d’ouverture de 95 % pour ses messages WhatsApp, contre environ 20 % pour l’e-mail. IMLAUER Hotels a atteint 93 % d’ouverture avec ses newsletters WhatsApp consacrées aux offres saisonnières, aux expériences gastronomiques et aux services de l’hôtel, et Hotel Enzian Obertauern 92 % avec ses messages WhatsApp avant l’arrivée. Cet écart est le fil conducteur de ce guide : rédigez un bon e-mail, puis demandez-vous si votre client préférerait le recevoir sous forme de message.

E-mail ou WhatsApp à l’hôtel, en un coup d’œil

Avant les exemples, voici comment les deux canaux se comparent pour les messages adressés aux clients. Pour des messages courts et bien placés qui invitent le client à agir, WhatsApp pour les hôtels touche beaucoup plus de monde ; l’e-mail garde sa place pour tout le reste.

10 exemples d’e-mail marketing pour hôtels, et leur version WhatsApp

Chaque exemple comprend un objet, un texte à adapter et les raisons de son efficacité, puis ce qui change sur WhatsApp. Les mots entre crochets sont des champs dynamiques de votre PMS ou de votre CRM. Les visuels suivent une cliente, Sophie, pendant son séjour à Isla Calma, un resort fictif de Majorque, pour que vous puissiez comparer chaque e-mail à sa version WhatsApp. Si vous accueillez des clients de plusieurs marchés, rédigez d’abord chaque message dans votre langue, traduisez-le avec un outil comme Lara Translate, puis faites relire le ton par un collègue de langue maternelle avant publication.

1. E-mail de confirmation de réservation

Objet : Votre séjour à [Hôtel] à partir du [date d’arrivée] est confirmé

Cher/Chère [Prénom], merci d’avoir réservé chez nous. Votre réservation [numéro] : [type de chambre], du [date d’arrivée] au [date de départ], [nombre de voyageurs]. Le check-in se fait à partir de [heure] et le check-out jusqu’à [heure]. Vous trouverez ci-dessous les détails du paiement et les conditions d’annulation. Si vous avez besoin de quoi que ce soit avant votre arrivée, répondez à cet e-mail : notre équipe des réservations s’en occupe.

Pourquoi ça fonctionne : il confirme d’abord les détails, répond à la question suivante (à quelle heure puis-je faire mon check-in ?) et invite à répondre à une vraie adresse. N’y glissez aucune offre : le client qui vient de payer veut être rassuré, pas sollicité.

Sur WhatsApp : conservez cet e-mail, car c’est le document officiel avec les conditions. Ajoutez un court message WhatsApp déclenché à la création de la réservation : « Votre séjour à partir du 14 mai est confirmé. Quelques jours avant votre arrivée, nous vous enverrons tout ce qu’il vous faut. Vous pouvez nous écrire ici à tout moment. » C’est un message de service lié à la réservation, pas un message marketing, et il ouvre la conversation qui servira pendant tout le reste du séjour.

Découvrir WhatsApp pour les hôtels

2. E-mail avant l’arrivée

Objet : [Prénom], votre séjour commence [jour] : ce qu’il faut savoir

Cher/Chère [Prénom], nous avons hâte de vous accueillir [jour]. Votre chambre sera prête à partir de [heure] ; si vous arrivez plus tôt, laissez-nous vos bagages et profitez de [installation]. Voici comment venir jusqu’à nous et où vous garer. Vous souhaitez réserver une table ou un soin ? Répondez à cet e-mail, nous nous occupons du reste.

Pourquoi ça fonctionne : il arrive pendant que le client prépare son voyage, place d’abord les informations pratiques et propose un ou deux extras quand il reste encore le temps de les réserver.

Sur WhatsApp : c’est l’e-mail qui gagne le plus au changement. Spa Resort Geinberg envoie un message WhatsApp avant l’arrivée, déclenché depuis son PMS quelques jours avant, avec le nom du client, les dates du séjour, le numéro de réservation, le check-in à 16 h, les thermes accessibles dès 8 h et trois boutons de réponse rapide : « Petit-déjeuner d’arrivée », « Massages et soins » et « Arrivée et parking » (étude de cas Geinberg). Le client touche ce dont il a besoin au lieu de le chercher dans un e-mail. Hotel Enzian Obertauern utilise ses messages avant l’arrivée pour confirmer les détails du séjour, présenter ses trois restaurants et partager le programme de la semaine correspondant aux dates exactes de chaque client.

