Jedes Haus startet in seinem eigenen Mix: hier ein WhatsApp-Handy, dort das Extranet, überall ein Sammelpostfach.
Für Hotelgruppen 
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026
Das AI-Native GRM für Hotelgruppen, ein Standard in jedem Haus
Hotelgruppen sind regionale oder nationale Unternehmen, die mehrere Hotels von einer Zentrale aus nach einem gemeinsamen Standard führen. chatlyn, das AI-Native GRM, verbindet sich mit dem PMS jedes Hauses, führt jede Buchung und jedes Gespräch in einem Gästeprofil pro Hotel zusammen und lässt die KI die Routine aus dem Wissen des jeweiligen Hotels beantworten.
- Dasselbe Setup und derselbe Ton in jedem Hotel
- Gästedaten in Ihrer Hand, nicht in zehn Tools
- Erst ein Pilothaus, dann Haus für Haus
4,9 auf Bewertungsplattformen
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026 Im Einsatz in über 100.000 Hotelzimmern weltweit
93% KI-Lösungsquote bei IMLAUER, nach 6% mit früheren Chatbots
4 IMLAUER Häuser mit chatlyn verbunden
+70% Routineanfragen durch die KI im Hotel Sacher, Wien und Salzburg
< 5 Min. persönliche Antwortzeit der Butler im The St. Regis Le Morne, im Schnitt
Ein Tag in der Gruppe, zweimal erzählt
Fünf Hotels, fünf Arten zu antworten. Oder ein Standard.
Kaum eine Gruppe hat ihre Gästekommunikation bewusst gewählt. Sie ist gewachsen, ein Tool und eine Gewohnheit pro Haus. So sieht ein Tag in einer Gruppe aus, von der ersten bis zur letzten Schicht.
Jedes Haus öffnet dieselbe Art von Posteingang, jedes Gespräch mit einer zuständigen Person und einem Status.
Ein Hotel schreibt die Nachricht vor der Anreise neu, in einem Ton, den kein anderes Haus verwendet.
Die Guest Journey, die im Pilothaus funktioniert, wird im nächsten Haus eingerichtet.
Ein Gast fragt auf Italienisch nach dem Parkplatz. In einem Haus wartet die Nachricht, bis jemand sie liest.
Die KI jedes Hauses antwortet auf Italienisch, mit den Parkinfos dieses Hotels.
Die Zentrale will wissen, welches Haus hinterherhinkt. Jemand legt eine Tabelle an.
Jede Hotelleitung sieht Rückstand, gefährdete Gespräche und die Last pro Person.
Ein neuer Kollege antwortet einem Gast mit dem Log-in des Nachtportiers.
Agents sind unbegrenzt. In jedem Haus antwortet jede Person unter eigenem Namen.
Im kleinsten Haus betreut ein Nachtportier Telefon, E-Mail und drei Messenger allein.
Die KI übernimmt nachts die Routine und übergibt den Rest mit dem ganzen Gespräch.
In jedem Hotel ein anderes Tool, ein anderer Ton, eine andere Gästehistorie, und die Zentrale erfährt es zuletzt.
Dasselbe Setup in jedem Haus, Gästedaten, die bei Ihnen bleiben, und Teams mit Zeit für Gäste.
So arbeitet chatlyn für Ihre Gruppe
Eine Arbeitsweise, in jedem Hotel
Jedes Haus arbeitet mit einem eigenen chatlyn-Konto auf seinem eigenen PMS. Einheitlich wird die Gruppe durch dasselbe Setup, dieselben Vorlagen und denselben Ton, die unser Onboarding-Team Haus für Haus einrichtet.
Ihre Gästedaten
Jede Gästebeziehung in Ihrer Hand
In jedem Haus baut chatlyn ein Gästeprofil aus dem PMS und allen Gesprächen auf: kommende und vergangene Aufenthalte, Umsatz und jede Nachricht über WhatsApp, E-Mail, Webchat, Booking.com, Messenger und Instagram.
