Um die Hotelauslastung in der Nebensaison zu steigern, geben Sie Gästen einen konkreten Grund, in den ruhigen Wochen zu reisen, laden Sie jene Menschen zuerst ein, die am ehesten Ja sagen (Stammgäste und Reisende aus wenigen Autostunden Entfernung), und zwar Wochen vor diesen Terminen, und beantworten Sie jede Anfrage, solange der Gast noch überlegt. Pakete, Veranstaltungen in der Region, längere Aufenthalte und eine direkte Einladung an frühere Gäste füllen mehr Zimmernächte als ein niedrigerer Preis allein.
Jedes Hotel kennt die Wochen, in denen der Parkplatz halb leer ist und das Team voll besetzt. Der Reflex: den Preis senken und abwarten. Doch Gäste bleiben in der Nebensaison selten nur wegen des Preises aus. Sie bleiben aus, weil ihnen niemand einen Grund oder eine Erinnerung gegeben hat, als sie gerade geplant haben. Dieser Leitfaden zeigt zehn Wege, die Auslastung im Hotel zu erhöhen, wann Sie mit jedem beginnen, Beispielnachrichten zum Anpassen und welche Kennzahlen Sie messen sollten. Im Mittelpunkt steht das Füllen von Zimmernächten. Was jeder dieser Aufenthalte wert ist (Pakete statt Rabatte, Zusatzleistungen vor der Anreise, Spa und Restaurant in ruhigen Stunden), lesen Sie in unserem Schwesterartikel, wie Sie den Hotelumsatz in der Nebensaison steigern.
Warum die Hotelauslastung in der Nebensaison sinkt und Rabatte selten helfen
In der Nebensaison fehlen nicht die Reisenden. Es fehlen die Gründe. In der Hauptsaison verkauft sich die Destination von selbst: Schnee, See, Sommerferien. Im November oder im späten Frühling braucht der Gast einen Plan, den er sich vorstellen kann: ein ruhiges Spa-Wochenende, die erste Herbstkarte, eine Wanderwoche auf leeren Wegen, die Weinlese, ein Fest im Ort.
Ein höherer Rabatt schafft diesen Plan nicht. Er sagt Gästen, die ohnehin gekommen wären, dass sie weniger zahlen können, und er gewöhnt Stammgäste daran, auf das nächste Angebot zu warten. Die Preisstrategie gehört ins Revenue Management. In diesem Leitfaden geht es darum, Nachfrage zu schaffen und zu gewinnen. Drei Dinge entscheiden über den Großteil der Auslastung in der Nebensaison:
- Wen Sie einladen. Stammgäste, der Nahmarkt und Gruppen mit fixen Terminen buchen eher als ein kaltes Publikum.
- Wann Sie einladen. Zimmer in der Nebensaison werden Wochen im Voraus verkauft. Ein Angebot zehn Tage vor dem Termin erreicht Gäste, deren Kalender schon voll ist.
- Wie schnell Sie antworten. Eine Anfrage um 22:40 zu „Zimmern Mitte November“ ist eine Buchung in Arbeit. Kommt die Antwort erst am nächsten Nachmittag, hat der Gast oft schon woanders gebucht.
10 Strategien, um die Hotelauslastung in der Nebensaison zu steigern
Zu jeder Strategie erfahren Sie, wen sie erreicht, wann Sie beginnen und was der Gast sieht.
1. Wissen, wer schon jetzt in der Nebensaison kommt
Beginnen Sie mit Ihren eigenen Daten, nicht mit einem Persona-Workshop. Holen Sie die Aufenthalte der letzten Nebensaison aus Ihrem PMS und sehen Sie sich an, wer gekommen ist: Paare ohne schulpflichtige Kinder, Gäste über 55, Menschen, die eine Woche lang remote arbeiten, Wellnessgäste, Geschäftsreisende unter der Woche, Gäste aus zwei bis drei Autostunden Umkreis. Notieren Sie Aufenthaltsdauer, Anreisetag und Buchungsvorlauf.