3. E-mail d’upselling avant l’arrivée

Objet : Une première soirée d’exception à [Hôtel]

Cher/Chère [Prénom], vous arrivez [jour]. Dans notre [restaurant], nous avons une table près de la fenêtre à 19 h 30 pour votre première soirée, et notre équipe du spa a encore des créneaux libres [jour]. Souhaitez-vous que nous vous en réservions un ?

Pourquoi ça fonctionne : une seule offre, liée aux dates du client, avec une raison de se décider maintenant. Les offres qui donnent un jour et une heure vendent mieux qu’une liste de tout ce que propose l’hôtel.

Sur WhatsApp : la même offre devient un message avec une photo et deux boutons (« Réserver une table », « Pas cette fois »). Le choix du client arrive dans votre boîte de réception et l’équipe du restaurant ou du spa le confirme. À l’Hotel Enzian, les réservations au restaurant issues des campagnes WhatsApp ont progressé de 38 %. Pour savoir quoi proposer et à quel moment, découvrez comment chatlyn aide les hôtels à augmenter leurs revenus avec les clients qu’ils ont déjà.

4. E-mail de bienvenue le jour de l’arrivée

Objet : Bienvenue à [Hôtel], [Prénom]

Bonjour [Prénom]. C’est le grand jour. Votre chambre sera prête à partir de [heure], le petit-déjeuner est servi jusqu’à [heure] et le réseau wifi s’appelle [nom]. Notre équipe de réception reste à votre disposition pour tout ce dont vous pourriez avoir besoin.

Pourquoi ça fonctionne : il répond aux trois questions que tout client se pose le jour de l’arrivée, avant même qu’il ait à les poser.

Sur WhatsApp : le matin du check-in, Spa Resort Geinberg envoie un message WhatsApp automatique avec un mot d’accueil, la chambre disponible à partir de 16 h, les thermes accessibles dès 8 h, les identifiants wifi et des boutons « Arrivée et parking », « Consigne à bagages », « Gastronomie » et « Infos pratiques ». En voiture, le client lit un message ; très peu ouvrent un e-mail sur l’autoroute.

Comment les hôtels écrivent à leurs clients sur WhatsApp

5. E-mail pendant le séjour

Objet : Votre séjour se passe-t-il bien ?

Cher/Chère [Prénom], nous espérons que vous êtes bien installé(e). Si quelque chose dans la chambre n’est pas comme il faut, ou si vous aimeriez une adresse pour dîner, répondez à cet e-mail et nous nous en occupons.

Pourquoi ça fonctionne : il fait remonter les problèmes quand vous pouvez encore les régler, avant qu’ils ne se transforment en avis.

Sur WhatsApp : pendant le séjour, l’e-mail n’est pas le bon canal : le client est à la piscine, pas dans sa boîte de réception. Un message WhatsApp le deuxième matin, avec des boutons comme « Tout va bien » et « Un souci à régler », lui permet de répondre en quelques secondes, et la réception le voit aussitôt. Envoyez votre livret d’accueil digital de la même façon : les clients posent leurs questions sur les horaires, les cartes ou le spa dans la même conversation, et l’IA y répond à partir des informations de votre hôtel.

6. Remerciement après le séjour et demande d’avis

Objet : Merci d’avoir séjourné chez nous, [Prénom]

Cher/Chère [Prénom], merci d’avoir choisi [Hôtel]. Nous espérons que vous avez apprécié votre séjour. Voulez-vous nous dire ce que vous en avez pensé ? Cela prend deux minutes et aide d’autres voyageurs à nous trouver. Si quelque chose n’allait pas, répondez à cet e-mail : il arrive directement à notre responsable des relations clients.

Pourquoi ça fonctionne : il remercie d’abord, ne demande qu’une fois et offre aux clients mécontents un moyen privé de vous parler avant de publier quoi que ce soit. Envoyez-le un ou deux jours après le départ, tant que le séjour est encore frais. La facture peut partir dans un e-mail séparé, c’est sa place.

Sur WhatsApp : l’événement de départ dans votre PMS déclenche un remerciement avec deux boutons, « Laisser un avis » et « Envoyer un commentaire ». Le client qui a aimé son séjour arrive sur la page d’avis en un geste ; celui qui a une remarque l’écrit dans la conversation, et une personne lui répond. Proposez les deux boutons à tous vos clients, au lieu de n’envoyer vers les sites d’avis que les clients satisfaits.