Die KI vergibt Labels aus Buchungen und Gesprächen, und Listen wie „Anreise heute“ oder „kürzlich abgereist“ halten sich selbst aktuell. Dieses Wissen bleibt im Hotel, statt in einem anderen Einzeltool pro Haus zu liegen.
Hotel-CRM ansehen
Das Wissen jedes Hauses 
Beispiel aus der Praxis Hotel Sacher +70% Routineanfragen durch die KI Hotel-Chatbot ansehen
Eine KI, die jedes Haus auswendig kennt
Jedes Hotel gibt der KI seine eigenen Dateien und Website-Seiten: Hausordnung, Menüs, Spa-Liste, Anfahrt. Die KI liest die Seiten regelmäßig neu und antwortet auf WhatsApp und im Webchat nur daraus, in der Sprache des Gastes und im Tonfall, der für dieses Hotel festgelegt ist.
Was sie nicht beantworten kann, geht an das Team und in eine Prüfliste. Einmal freigegeben, kennt die KI die Antwort ab dann. Bei E-Mails schreibt die KI den Entwurf, das Team sendet.
Beispiel aus der Praxis Hotel Sacher +70% Routineanfragen durch die KI Zwei Häuser, ein Servicestandard: In Wien und Salzburg arbeitet die KI des Hotel Sacher als digitaler erster Concierge. Sie übernimmt die Routine und reicht komplexe Wünsche an das Team weiter, ohne dass die Stimme des Hauses verloren geht.
Dieselben Momente in jedem Haus 
Beispiel aus der Praxis IMLAUER Hotels 93% Öffnungsrate der WhatsApp-Newsletter Guest Journey Automatisierung ansehen
Guest Journeys und Kampagnen mit einer Stimme
Das PMS jedes Hotels löst dieselben Momente aus: neue Buchung, vor der Anreise, Anreisetag, Check-out und nach der Abreise. Unser Onboarding-Team richtet in jedem Haus dieselben WhatsApp-Vorlagen und Journeys ein, gefüllt mit den Zeiten, Namen und Angeboten dieses Hotels.
WhatsApp-Nachrichten gehen mit Bild und Buttons an Live-Listen wie „im Haus“ oder „Geburtstag diese Woche“. Journeys laufen zuerst im Testmodus und zeigen Klicks und Conversions für jeden Schritt.
Beispiel aus der Praxis IMLAUER Hotels 93% Öffnungsrate der WhatsApp-Newsletter IMLAUER automatisiert die wichtigen Momente von vor der Anreise bis nach der Abreise, damit Gäste in jedem IMLAUER Haus zur selben Zeit vom Hotel hören. Die WhatsApp-Newsletter mit Saisonangeboten, Restaurants und Services im Haus erreichen eine Öffnungsrate von 93%.
Standards, die man sieht 
Beispiel aus der Praxis The St. Regis Le Morne < 5 Min. Antwortzeit durch Menschen, rund um die Uhr Gästekommunikation ansehen
Jede Hotelleitung sieht, wo ihr Team steht
Antwortzeit-Ziele pro Kanal führen jedes Gespräch von „im Plan“ über „Warnung“ bis „überschritten“. Jedes Gespräch hat eine zuständige Person, einen Status und interne Notizen für die Schichtübergabe.
Die Rolle Manager zeigt Rückstand, gefährdete Gespräche und die Last pro Person in den Team-Dashboards des Hauses, ohne Zugriff auf die Einstellungen. Agents sind unbegrenzt, jede Person in jedem Hotel hat ihr eigenes Log-in.
Beispiel aus der Praxis The St. Regis Le Morne < 5 Min. Antwortzeit durch Menschen, rund um die Uhr Das Resort betreut Gäste mit 30 Butlern über eine WhatsApp-Nummer. Nachrichten werden nach Suite verteilt, jede Antwort schreibt ein Butler, und die durchschnittliche persönliche Antwortzeit bleibt unter fünf Minuten.
