Die Morgenbesprechung beginnt mit der Frage, wer welche E-Mail, WhatsApp- und Booking.com-Nachricht der Nacht gesehen hat.
Für Hoteldirektion und Geschäftsführung 
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026
Eine Plattform für die Hoteldirektion, mit allen Gästedaten, die ein Hoteldirektor braucht
Die Hoteldirektion führt das ganze Haus: Der Hoteldirektor verantwortet Gästeerlebnis, Umsatz, das Team und seine Systeme. chatlyn, das AI-Native GRM, gibt ihr dafür eine Plattform für alle Gästedaten, mit Aufenthalten und Umsätzen aus dem PMS und jedem Gespräch, statt getrennter Tools für CRM, Chatbot, Posteingang und Marketing. Die KI übernimmt die Routine, und Ihr Team hat Zeit für die Gäste.
- Eine Plattform statt vier Tools
- Team-Dashboards statt Kontrolle jeder Nachricht
- Ein Team mit Zeit für seine eigentliche Arbeit
4,9 auf Bewertungsplattformen
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026 Im Einsatz in über 100.000 Hotelzimmern weltweit
+70% Routineanfragen übernimmt die KI im Hotel Sacher
54% weniger Zeit für Log-ins in einzelne Kanäle bei IMLAUER
95% Öffnungsrate bei WhatsApp-Kampagnen im Spa Resort Geinberg
+22% Buchungen in der Nebensaison im Hotel Enzian
Ein Tag in der Hoteldirektion, zweimal erzählt
Sie führen das ganze Haus. Nicht fünf Gäste-Tools.
Der Tag einer Hoteldirektorin besteht aus Entscheidungen über Gäste, Team und Zahlen. Hier einer davon, von der Morgenbesprechung bis zur Übergabe am Abend.
Die KI hat die Routine über Nacht beantwortet. Das Team-Dashboard zeigt, was offen und gefährdet ist.
Ein Gast schreibt in einer Bewertung, dass zwei Tage niemand auf seine Nachricht geantwortet hat.
Die Nachricht wurde gelb, dann rot, und eine Kollegin hat sie in derselben Stunde übernommen.
Vier Rechnungen kommen: CRM, Chatbot, Posteingang, Kampagnen-Tool. Keines spricht mit dem anderen.
Eine Plattform, ein Vertrag. Gäste, Gespräche und Kampagnen an einem Ort.
Eine Stammkundin schreibt auf WhatsApp. An der Rezeption weiß niemand, dass es ihr achter Aufenthalt ist.
Ihre Aufenthalte aus dem PMS und alle früheren Gespräche stehen neben der Nachricht.
Die Nebensaison kommt. Die einzige Idee am Tisch ist ein weiterer Rabatt auf den OTAs.
Ein WhatsApp-Angebot mit Buchungsbutton geht an Gäste, die kürzlich abgereist sind.
Eine langjährige Rezeptionistin geht und nimmt die Antworten auf hundert Fragen mit.
Die Antworten liegen im Wissen der KI. Die Nachfolgerin startet mit ihnen.
Ein Tag auf der Suche nach Informationen in vielen Tools, und jeder Gast ist auf alle verteilt.
Eine Plattform für jeden Gast, ein klarer Blick auf das Team und Zeit für die Entscheidungen, die nur Sie treffen.
So arbeitet chatlyn für die Hoteldirektion
Was sich ändert, im ganzen Haus
chatlyn verbindet Ihr PMS mit jedem Gästegespräch. Sie bekommen ein vollständiges Bild jedes Gastes, einen klaren Blick auf Ihr Team und die Werkzeuge, um Gäste im richtigen Moment zu erreichen. Den Service behalten Ihre Mitarbeitenden in der Hand.
Eine Plattform, alle Gästedaten 
Beispiel aus der Praxis IMLAUER Hotels 54% weniger Zeit für Log-ins Hotel-CRM ansehen
Ein Gästeprofil statt vier Tools
Viele Hotels verteilen ihre Gästebeziehungen auf CRM, Chatbot, gemeinsamen Posteingang und Marketing-Tool, jedes mit eigenem Log-in, eigenem Vertrag und eigener Kopie des Gastes. chatlyn führt das zusammen: Buchungen, Aufenthalte und Umsätze aus dem PMS und jedes Gespräch auf WhatsApp, E-Mail, Webchat, Booking.com, Messenger und Instagram, in einem Gästeprofil.
Die KI vergibt Labels aus Aufenthalten und Gesprächen, so entstehen Listen und Segmente von selbst. Die Gästedaten gehören Ihrem Haus, und die PMS-Anbindung liest nur: chatlyn ändert in Ihrem PMS nie etwas.