Die meisten Hotels finden zwei oder drei klare Gruppen. Für sie sollten Sie planen, denn sie haben Ihre ruhigen Wochen schon einmal gewählt. Ein Paar, das letzten November für ein Spa-Wochenende kam, ist ein besserer Ausgangspunkt als ein neuer Markt, den Sie nie erreicht haben. Ihr Revenue Management im Hotel und Ihr Hotelmarketing sollten diese Gruppen gemeinsam festlegen: Revenue weiß, welche Termine gefüllt werden müssen, Marketing weiß, welche Gäste reagieren.
2. Einen Grund zum Kommen geben, nicht nur einen niedrigeren Preis
Ein Paket für die Nebensaison beantwortet die Frage „Warum gerade jetzt?“. Bauen Sie es rund um das, was die Saison in Ihrem Haus gut kann:
- Wellnesswochen. Ruhige Saunen, Behandlungen zu guten Zeiten, längere Spa-Öffnung am Abend.
- Kulinarik und Wein. Die neue Saisonkarte, ein Dinner zur Weinlese, ein Kochkurs mit dem Küchenchef, eine Verkostung im Weinkeller. Ein Aufenthalt mit Halbpension macht aus „einem Zimmer im November“ drei geplante Abende.
- Natur und Bewegung. Wandern auf leeren Wegen, Radfahren, Golf bei mildem Wetter, geführte Touren.
- Kultur und Ruhe. Ein Lesewochenende, ein Fotokurs, ein Adventmarkt in der Nähe.
Bleiben Sie bei höchstens drei Paketen, jedes mit klarem Namen, einem Foto und den enthaltenen Leistungen. Nennen Sie einen konkreten Mehrwert („das dritte Abendessen geht auf uns“) statt eines Prozentsatzes. Wie viel jedes Paket wert ist und wie Sie dabei Ihre Preise schützen, behandelt unser Schwesterartikel zum Umsatz in der Nebensaison.
3. Stammgäste zuerst einladen, sechs bis acht Wochen vorher
Gäste, die schon bei Ihnen waren, vertrauen dem Haus. Sie müssen nicht von Zimmern oder Küche überzeugt werden, sie brauchen nur einen Grund und einen Termin. Laden Sie sie vor allen anderen ein, sechs bis acht Wochen vor der ruhigen Zeit, solange die Kalender noch offen sind.
WhatsApp eignet sich dafür gut, weil Nachrichten gelesen werden. Im Spa Resort Geinberg erreichten WhatsApp-Kampagnen mit Bild, kurzem Text und direktem Buchungs-Button eine Öffnungsrate von 95%, gegenüber rund 20% bei E-Mails (Case Study Spa Resort Geinberg). Die Nachricht sollte wie eine Einladung wirken, nicht wie ein Newsletter: ein Foto, zwei Zeilen, zwei Buttons.
Im Beispiel tippt der Gast auf „Termine ansehen“, fragt, ob der 14. bis 17. November für zwei Personen passt, und erhält die Buchungsseite mit bereits eingetragenen Daten. Zwei Dinge zählen: Nur Gäste, die zugestimmt haben, auf WhatsApp vom Hotel zu hören, erhalten die Nachricht. Und das Angebot geht an ein Segment (Gäste, die im Herbst oder Winter da waren, Paare, Stammgäste), nicht an alle in der Datenbank. In unseren Ideen für WhatsApp-Kampagnen finden Sie weitere saisonale Formate zum Anpassen.
4. Den Nahmarkt drei bis vier Wochen vorher gewinnen
Gäste aus zwei bis drei Autostunden Umkreis entscheiden spät und reisen kurzfristig. Sie sind Ihre beste Quelle für Wochenend- und Midweek-Aufenthalte in der Nebensaison, denn für eine Reise von Donnerstag bis Sonntag braucht es weder Flug noch lange Urlaubsplanung.