7. E-mail pour faire revenir d’anciens clients

Objet : Cela fait longtemps, [Prénom]

Cher/Chère [Prénom], voilà [durée] que vous avez séjourné à [Hôtel]. Notre carte d’automne vient d’arriver et, en semaine, le spa est au calme. En tant que client fidèle, vous bénéficiez de [avantage] si vous réservez directement chez nous avant le [date].

Pourquoi ça fonctionne : il est personnel, donne une raison de revenir maintenant et récompense la réservation directe plutôt que celle passée par une agence de voyages en ligne. Un avantage (un dîner, un départ tardif, un soin) protège mieux votre tarif qu’un pourcentage de remise.

Sur WhatsApp : les anciens clients qui ont donné leur opt-in reçoivent la même offre avec une photo et deux boutons, « Voir l’offre » et « Poser une question ». La différence se joue ensuite. Le client demande si le spa est ouvert ou s’il peut venir avec son chien, l’IA répond à partir de vos informations et le service des réservations prend le relais, dans la même conversation. Nos idées de campagnes WhatsApp vous donnent d’autres offres pour démarrer.

8. Newsletter de l’hôtel

Les newsletters d’hôtel que les clients lisent vraiment ont un thème par numéro et trois ou quatre brèves, chacune avec une photo et un lien :

• Nouveautés de la saison : le programme d’hiver, un nouveau soin au spa, l’ouverture de la terrasse d’été.
• Agenda des événements : la soirée dégustation de vins, les week-ends de l’Avent, un concert dans le jardin, chacun avec sa date.
• Le restaurant : la nouvelle carte, le produit de saison du chef, une table pour deux un soir précis.
• Guide local : trois idées de sorties près de l’hôtel ce mois-ci, écrites par votre propre équipe.

Objet : L’hiver à [Hôtel] : le nouveau sauna, les soirées de l’Avent et une table au coin du feu

Pourquoi ça fonctionne : des nouvelles concrètes et datées donnent au lecteur une raison d’agir ; de vagues « nouvelles de l’hôtel », non. Une newsletter par mois suffit.

Sur WhatsApp : une newsletter WhatsApp est plus courte : une offre, une image, un bouton, envoyée aux clients qui ont donné leur opt-in, au maximum toutes les une à deux semaines. IMLAUER Hotels a utilisé des newsletters WhatsApp pour ses offres saisonnières, ses expériences gastronomiques et les services de l’hôtel, et a atteint un taux d’ouverture de 93 %. Gardez la longue newsletter par e-mail pour les abonnés qui ne vous ont jamais donné leur opt-in WhatsApp, et envoyez sur WhatsApp l’offre qui compte le plus.

Newsletters WhatsApp pour les hôtels

Pour découvrir 15 maquettes complètes, d’un palace parisien à une auberge de jeunesse lisboète, chacune en version e-mail et sous forme de message WhatsApp, consultez nos exemples de newsletters d’hôtel.

9. E-mails d’anniversaire

Objet : Joyeux anniversaire, [Prénom]

Cher/Chère [Prénom], toute l’équipe de [Hôtel] vous souhaite un joyeux anniversaire. Si vous avez envie de le fêter avec nous cette année, une coupe de champagne vous attendra lors de votre prochain séjour.

Pourquoi ça fonctionne : il est personnel et ne demande rien. La version « anniversaire de séjour » (« il y a un an, vous étiez parmi nous ») fonctionne bien auprès des couples et des clients venus pour une occasion particulière.

Sur WhatsApp : les messages d’anniversaire ne fonctionnent que si les données sont justes. Un CRM hôtelier qui rassemble les séjours et les dépenses issus de votre PMS avec chaque conversation vous donne la date d’anniversaire, le dernier séjour et ce que le client a apprécié : le message peut ainsi évoquer l’après-midi au spa réservé la dernière fois. Dans chatlyn, une liste en temps réel affiche les anniversaires de la semaine, et votre équipe décide qui reçoit un message et ce qu’il contient.

10. E-mail d’offre de basse saison

Objet : Trois nuits au calme en novembre, dîner compris

Cher/Chère [Prénom], novembre est notre mois le plus calme, et l’un des plus beaux : le spa est paisible, la cheminée allumée et le restaurant sert sa carte d’automne. Séjournez trois nuits, dîner compris le premier soir, pour toute réservation jusqu’au [date].