Beispiel aus der Praxis IMLAUER Hotels 54% weniger Zeit für Log-ins IMLAUER kam wegen eines Posteingangs für alle Kanäle zu chatlyn, und das tägliche Einloggen in einzelne Systeme hörte auf. Danach kamen die KI, WhatsApp-Newsletter und Journeys auf derselben Plattform dazu.
Überblick ohne Kontrolle jeder Nachricht 
Beispiel aus der Praxis Hotel Sacher +70% Routineanfragen durch die KI Antwortzeiten verbessern
Sehen, was gefährdet ist, ohne jede Nachricht zu lesen
Mit der Rolle Manager sehen Sie und Ihre Abteilungsleitungen die Team-Dashboards: offene Gespräche, Gespräche kurz vor dem Zielwert und die Auslastung jedes Mitarbeitenden. Einstellungen bleiben dabei bei den Admins.
Zielwerte für die Antwortzeit pro Kanal färben ein Gespräch gelb, dann rot, bevor ein Gast zu lange wartet. Sie legen den Standard einmal fest, und der Posteingang zeigt, wo er nicht hält.
Beispiel aus der Praxis Hotel Sacher +70% Routineanfragen durch die KI Das Hotel Sacher setzt die KI in Wien und Salzburg als digitalen ersten Concierge ein. Sie übernimmt die Routine, gibt komplexe Wünsche an das Team weiter und hält die Antwortzeiten auf allen Kanälen kurz, im Tonfall des Hauses.
Gästeerlebnis und Bewertungen
Servicestandards, die halten, in jeder Schicht
Bewertungen entstehen in den Momenten, in denen sich ein Gast umsorgt oder vergessen fühlte. Mit einer zuständigen Person pro Gespräch, internen Notizen zur Übergabe und der Gästehistorie neben jeder Nachricht hängt Ihr Standard nicht davon ab, wer Dienst hat.
Wo die KI antwortet, schreibt sie im Tonfall, den Sie für Ihr Haus festlegen. Wo Menschen antworten, bringt chatlyn die Nachricht zur richtigen Person. Im St. Regis Le Morne schreibt ein Butler jede Antwort, und die Gäste erwähnen das in ihren Bewertungen.
Gästeerlebnis verbessern
“This is the first hotel where we genuinely used the WhatsApp service every day, because every small idea or request was handled instantly and with care.”
“Every detail is handled with care, and you are made to feel special from the moment you arrive.”
“The head of the butlers team was in constant contact via WhatsApp and responded promptly to every request until we reached back home.”
Umsatz im richtigen Moment 
Beispiel aus der Praxis Hotel Enzian +22% Buchungen in der Nebensaison Hotelumsatz steigern
Das passende Angebot, wenn der Gast zuhört
Ihr PMS weiß, wer anreist, wer im Haus ist und wer gerade abgereist ist. chatlyn macht daraus WhatsApp-Nachrichten in den Momenten, in denen Gäste für ein Angebot offen sind: bei der Buchung, vor der Anreise, während des Aufenthalts und nach dem Check-out.
Live-Listen wie Anreise heute, im Haus und kürzlich abgereist halten sich selbst aktuell, und ein WhatsApp-Angebot mit Bild und Buchungsbutton geht in einem Schritt an die ganze Liste. Die WhatsApp-Kampagnen des Spa Resort Geinberg erreichen 95% Öffnungsrate.
Beispiel aus der Praxis Hotel Enzian +22% Buchungen in der Nebensaison Die WhatsApp-Nachrichten des Hotel Enzian vor der Anreise zeigen jedem Gast die Restaurants und das Wochenprogramm für seine Tage, und 92% öffnen sie. Die Buchungen in der Nebensaison stiegen um 22%.
Echte Hotels, echte Ergebnisse
Häuser, die ihre Gästebeziehungen auf einer Plattform führen
Zahlen, die unsere Kunden in ihren eigenen Häusern gemessen haben.
Wien und Salzburg +70% Routineanfragen durch die KI
Ein digitaler erster Concierge, der die Routineanfragen übernimmt und komplexe Wünsche an das Team weitergibt, im Tonfall des Hauses.
Salzburg und Wien 6% → 93% KI-Lösungsquote nach dem Wechsel
Zuerst alle Kanäle in einem Posteingang, dann die KI, trainiert auf die eigenen Dokumente der Gruppe, WhatsApp-Newsletter und Journeys.
Case Study lesen
Oberösterreich 95% Öffnungsrate bei WhatsApp-Kampagnen
Vom PMS ausgelöste WhatsApp-Nachrichten und Kampagnen erreichen über 10.000 Gäste im Jahr, die KI beantwortet die Fragen auf der Website.
Case Study lesen Gemacht für die Hoteldirektion
Eine Entscheidung fürs ganze Haus, kein IT-Projekt
Die Fragen, die Hoteldirektoren vor der Unterschrift stellen.