Erreichen Sie sie drei bis vier Wochen vorher mit Angeboten für Kurzurlaube: zwei Nächte mit Abendessen, ein Spa-Tag mit Übernachtung, Anreise am Freitag mit spätem Check-out am Sonntag. Menschen aus der Umgebung kommen auch ohne Übernachtung ins Restaurant oder ins Spa, und viele buchen beim nächsten Mal ein Zimmer. Diese Tagesgäste behandelt unser Umsatz-Leitfaden ausführlicher. Für die Auslastung zählt: Seien Sie die naheliegende Wochenend-Option der Region, mit einem klaren Angebot auf Ihrer Website und in Ihren Kanälen.
5. Aufenthalte rund um Events und Gruppen planen
Veranstaltungen machen aus einem vagen „irgendwann im Herbst“ fixe Termine. Schauen Sie in den Kalender rundherum: Messen, Konzerte, Laufveranstaltungen, Erntefeste, Adventmärkte, Schulferien in den Nachbarländern. Schreiben Sie Gästen über das Ereignis, nicht über das Zimmer: „Der Adventmarkt öffnet am 28. November. Wir sind zehn Gehminuten entfernt und haben für dieses Wochenende Zimmer reserviert.“
Wo es keine Veranstaltungen gibt, schaffen Sie eigene. Das Hotel Enzian in Obertauern hat ein wöchentliches Veranstaltungsprogramm und teilt es vor der Anreise, passend zu den genauen Tagen jedes Gastes (Case Study Hotel Enzian). Dieselbe Idee wirkt in ruhigen Wochen als Hebel für die Auslastung: ein Weinwochenende, ein Chef’s-Table-Abend, ein Yoga-Retreat.
Gruppen füllen mit einer einzigen Entscheidung mehrere Zimmer: Seminare, Firmenklausuren, Vereine, Chöre, Wandergruppen, kleine Hochzeiten, für die ein Samstag im Juni nicht leistbar ist. Genau solche Termine unter der Woche in der Nebensaison suchen diese Planer. Geben Sie Ihrem Verkaufsteam ein kurzes, fertiges Angebot für sie.
6. Aus einer Nacht mehrere machen
Ein Gast, der schon im Haus ist, bringt die am leichtesten zu gewinnende Zimmernacht. Schicken Sie Hausgästen am Tag vor der Abreise eine kurze Nachricht: „Das Wetter am Wochenende sieht herrlich aus. Möchten Sie eine Nacht länger bleiben? Ihr Zimmer ist frei.“ Senden Sie sie nur, wenn das Zimmer tatsächlich frei ist, und lassen Sie das Team bestätigen.
Verlängern Sie auch bei der Buchung: Pakete für drei Nächte, ein Angebot für die Sonntagnacht für Wochenendgäste, eine Remote-Work-Woche für Gäste, die ihren Laptop mitnehmen können. Jede zusätzliche Nacht hebt die Auslastung, ohne dass Sie einen neuen Gast finden müssen. Sehen Sie sich die Aufenthaltsdauer nach Segment im Gästeprofil an, damit Sie wissen, wer dafür offen ist. Wie Sie diese Segmente aufbauen, zeigt unser Leitfaden zur personalisierten Guest Journey.
7. Anfragen in Minuten beantworten, Tag und Nacht
Gäste vergleichen in der Nebensaison mehrere Hotels am selben Abend. Das erste Hotel, das klar antwortet und einen Weg zur Buchung zeigt, gewinnt meistens. Anfragen kommen am Sonntag um 22:40, nicht zu Bürozeiten.
Ein KI-Assistent, der die Informationen Ihres Hotels kennt (Spa-Zeiten, Pakete, Hausregeln, Anfahrt), beantwortet solche Fragen sofort, in der Sprache des Gastes, und gibt alles Ungewöhnliche an das Team weiter. Im Hotel Enzian beantwortete die KI rund 85% der Routineanfragen, mit einer durchschnittlichen Antwortzeit von etwa drei Sekunden, rund um die Uhr. Die KI schickt den Gast zu Ihrer Buchungsmaschine, wo Preise und Zimmer immer aktuell sind.
