Gmail per Google-Anmeldung verbunden Gmail für Hotels: jede Gäste-E-Mail im Team beantwortet
Zimmeranfragen, späte Anreisen und Fragen zum Abendessen kommen im Gmail-Postfach Ihres Hotels an. chatlyn holt dieses Postfach in den Posteingang, in dem Ihr Team schon WhatsApp, den Website-Chat und Booking.com bearbeitet. Jede E-Mail bekommt eine zuständige Person, die KI entwirft die Antwort aus dem Wissen Ihres Hauses, und jemand aus dem Team prüft sie und sendet.
- Per Google-Anmeldung verbunden
- Von der KI entworfen, vom Team gesendet
- Eine zuständige Person für jede E-Mail
Best Chatbot Solution Provider Gewinner 2024 · Nominiert 2025 und 2026 Im Einsatz in über 100.000 Hotelzimmern weltweit
Vom Gmail-Postfach zum gemeinsamen Posteingang
Ein Admin verbindet das Google-Konto Ihres Hotels einmal. Danach kommen neue Gäste-E-Mails als Gespräche in chatlyn an.
E-Mails kommen ab dem Zeitpunkt der Verbindung an. Läuft die Google-Anmeldung ab, zeigt chatlyn einen Hinweis, und ein Admin meldet sich neu an.
reservations@ beantwortet vom ganzen Front Office
Verbinden Sie das Google-Konto hinter reservations@ oder info@ einmal, und alle Mitglieder des Posteingangs arbeiten in chatlyn damit, ohne ein Passwort zu teilen. Neue E-Mails gehen reihum an die Kolleginnen und Kollegen, die online sind: So hat jede E-Mail genau eine zuständige Person.
Für E-Mails gelten eigene Antwortzeit-Ziele, und die Startseite zeigt, welche Gäste am längsten warten. Eine Anfrage legen Sie bis zum passenden Tag auf Wiedervorlage, dann kommt sie zu Ihnen zurück. Mehr zur Gästekommunikation mit chatlyn.
Die KI schreibt den ersten Entwurf, Ihr Team hat das letzte Wort
Auf Knopfdruck entwirft die KI eine Antwort aus dem Wissen Ihres Hauses: Website, Hausordnung, Speisekarten und die Fakten, die Sie im AI Studio hinterlegen. Ihre Kollegin liest den Entwurf, ergänzt ein Detail und sendet. Jede E-Mail prüft ein Mensch, bevor sie hinausgeht.
Liegt ein Entwurf daneben, korrigieren Sie die Antwort einmal in den Insights, und die KI nutzt die Korrektur ab dann. Es ist dieselbe KI, die als Hotel-Chatbot auf WhatsApp und Ihrer Website antwortet.
Wissen, wer hinter jeder E-Mail steht
Jede E-Mail landet beim Kontakt des Gastes, neben seinen WhatsApp-Nachrichten und Booking.com-Gesprächen. Ihr Team kann Kontakte zusammenführen: Wer heute eine E-Mail schreibt und nächste Woche auf WhatsApp nachfragt, behält eine Historie.
Ist Ihr PMS verbunden, steht der Aufenthalt neben der E-Mail: Daten, Zimmer und Notizen. Niemand muss nach der Buchungsnummer fragen.
Schreibt ein Gast lieber auf WhatsApp, geht das Gespräch mit
Aus dem Kontakt des Gastes startet Ihr Team einen WhatsApp-Chat mit einer freigegebenen Vorlage. Die Antwort kommt im selben Posteingang an, und auf WhatsApp antwortet die KI selbst, aus demselben Wissen.
Die Übersetzung arbeitet auf beiden Kanälen: Nachrichten des Gastes erscheinen in Ihrer Sprache, Ihre Antworten gehen in seiner hinaus.
Die Gmail-Integration auf einen Blick
Was verbunden wird, wie, und was Ihr Team damit tun kann.