Echte Hotels, echte Ergebnisse
Hotels, die einem Standard folgen
Zahlen, die unsere Kunden in ihren eigenen Häusern gemessen haben.
Salzburg, Wien und Steiermark 6% → 93% KI-Lösungsquote
Vier Hotels mit Posteingang, KI, WhatsApp-Newsletter und Guest Journeys in chatlyn, nachdem zwei Chatbot-Plattformen nur 6% der Anfragen gelöst hatten.
Case Study lesen
Mauritius < 5 Min. durchschnittliche Antwortzeit durch Menschen, 24/7
Ein Butler-Resort mit 172 Suiten: 30 Butler auf einer WhatsApp-Nummer, jede Antwort von einem Menschen geschrieben.
Case Study lesen Wien und Salzburg +70% Routineanfragen durch die KI
Zwei Häuser mit einem berühmten Namen, die KI als digitaler erster Concierge und komplexe Wünsche beim Team.
Gemacht für Hotelgruppen
Haus für Haus eingeführt, nicht alles auf einmal
Die Fragen, die jede Zentrale stellt, bevor eine Plattform in mehrere Hotels kommt.
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Jedes PMS willkommen
Jedes Haus verbindet sein eigenes PMS, unterschiedliche Systeme in der Gruppe sind also kein Hindernis. chatlyn liest Buchungen und Aufenthalte und ändert im PMS nie etwas.
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Zuerst ein Pilothaus
Ein Hotel geht zuerst live und setzt den Standard. Danach richtet unser Onboarding-Team in jedem weiteren Haus dieselben Kanäle, Vorlagen und denselben Ton ein. Die meisten Hotels sind in 2 bis 4 Wochen live.
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Ein Vertrag für die Gruppe
Ein Vertrag umfasst alle Häuser im Deal, berechnet nach ihrer Gesamtzahl an Zimmern. Jedes Hotel arbeitet weiter mit eigenem Konto und eigenem Team.
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DSGVO, gehostet in Frankfurt
chatlyn ist DSGVO-konform, die Plattform wird in Frankfurt gehostet. Häuser mit strengeren Vorgaben können eine KI-Verarbeitung ausschließlich in der EU wählen.
Case Study Vier Hotels, ein Servicestandard bei IMLAUER Hotels
Vor chatlyn bearbeitete jedes IMLAUER Hotel Anfragen über seinen eigenen Kanal-Mix, ohne gemeinsamen Überblick darüber, was ein Gast gefragt hatte, und ohne Möglichkeit, die Gruppe einheitlich zu halten. Zwei Chatbot-Plattformen lösten 6% der Anfragen. Heute läuft in jedem Haus jeder Kanal über chatlyn, die KI antwortet aus den Unterlagen des jeweiligen Hotels in mehreren Sprachen, und Guest Journeys erreichen Gäste überall zu denselben Momenten.
4 Häuser mit chatlyn
6% → 93% KI-Lösungsquote nach dem Wechsel
54% weniger Zeit für Log-ins in Kanäle
Der Einsatz von chatlyns KI-Chatbot und der Omnichannel-Plattform war ein Wendepunkt. Er hat unsere Gästeinteraktionen verschlankt und sorgt für Konsistenz und Qualität in unserem Service.
Daniela EderRooms Operations Manager, IMLAUER Hotel Pitter Salzburg Upsell-Rechner
Upsells entstehen in Gesprächen, nicht in Newslettern
Auf einen Newsletter erwartet niemand eine Antwort. Auf WhatsApp antwortet der Gast, fragt nach dem Spa oder einem Tisch für heute Abend, erhält sofort eine Antwort und bucht. Sehen Sie, was diese Gespräche in Ihren Häusern wert sind.
Zusätzlicher Upsell-Umsatz pro Jahr
19.440 €
162 € pro Zimmer, bei 120 Zimmer
E-Mail-NewsletterRund 20% öffnen ihn. Niemand antwortet.