8. Mehr Buchungen in der Nebensaison direkt gewinnen
Online-Reisebüros sind in der Nebensaison nützlich: Sie bringen Gäste, die Ihr Haus noch nicht kennen. Halten Sie Einträge, Fotos und Bewertungen aktuell. Doch jeder Stammgast, der über eine OTA bucht, kostet Provision, und Sie verlieren das Gespräch.
Machen Sie den direkten Weg für Gäste, die Sie schon kennen, klar erkennbar: ein Angebot für Stammgäste, das es nur bei direkter Buchung gibt, ein Buchungslink in jeder Nachricht, ein Webchat auf Ihrer Website, der Fragen beantwortet, bevor der Gast zum Vergleichen weiterzieht. Antworten Sie Gästen auf Booking.com genauso schnell wie auf WhatsApp, und laden Sie sie nach dem Aufenthalt ein, beim nächsten Mal direkt zu buchen.
9. Bei der Abreise die nächste Nebensaison verkaufen
Der beste Moment, die Nebensaison im nächsten Jahr zu füllen, ist das Ende der heurigen. Der Gast hat die ruhigen Wochen gerade genossen und weiß, wie sie sind. Laden Sie ihn in der Dankesnachricht nach der Abreise für dieselbe Saison wieder ein: „Danke, dass Sie im November bei uns waren. Wenn Sie nächstes Jahr dieselben Wochen möchten, genügt eine kurze Antwort, und wir merken uns Ihr Lieblingszimmer vor.“
Wiederkehrende Gäste summieren sich. Jeder Stammgast in der Nebensaison ist eine Zimmernacht weniger, die Sie von null an finden müssen, und ein Gast mehr, den Sie beim nächsten Mal zuerst einladen können.
10. Die Saison zwölf Wochen vorher planen, als ein Team
Die Strategien oben wirken nur in der richtigen Reihenfolge. Zwölf Wochen vor der ruhigen Zeit legen Sie Pakete und Veranstaltungen fest. Sechs bis acht Wochen vorher laden Sie Stammgäste ein. Drei bis vier Wochen vorher erreichen Sie Nahmarkt und Gruppen. Während des Aufenthalts bieten Sie die zusätzliche Nacht an. Bei der Abreise laden Sie zum nächsten Besuch ein.
Übertragen Sie einer Person die Verantwortung für den Kalender und stimmen Sie ihn einmal mit Revenue, Marketing, Reservierung und Rezeption ab. Auch die Hoteldirektion sollte den Plan kennen: Die Auslastung in der Nebensaison ist eine Entscheidung für das ganze Haus, vom Dienstplan bis zu den Öffnungstagen des Restaurants.
Strategien für die Hotelauslastung in der Nebensaison im Überblick
Die Beispielnachrichten sind Vorlagen zum Anpassen, keine Texte zum Kopieren.
| Strategie | Wen sie erreicht | Wann | Beispielnachricht |
|---|---|---|---|
| Pakete für die Nebensaison | Alle Segmente der Nebensaison | Fertig 12 Wochen vorher | „Drei Nächte, unsere Herbstkarte und ein ruhiges Spa. Das dritte Abendessen geht auf uns.“ |
| Einladung an Stammgäste | Frühere Gäste mit Einwilligung | 6 bis 8 Wochen vorher | „November bei uns: warme Tage und ein ruhiger Pool. Termine ansehen?“ |
| Kurzurlaub für den Nahmarkt | Gäste aus wenigen Autostunden Umkreis | 3 bis 4 Wochen vorher | „Zwei Nächte mit Abendessen, Anreise am Freitag, später Check-out am Sonntag.“ |
| Events und Gruppen | Eventbesucher, Vereine, Firmen | Sobald die Termine fix sind | „Der Adventmarkt öffnet am 28. November. Wir haben Zimmer für dieses Wochenende reserviert.“ |
| Eine Nacht länger | Hausgäste | Am Tag vor der Abreise | „Möchten Sie eine Nacht länger bleiben? Ihr Zimmer ist frei.“ |
| Sofortige Antworten | Alle, die anfragen | Wann immer sie fragen | „Ja, das Spa ist im November täglich geöffnet. Hier die Buchungsseite mit Ihren Daten.“ |
| Nächste Nebensaison | Gäste, die gerade abgereist sind | Nach der Abreise | „Wenn Sie nächstes Jahr dieselben Wochen möchten, antworten Sie, und wir merken es vor.“ |
Wie chatlyn Hotels hilft, Zimmer in der Nebensaison zu füllen
Wer Zimmer in der Nebensaison füllen will, braucht die richtige Einladung zur richtigen Zeit bei den richtigen Gästen und eine schnelle Antwort auf jede Anfrage. chatlyn, das AI-Native GRM, unterstützt Ihr Team bei beidem. Wie, zeigt die Seite zum Thema mehr Hotelbuchungen.