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Weniger Tools, ein Vertrag
chatlyn ersetzt getrennte Tools für CRM, Chatbot, Posteingang und WhatsApp-Marketing. Eine Plattform, ein Vertrag und ein Ort für Ihre Gästedaten.
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Jeder bekommt einen Log-in
Die Zahl der Nutzer ist unbegrenzt, also arbeitet jede Abteilung mit eigenem Namen in chatlyn. Die Rollen Agent, Manager und Admin regeln, wer Dashboards sieht und wer Einstellungen ändert.
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DSGVO, gehostet in Frankfurt
Die chatlyn-Plattform wird in Frankfurt gehostet und ist DSGVO-konform. Häuser mit strengeren Vorgaben können eine KI-Verarbeitung ausschließlich in der EU wählen.
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Live in 2 bis 4 Wochen
Unser Onboarding-Team bindet Ihr PMS an und richtet mit Ihrem Team das Wissen der KI und Ihren Tonfall ein. Die meisten Hotels sind in 2 bis 4 Wochen live.
Case Study Ein Servicestandard für 172 Suiten im St. Regis Le Morne
Jede Suite im St. Regis Le Morne hat ihren eigenen Butler, und die Gäste wollten ihn über WhatsApp erreichen. WhatsApp Business erlaubt nur wenige Geräte, also hat das Resort Anfang 2024 seine 30 Butler über chatlyn auf einer Nummer verbunden. Nachrichten werden nach Suite verteilt, Übergaben laufen über interne Notizen, und nur die Willkommensnachricht ist automatisiert. Wer auch Dienst hat, der Gast erlebt denselben Standard.
30 Butler auf einer WhatsApp-Nummer
6.700+ Gästegespräche, jede Antwort von einem Menschen
< 5 Min. durchschnittliche Antwortzeit der Butler, rund um die Uhr
chatlyn definiert Kommunikation neu, indem es durchdachte Technologie mit der zeitlosen Kunstfertigkeit des Butler-Service im St. Regis Le Morne Resort, Mauritius, verwebt. Jede Interaktion wird flüssiger, schneller und tadellos kuratiert, ein gehobener Standard, der unseren anspruchsvollsten Gästen gerecht wird.
Christophe Lai WaiDirector of Quality & Projects, The St. Regis Le Morne -
Jeden Gast in einem Profil führen
Ein Gast, verteilt auf vier Systeme, ist viermal ein halber Gast. Entscheidungen über Service und Angebote brauchen das ganze Bild an einem Ort.
Mit chatlyn: ein Gästeprofil mit Aufenthalten und Umsätzen aus dem PMS und jedem Gespräch auf jedem Kanal.
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Den Servicestandard in Zahlen fassen
Legen Sie fest, wie schnell jeder Kanal eine Antwort bekommt, und machen Sie es sichtbar. Dann hängt der Standard nicht davon ab, wer Dienst hat.
Mit chatlyn: Zielwerte für die Antwortzeit pro Kanal, mit Warnung und Überschreitung.
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Den Rückstand im Blick, nicht jede Nachricht
Um zu wissen, wo das Team Hilfe braucht, müssen Sie keine Gespräche lesen. Es reicht zu sehen, was offen ist, was gefährdet ist und wer die meiste Last trägt.
Mit chatlyn: Team-Dashboards für die Rolle Manager: offene Gespräche, Gefährdete und Auslastung pro Person.
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Fachkräften die Routine abnehmen
Wer für den Service eingestellt wurde, sollte den Tag nicht mit Parkplatz, Öffnungszeiten und Anfahrt verbringen.
Mit chatlyn: die KI beantwortet die Routine auf WhatsApp und im Webchat aus Ihren eigenen Informationen und übergibt den Rest an Ihr Team.
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Wissen im Haus halten, nicht in Köpfen
Wenn eine langjährige Kollegin geht, sollen die Antworten auf hundert Gästefragen bleiben.
Mit chatlyn: das Wissen der KI aus Ihren Dateien und Ihrer Website und eine Prüfliste, in der jede freigegebene Antwort die KI dazulernen lässt.
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Angebote senden, wenn Gäste zuhören
Angebote wirken am besten vor der Anreise und während des Aufenthalts, nicht in einem Newsletter Wochen später.
Mit chatlyn: vom PMS ausgelöste WhatsApp-Nachrichten und Live-Listen wie Anreise heute und im Haus.
Kunden 
Häuser, die jede Gästebeziehung auf einer Plattform führen.
"Mit chatlyn erreichen wir eine Öffnungsrate von 95% auf WhatsApp. Unsere Gästekommunikation war noch nie so wirksam. Die Plattform ist zur zentralen Drehscheibe für alle unsere Häuser geworden."