Pourquoi ça fonctionne : il vend une raison de voyager plutôt qu’une remise, et s’adresse à ceux qui peuvent partir hors vacances scolaires : couples, retraités, clients fidèles.

Sur WhatsApp : envoyez-le comme campagne à un segment (par exemple, les couples qui ont séjourné chez vous à l’automne) avec une photo et un bouton de réservation. Spa Resort Geinberg mène ce type de campagnes, avec une image, un texte court et un bouton de réservation directe, pour des offres comme son Karibik-Lagune Chalet et les réservations dans son salon de sauna Relax!.

Quand l’e-mail reste le bon canal

Être juste envers l’e-mail renforce les arguments en faveur de WhatsApp. Gardez l’e-mail pour :

• Les factures, notes et reçus. Le client et son comptable ont besoin d’un document qu’ils peuvent archiver.
• Les conditions, politiques d’annulation et mentions légales. Les modifications de vos conditions ou de votre politique de confidentialité exigent un canal officiel et durable.
• Les longues newsletters envoyées à toute votre liste. Beaucoup d’abonnés ne vous ont jamais donné leur opt-in WhatsApp, et vous ne pouvez pas leur envoyer de promotions par ce canal.
• Les entreprises et agences de voyages qui réservent. Elles travaillent depuis leur boîte de réception et réservent souvent pour quelqu’un d’autre.
• Le marketing auprès des clients ayant un numéro américain. Meta, l’entreprise derrière WhatsApp, a suspendu les modèles marketing vers les numéros américains (+1) ; les messages de service liés à la réservation continuent d’arriver.

WhatsApp a ses propres règles, et mieux vaut les respecter :

• D’abord l’opt-in. Les messages promotionnels exigent le consentement du client à recevoir des nouvelles de votre hôtel sur WhatsApp. Demandez-le à la réservation, au check-in ou avec un QR code dans la chambre.
• Modèles de service et modèles marketing. Les messages relatifs à une réservation existante (confirmation, informations de check-in) sont des modèles de service (utility). Les offres, l’upselling, les newsletters et les messages de reconquête sont des modèles marketing. Si un modèle de service contient un discours commercial, Meta le refuse ou le reclasse.
• Un plafond quotidien. Chaque utilisateur de WhatsApp ne reçoit qu’environ deux modèles marketing par jour, toutes entreprises confondues, et les messages au-delà de cette limite sont abandonnés. Segmentez et envoyez peu : un message marketing toutes les une à deux semaines est un rythme sain pour un hôtel.
• La fenêtre de 24 heures. Pour ouvrir une conversation, il vous faut un modèle approuvé. Dès que le client répond, votre équipe peut lui écrire librement pendant 24 heures.

Notre guide gratuit de 30 modèles WhatsApp pour hôtels détaille l’approbation, les catégories et la rédaction.

Comment passer les e-mails marketing de l’hôtel sur WhatsApp

Inutile de tout changer d’un coup. La plupart des hôtels procèdent dans cet ordre :

1. Recueillez les opt-ins. Ajoutez une case de consentement WhatsApp dans le moteur de réservation et sur la fiche d’enregistrement, et un QR code à la réception et dans les chambres.
2. Commencez par les messages de service. La confirmation de réservation et les informations avant l’arrivée sont envoyées à tous les clients, sont utiles et ouvrent la conversation.
3. Ajoutez une offre au message avant l’arrivée. Une table, un soin ou un petit-déjeuner d’arrivée, sous forme de bouton.
4. Passez sur WhatsApp les messages pendant et après le séjour. Le suivi du deuxième matin et le remerciement avec demande d’avis.
5. Lancez des campagnes par segment. Offres de reconquête, de basse saison et saisonnières aux clients ayant donné leur opt-in, au maximum toutes les une à deux semaines.
6. Gardez l’e-mail pour ce qu’il fait le mieux. Factures, conditions et la longue newsletter mensuelle.

Comment chatlyn aide les équipes marketing des hôtels à choisir le bon canal

chatlyn est le GRM à IA native (gestion de la relation client hôtelière). Les messages proactifs partent sur WhatsApp, déclenchés par votre PMS, et les réponses de tous les canaux arrivent dans une seule boîte de réception, celle où travaille votre équipe.