Segmente früherer Gäste, die Sie tatsächlich erreichen. Das Hotel-CRM verbindet Aufenthalte und Ausgaben aus dem PMS mit jedem Gespräch auf jedem Kanal, und die KI versieht Gäste auf Basis von beidem mit Labels. Bauen Sie eigene Segmente wie „im Herbst hier gewesen“, „Paare“ oder „Stammgäste“ und laden Sie diese zuerst ein. chatlyn kann Gäste anschreiben, die seit der Anbindung Ihres PMS bei Ihnen waren und auf WhatsApp eingewilligt haben. Gäste, die angefragt, aber nie gebucht haben, erneut anzusprechen, ist in Vorbereitung.
Kampagnen mit Buchungs-Button. WhatsApp für Hotels versendet interaktive Nachrichten mit Bild, kurzem Text und Buttons. Die IMLAUER Hotels in Salzburg und Wien nutzen WhatsApp-Newsletter für saisonale Angebote, Restauranterlebnisse und Leistungen im Haus, mit einer Öffnungsrate von 93% (Case Study IMLAUER).
Journeys, ausgelöst durch die Reservierung. PMS-Ereignisse (Buchung angelegt, vor der Anreise, Anreisetag, Check-out, nach der Abreise) lösen WhatsApp-Vorlagen aus. Bauen Sie die Nachricht „eine Nacht länger“ und die Einladung nach dem Aufenthalt einmal als Guest Journey, testen Sie sie und sehen Sie Klicks und Conversions für jeden Schritt. Live-Listen (im Haus, Abreise morgen, kürzlich abgereist) sorgen dafür, dass jede Nachricht die richtigen Gäste erreicht.
Antworten um 22:40. Der Hotel-Chatbot antwortet auf WhatsApp und im Webchat aus Ihrer eigenen Website, Ihren Paketen und Hausregeln, in der Sprache des Gastes, und gibt besondere Wünsche an das Team weiter. Auf Ihrer Website zeigt der Hotel-Live-Chat eine Datumsauswahl für Ihre Buchungsmaschine direkt im Chat; auf WhatsApp schickt die KI einen Link zur fertigen Suche (je nach Buchungsmaschine). Der Gast bucht in Ihrer Buchungsmaschine, wo Preise und Verfügbarkeit immer aktuell sind, alles Weitere übernimmt Ihr Team. chatlyn arbeitet neben den Systemen, die Sie bereits nutzen.
Das Beispiel Hotel Enzian. Das Hotel Enzian in Obertauern setzt WhatsApp-Nachrichten vor der Anreise (92% Öffnungsrate) und Kampagnen ein, dazu eine KI, die rund 85% der Routineanfragen rund um die Uhr beantwortet. Das Hotel verzeichnete außerdem 22% mehr Buchungen in der Nebensaison. Die Nachrichten sind ein Teil dieses Ergebnisses: Gäste kommen wegen der Restaurants, des Veranstaltungsprogramms und des Teams, und die Nachrichten sorgen dafür, dass sie im richtigen Moment davon erfahren.