WhatsApp-Gespräch95% öffnen es. Gäste antworten, fragen und buchen. Eine Schätzung, kein Versprechen. Angenommen sind Aufenthalte von 2,5 Nächten und dass 5% der Gäste, die ein Angebot lesen, es buchen. Das ist vorsichtig gerechnet, denn auf WhatsApp können sie vorher auch nachfragen. Die Öffnungsraten stammen vom Spa Resort Geinberg, einem chatlyn-Kunden: 95% auf WhatsApp gegenüber rund 20% bei E-Mails.
Angebot zusammenstellen
Drei Fragen. Sie gehen direkt an jene Person, die Ihr Angebot erstellt, damit das erste Gespräch bei Ihrem Setup beginnt und nicht bei den Grundlagen.
Fast geschafft
Ihr Setup liegt uns vor. Ergänzen Sie Ihre Kontaktdaten, dann melden wir uns mit einem passenden Angebot.
Ihr Setup
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Mit einem Pilothaus beginnen
Wählen Sie ein Haus mit typischem Kanal- und Gästemix und messen Sie es an seinen eigenen Ausgangswerten, bevor das nächste folgt.
Mit chatlyn: unser Onboarding-Team richtet das Pilothaus ein: PMS-Anbindung, Kanäle, Wissen und Tonfall.
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Den Standard einmal festhalten
Tonfall, Antwortzeit-Ziele, Vorlagen und die Momente, in denen Sie Gäste anschreiben, gehören in ein Handbuch, nicht in den Kopf jeder Hotelleitung.
Mit chatlyn: Vorlagen, Journeys und Tonfall des Pilothauses, von unserem Onboarding-Team in jedem Haus neu eingerichtet.
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Fakten bleiben im Haus
Frühstückszeiten, Parken und Spa-Angebot sind in jedem Haus anders. Die Gruppe gibt die Stimme vor, jedes Hotel liefert seine Fakten.
Mit chatlyn: die KI jedes Hauses antwortet nur aus den Dateien und Website-Seiten dieses Hotels.
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Antwortzeiten in jedem Haus messen
Ein Standard, den niemand misst, verwässert. Legen Sie fest, wie schnell jeder Kanal beantwortet wird, und machen Sie es für jede Hotelleitung sichtbar.
Mit chatlyn: Antwortzeit-Ziele pro Kanal und Team-Dashboards für die Manager jedes Hauses.
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Gästedaten besitzen, nicht Tools sammeln
Hat jedes Hotel sein eigenes Chat-Widget, sein WhatsApp-Handy und sein Postfach, zerfällt die Gästehistorie. Halten Sie Buchungen und Gespräche pro Gast zusammen.
Mit chatlyn: Gästeprofile aus dem PMS jedes Hauses und jedem Gespräch auf jedem Kanal.
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Jeder Person ein eigenes Log-in geben
Geteilte Passwörter untergraben Verantwortung und Übergaben. Wer Gästen antwortet, sollte es unter eigenem Namen tun.
Mit chatlyn: unbegrenzte Agents, mit den Rollen Agent, Manager und Admin.
Kunden 
Hotelgruppen, die jedem Gast gleich gut antworten.
"Mit chatlyn erreichen wir eine Öffnungsrate von 95% auf WhatsApp. Unsere Gästekommunikation war noch nie so wirksam. Die Plattform ist zur zentralen Drehscheibe für alle unsere Häuser geworden."
"Gäste wollen sofort eine Antwort, und unsere KI beantwortet inzwischen 85% der Anfragen automatisch. Das entlastet unsere Rezeption enorm, sodass wir uns auf die persönlichen Momente konzentrieren können, die wirklich zählen."
"Unser Guest-Relations-Team erreicht heute Antwortzeiten unter 5 Minuten. Mit den Routing- und Workflow-Funktionen von chatlyn können sich unsere Butler auf wirklich individuelle Luxuserlebnisse konzentrieren."