- Verbindung
- Google-Anmeldung (OAuth), durch einen Admin in den Einstellungen
- Postfach
- Der Gmail-Posteingang des verbundenen Kontos
- Was ankommt
- Neue Gäste-E-Mails ab der Verbindung, mit Anhängen
- Gesendete Antworten
- Von der Hoteladresse, in Gmail unter „Gesendet“ abgelegt
- KI
- Entwirft Antworten auf Knopfdruck; ein Mensch prüft und sendet
- Antwortfeld
- Formatierter Text, An, CC und BCC, allen antworten, weiterleiten, Signatur pro Posteingang
- Anhänge
- Bis zu 30 Dateien und 25 MB pro E-Mail
- Im Posteingang
- Zuweisung, Labels, interne Notizen, Wiedervorlage, Übersetzung, Antwortzeit-Ziele
- Neu anmelden
- Hinweis in chatlyn, wenn die Google-Anmeldung abläuft
Hotels, die jede Gäste-E-Mail im Team beantworten.
"Mit chatlyn erreichen wir eine Öffnungsrate von 95% auf WhatsApp. Unsere Gästekommunikation war noch nie so wirksam. Die Plattform ist zur zentralen Drehscheibe für alle unsere Häuser geworden."
"Gäste wollen sofort eine Antwort, und unsere KI beantwortet inzwischen 85% der Anfragen automatisch. Das entlastet unsere Rezeption enorm, sodass wir uns auf die persönlichen Momente konzentrieren können, die wirklich zählen."
"Unser Guest-Relations-Team erreicht heute Antwortzeiten unter 5 Minuten. Mit den Routing- und Workflow-Funktionen von chatlyn können sich unsere Butler auf wirklich individuelle Luxuserlebnisse konzentrieren."
"Die automatisierten Upselling-Kampagnen von chatlyn bringen jeden Monat messbaren Zusatzumsatz. Zimmer-Upgrades, Spa-Pakete, Tischreservierungen: Gäste schätzen die persönlichen Angebote."
"Mit chatlyn ist unsere Gästekommunikation effizienter und persönlicher geworden. Die schnelle, unkomplizierte Kommunikation hilft uns, auf die Wünsche unserer Gäste einzugehen und noch besseren Service zu bieten."
Laura Rodríguez
Director of Rooms, The Amauris Vienna
Fragen zur Gmail-Integration.
Ein Admin legt in den Einstellungen einen E-Mail-Posteingang an, wählt Gmail und meldet sich im Pop-up mit dem Google-Konto des Hotels an (Gmail oder Google Workspace). Danach fügen Sie die Kolleginnen und Kollegen hinzu, die das Postfach bearbeiten. Ab diesem Moment kommen neue Gäste-E-Mails in chatlyn an.
Ja. Sie verbinden das Konto einmal und nehmen Ihr Team als Mitglieder des Posteingangs auf. Jede E-Mail ist einer Person zugewiesen, mit internen Notizen und @-Erwähnungen holen Sie andere dazu, und niemand braucht das Gmail-Passwort.
Auf Knopfdruck entwirft die KI eine Antwort aus dem Wissen Ihres Hauses. Ihre Kollegin prüft den Entwurf, ändert, was nötig ist, und sendet ihn. Bei E-Mails geht jede Antwort über einen Menschen; auf WhatsApp und im Website-Chat antwortet die KI Gästen selbst.
Neue Mails im Gmail-Posteingang des verbundenen Kontos, ab dem Zeitpunkt der Verbindung und mit Anhängen. Antworten, die Ihr Team aus chatlyn sendet, liegen in Gmail unter „Gesendet“, das Postfach bleibt also vollständig.
Ja. Über das + in chatlyn starten Sie eine neue E-Mail, oder Sie öffnen einen WhatsApp-Chat mit einer freigegebenen Vorlage. In beiden Fällen läuft das Gespräch im selben Posteingang und im selben Gästeprofil weiter.
Ja, wenn Ihr PMS verbunden ist. Das Gästeprofil neben dem Gespräch zeigt die Aufenthalte aus dem PMS mit Daten, Zimmer und Notizen, dazu die Gespräche des Gastes auf anderen Kanälen.
chatlyn zeigt am Posteingang einen roten Hinweis, dass eine Anmeldung nötig ist. Ein Admin meldet sich in den Einstellungen neu mit Google an, und neue E-Mails kommen wieder an.
Eine Plattform für jedes Team, jedes Haus, jedes Ziel.
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Die KI hinter jedem Entwurf, die Gästen auf WhatsApp und Ihrer Website antwortet.
LesenHolen Sie Gmail in einen Team-Posteingang.
Verbinden Sie Gmail mit chatlyn: Jede Gäste-E-Mail bekommt eine zuständige Person, die KI entwirft die Antwort, Ihr Team sendet sie.