Derselbe Ansatz passt zu einem Privathotel mit kleinem Team ebenso wie zu einem Hotel-Cluster, das eine gemeinsame Nebensaison über mehrere Häuser hat und Gäste des einen Hauses ins andere einladen kann. Sind die Zimmer gut gefüllt, geht es darum, was jeder Aufenthalt wert ist: Erfahren Sie, wie chatlyn Hotels hilft, den Upselling-Umsatz zu steigern, zum Beispiel mit den Behandlungen aus unserem Leitfaden zum Upselling im Hotel-Spa.
Was Sie für die Hotelauslastung in der Nebensaison messen sollten
Verfolgen Sie diese Werte ab zwölf Wochen vor der ruhigen Zeit wöchentlich:
- Gebuchte Auslastung je Woche der Nebensaison. Im Vergleich zum selben Zeitpunkt im Vorjahr, nicht nur zur finalen Zahl.
- Pick-up nach jeder Einladung. Wie viele Buchungen für die Zieltermine in den Tagen nach jeder Kampagne eingegangen sind.
- Conversion pro Journey-Schritt. Wie viele Tipps auf „Termine ansehen“ zu einer Buchung wurden. Vergleichen Sie Schritte, nicht nur Kampagnen.
- Anteil der Direktbuchungen. Vor allem bei Stammgästen.
- Durchschnittliche Aufenthaltsdauer. Ob das Angebot „eine Nacht länger“ und die Pakete für drei Nächte sie verändern.
- Anteil der Stammgäste. Die Zahl, die zeigt, ob die Einladung nach dem Aufenthalt wirkt.
- Antwortzeit auf Anfragen. Wenn Fragen bis zum nächsten Morgen warten, beheben Sie das, bevor Sie weitere Angebote senden.
FAQ
Wie kann ich die Hotelauslastung in der Nebensaison steigern?
Geben Sie Gästen einen Grund zu reisen (Pakete, Events, saisonale Küche, Wellness), laden Sie Stammgäste sechs bis acht Wochen vorher ein, erreichen Sie den Nahmarkt drei bis vier Wochen vorher, bieten Sie Hausgästen eine zusätzliche Nacht an und beantworten Sie jede Anfrage schnell. Ein niedrigerer Preis allein schließt die Lücke selten.
Wie erhöhe ich die Auslastung im Hotel, ohne Rabatte zu geben?
Mehr Wert statt weniger Preis: Ein Paket mit Abendessen, einer Spa-Behandlung oder einem Erlebnis gibt Gästen einen Grund zu kommen und schützt Ihre Rate. Laden Sie zuerst Gäste ein, die Ihr Haus schon kennen, denn sie brauchen eher einen Grund und einen Termin als einen Rabatt.
Welche Gäste sollte ein Hotel in der Nebensaison ansprechen?
Stammgäste, Reisende aus zwei bis drei Autostunden Umkreis, Paare ohne schulpflichtige Kinder, Gäste über 55, Wellnessgäste, Menschen, die remote arbeiten, und Gruppen wie Seminare, Vereine und kleine Hochzeiten. Ihre PMS-Daten aus der letzten Nebensaison zeigen, welche davon schon zu Ihnen kommen.
Wann sollte ein Hotel mit dem Marketing für die Nebensaison beginnen?
Etwa zwölf Wochen vor der ruhigen Zeit, mit fertigen Paketen und Veranstaltungen. Laden Sie Stammgäste sechs bis acht Wochen vorher ein und den Nahmarkt drei bis vier Wochen vorher. Angebote eine Woche vor dem Termin erreichen Gäste, die schon andere Pläne haben.
Kann WhatsApp helfen, die Auslastung im Hotel zu erhöhen?
Ja, mit der Einwilligung des Gastes und genehmigten Vorlagen. WhatsApp-Nachrichten werden gelesen: Die Kampagnen des Spa Resort Geinberg erreichten eine Öffnungsrate von 95%. Über Buttons fragen Gäste mit einem Tipp nach Terminen, und ein KI-Assistent beantwortet Fragen und schickt die Buchungsseite zu jeder Uhrzeit.