Des messages déclenchés par le séjour. Les événements du PMS (réservation créée, avant l’arrivée, jour du check-in, check-out, après le départ) envoient des modèles WhatsApp au bon moment pour chaque réservation, dans la langue du client. Vous pouvez enchaîner les messages dans un parcours client, le tester avant de l’activer et suivre les clics et les conversions de chaque étape.

Un profil pour chaque client. Les séjours et les dépenses issus de votre PMS s’affichent à côté de chaque conversation, et l’IA attribue des tags aux clients à partir des deux. Des listes en temps réel (arrivées du jour, clients en séjour, départs de demain, départs récents, anniversaires de la semaine) et des segments personnalisés déterminent qui reçoit chaque offre.

Des réponses dans la même conversation. Quand un client répond, le chatbot pour hôtels traite les questions courantes sur WhatsApp, le chat web, Facebook Messenger, Instagram et les boîtes Booking.com nouvellement créées, à partir des informations de votre hôtel et dans la langue du client, et transmet tout le reste à votre équipe. Vos équipes réservations, spa et restaurant confirment les réservations et les modifications. À Spa Resort Geinberg, le chat web avec IA a résolu 86 % des demandes sans intervention de l’équipe, et les 14 % restants ont été transmis à l’équipe. Découvrez comment tout cela s’articule dans l’IA pour les hôtels, tout au long du séjour.

L’e-mail dans la même boîte de réception. Connectez la boîte des réservations (Gmail, Microsoft 365 ou IMAP) : les réponses par e-mail arrivent à côté de WhatsApp, du chat web, de Booking.com, de Messenger et d’Instagram. Pour l’e-mail, l’IA rédige des brouillons de réponse que votre équipe relit et envoie.

Bernhard Sänger, directeur des opérations de Spa Resort Geinberg : « Avec chatlyn, nous avons fait de la communication client un moteur de revenus pour notre spa : 95 % de taux d’ouverture sur les campagnes WhatsApp et 86 % des demandes résolues sans intervention de l’équipe. »

Ce qu’il faut mesurer

• Les taux d’ouverture et de lecture par canal, pour un même message envoyé par e-mail et sur WhatsApp.
• Les réponses : combien de clients ont répondu, et à quelle vitesse votre équipe leur a répondu.
• Les clics et les conversions par message ou par étape du parcours, pour voir quelle offre fonctionne à quel moment.
• Les extras réservés (tables, soins, surclassements), enregistrés dans vos propres systèmes.
• Les avis et les commentaires privés après le départ.
• Les désabonnements et les signalements de spam, le signal d’alarme qui indique que vous envoyez trop.

Questions fréquentes

Quels sont de bons exemples d’e-mail marketing pour hôtels ?

Les confirmations de réservation, les e-mails avant l’arrivée, les offres d’upselling avant l’arrivée, les messages de bienvenue le jour de l’arrivée, les suivis pendant le séjour, les remerciements avec demande d’avis après le séjour, les offres de reconquête, les newsletters, les messages d’anniversaire et les offres de basse saison. Chacun fonctionne mieux avec un seul objectif, un objet clair et un seul appel à l’action.

Que doit contenir la newsletter d’un hôtel ?

Un thème et trois ou quatre brèves avec dates et photos : nouveautés de la saison, événements, restaurant et recommandations locales. Envoyez-la une fois par mois par e-mail, et adressez l’offre la plus importante sur WhatsApp aux clients qui ont donné leur opt-in. Nos exemples de newsletters d’hôtel présentent 15 maquettes avec leur version WhatsApp.

WhatsApp est-il plus efficace que l’e-mail pour les messages de l’hôtel à ses clients ?

Pour les messages courts et bien placés, en général oui. Spa Resort Geinberg a mesuré un taux d’ouverture de 95 % sur WhatsApp contre environ 20 % pour l’e-mail, et le client peut en plus répondre et toucher des boutons. L’e-mail reste préférable pour les factures, les conditions et les longues newsletters.

Un hôtel peut-il envoyer des messages marketing sur WhatsApp sans consentement ?

Non. Les messages promotionnels sur WhatsApp exigent l’opt-in du client et un modèle marketing approuvé. Les messages relatifs à une réservation existante utilisent des modèles de service.

Les hôtels doivent-ils arrêter d’envoyer des e-mails marketing ?

Non. Gardez l’e-mail pour les abonnés sans opt-in WhatsApp, pour les contenus longs et pour les documents officiels. Passez sur WhatsApp les moments où le client doit agir ou répondre (avant l’arrivée, upselling, pendant le séjour, avis).