"Gäste wollen sofort eine Antwort, und unsere KI beantwortet inzwischen 85% der Anfragen automatisch. Das entlastet unsere Rezeption enorm, sodass wir uns auf die persönlichen Momente konzentrieren können, die wirklich zählen."
"Unser Guest-Relations-Team erreicht heute Antwortzeiten unter 5 Minuten. Mit den Routing- und Workflow-Funktionen von chatlyn können sich unsere Butler auf wirklich individuelle Luxuserlebnisse konzentrieren."
"Die automatisierten Upselling-Kampagnen von chatlyn bringen jeden Monat messbaren Zusatzumsatz. Zimmer-Upgrades, Spa-Pakete, Tischreservierungen: Gäste schätzen die persönlichen Angebote."
"Mit chatlyn ist unsere Gästekommunikation effizienter und persönlicher geworden. Die schnelle, unkomplizierte Kommunikation hilft uns, auf die Wünsche unserer Gäste einzugehen und noch besseren Service zu bieten."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
World Travel Tech Awards Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026
FAQ
Fragen aus der Hoteldirektion.
Die Hoteldirektion führt das ganze Haus. Der Hoteldirektor verantwortet Gästeerlebnis und Bewertungen, Umsatz, das Team und die Systeme, mit denen es arbeitet. Für die Gästebeziehungen heißt das: jeden Gast kennen, den Servicestandard über Schichten und Kanäle halten und Gäste mit dem passenden Angebot erreichen. chatlyn, das AI-Native GRM, gibt der Hoteldirektion dafür eine Plattform.
Sie sollte der Direktion jeden Gast und den Stand des Teams zeigen, ohne dass ein weiteres Tool dazukommt. chatlyn führt zusammen, was viele Hotels in getrennten Tools betreiben: ein Gäste-CRM, einen Chatbot, einen gemeinsamen Posteingang für alle Kanäle und WhatsApp-Kampagnen. Ein PMS ist chatlyn nicht: Ihr PMS bleibt, chatlyn liest nur daraus und ändert dort nie etwas. Kampagnen laufen über WhatsApp, nicht per E-Mail.
Mit der Rolle Manager sehen Sie die Team-Dashboards: offene Gespräche, Gespräche kurz vor ihrem Zielwert für die Antwortzeit und die Auslastung jedes Mitarbeitenden. Jedes Gespräch lässt sich mit dem Gästeprofil daneben öffnen. Einstellungen bleiben bei den Admins.
Nein. Die KI beantwortet Routinefragen auf WhatsApp und im Webchat aus den Informationen Ihres Hauses und übergibt alles andere mit dem ganzen Gespräch an Ihr Team. Bei E-Mails schreibt sie Entwürfe, Ihr Team sendet. Buchungen nimmt sie nie vor, ändert oder storniert sie nicht, also bleiben die Anliegen, die einen Menschen brauchen, bei Ihrem Team.
Ja. Die chatlyn-Plattform wird in Frankfurt gehostet, und Häuser mit strengeren Vorgaben können eine KI-Verarbeitung ausschließlich in der EU wählen. Die KI antwortet nur aus dem Wissen, das Sie ihr geben.
Die meisten Hotels sind in 2 bis 4 Wochen live. Unser Onboarding-Team bindet Ihr PMS an, richtet das Wissen der KI und Ihren Tonfall ein und holt Ihre Kanäle in chatlyn. Die Zahl der Nutzer ist unbegrenzt, jede Kollegin und jeder Kollege bekommt vom ersten Tag an einen Log-in.
Für wen chatlyn gemacht ist
Eine Plattform für jedes Team, jedes Haus, jedes Ziel.
Nach Team
- Front Office
- Revenue Management
- Spa & Wellness
- Gastronomie & F&B
- Hoteldirektion
- Hotelmarketing
Nach Hotel
Eine Plattform
Alles, was Ihr Haus braucht, in chatlyn.
Hotel-CRM
Jeder Gast in einem Profil, mit Aufenthalten aus dem PMS und jedem Gespräch.
AnsehenHotel-Chatbot
Die KI, die die Routine auf WhatsApp und Ihrer Website beantwortet.
AnsehenHotelumsatz steigern
Das passende Angebot im richtigen Moment des Aufenthalts, auf WhatsApp.
Ansehen
Case Study The St. Regis Le Morne
30 Butler auf einer WhatsApp-Nummer, Antwort in unter 5 Minuten.
Story lesenFühren Sie jede Gästebeziehung auf einer Plattform.
Sehen Sie, wie chatlyn Ihre Gästedaten, Ihr Team und die KI auf einer Plattform zusammenbringt, rund um Ihr PMS eingerichtet und in wenigen Wochen live.
Dediziertes Onboarding-Team In Wochen statt Monaten live DSGVO-konform
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