"Die automatisierten Upselling-Kampagnen von chatlyn bringen jeden Monat messbaren Zusatzumsatz. Zimmer-Upgrades, Spa-Pakete, Tischreservierungen: Gäste schätzen die persönlichen Angebote."
"Mit chatlyn ist unsere Gästekommunikation effizienter und persönlicher geworden. Die schnelle, unkomplizierte Kommunikation hilft uns, auf die Wünsche unserer Gäste einzugehen und noch besseren Service zu bieten."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
World Travel Tech Awards Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026
FAQ
Fragen zur Hotelgruppen.
Eine Hotelgruppe ist ein regionales oder nationales Unternehmen, das mehrere Hotels von einer Zentrale aus führt und nach einem Standard ausrichtet, etwa IMLAUER mit vier Hotels. Anders als internationale Hotelketten betreibt sie keine Marken- oder Franchisehäuser über viele Länder, und anders als ein Hotel-Cluster führt nicht ein Team einige Häuser in derselben Stadt. chatlyn gibt jedem Haus der Gruppe dasselbe Setup, damit Gäste überall denselben Standard erleben.
Sie sollte jedes Haus auf den Standard der Gruppe bringen, ohne ihm seine eigenen Fakten zu nehmen. chatlyn ist die Ebene für die Gästebeziehung, kein PMS: Jedes Haus arbeitet mit einem eigenen chatlyn-Konto, mit eigener PMS-Anbindung, eigenen Kanälen, eigenem Posteingang und eigenem Team. Jedes Konto wird nach demselben Handbuch eingerichtet: Vorlagen, Journeys, Tonfall und Antwortzeit-Ziele, von unserem Onboarding-Team Haus für Haus ausgerollt.
Ja. Jedes Haus verbindet sein eigenes PMS, gemischte PMS-Landschaften sind üblich. chatlyn liest Buchungen und Aufenthalte, um Nachrichten auszulösen und Gästeprofile aufzubauen, und ändert im PMS nie etwas.
Sie beginnt mit einem Pilothaus. Unser Onboarding-Team verbindet das PMS, richtet die Kanäle ein, hinterlegt das Wissen des Hotels und stimmt den Tonfall mit Ihrem Team ab. Läuft das Pilothaus so, wie Sie es wollen, folgt dasselbe Setup im nächsten Haus. Die meisten Hotels sind in 2 bis 4 Wochen live.
Die Häuser im Deal schließen einen gemeinsamen Vertrag ab, berechnet nach ihrer Gesamtzahl an Zimmern. Schicken Sie uns Ihre Hotelliste, und wir erstellen Ihnen ein Angebot.
chatlyn ist DSGVO-konform, die Plattform wird in Frankfurt gehostet. Die Gästedaten jedes Hauses liegen in seinem eigenen Konto, und Häuser mit strengeren Vorgaben können eine KI-Verarbeitung ausschließlich in der EU wählen.
Für wen chatlyn gemacht ist
Eine Plattform für jedes Team, jedes Haus, jedes Ziel.
Nach Team
Nach Hotel
Eine Plattform
Alles, was jedes Ihrer Hotels braucht, in chatlyn.
Hotel-CRM
Gästeprofile mit Aufenthalten aus dem PMS und jedem Gespräch.
Ansehen
Gästekommunikation
Jeder Kanal in einem Posteingang, mit Zuständigen und Antwortzeit-Zielen.
AnsehenPreise
Ein Vertrag für die Gruppe, berechnet nach der Gesamtzahl der Zimmer.
Ansehen Case Study IMLAUER Hotels
KI-Lösungsquote von 6% auf 93% nach dem Wechsel.
Story lesenGeben Sie jedem Hotel Ihrer Gruppe denselben Standard.
Erzählen Sie uns von Ihren Häusern und Ihrer PMS-Landschaft. Wir starten mit einem Pilothaus und rollen dasselbe Setup Haus für Haus aus.
Dediziertes Onboarding-Team In Wochen statt Monaten live DSGVO-konform